Productivété (9) : une étude de cas

bermudatriangleEt voici le dernier épisode de cette série d’été sur organisation et productivité (retrouvez tous les épisodes dans l’ordre ici). Tout cela n’était qu’un tour d’horizon très sommaire ; s’il vous a sensibilisé(e) à cette problématique d’organisation et de lifehacking, il vous revient d’explorer plus avant et de tester les techniques jusqu’à trouver votre propre système. Après avoir passé en revue outils et logiciels, je propose pour terminer une mise en situation avec une étude de cas : le, heu, mien. Désolé si cette entrée semble un peu égocentrée ; il s’agit seulement de montrer une façon parmi tant d’autres de faire fonctionner tout ça. Évidemment parce que je la connais bien, cela m’a aussi été demandé, mais surtout parce que je sais d’où viennent les procrastinateurs : j’en ai fait partie autrefois, et j’ai dû me tenir la dragée haute dans mes premières années de travailleur indépendant pour arriver à atteindre mes buts, auxquels je tenais fermement, dans un délai raisonnable. Je raffine constamment ma méthode de travail et d’approche, ce qui la fait changer d’un semestre à l’autre, à mesure que les outils eux aussi se raffinent, que je comprends d’autres choses sur moi-même, que mes besoins évoluent. Par ailleurs, cette entrée n’est pas contractuelle. L’auteur se réserve le droit d’être occasionellement vidé, malade, crevé, déprimé et de dire « aaaah, fuck it » et d’aller boire une bière au bar du coin en attendent qu’une journée pourrie se termine pour redémarrer du bon pied le lendemain (ou surlendemain).

Quelques principes de base

bird_manager_cracking_whipUne date-butoir, c’est sacré. Il y a des gens qui m’attendent, qui comptent sur moi, qui ont des délais de fabrication et des intermédiaires qu’ils font travailler. Je suis en retard, je mets tout le monde dans la panade. Pas cool. Writing > work. Mon travail consiste à écrire, ou à traduire, ou à anthologiser – en fonction du contrat signé en ce moment. Le reste doit s’accommoder des intervalles libres ménagés autour de ces blocs-là. Ils sont prévus, mais ne sont pas extensibles. Life > writing. Écrire est ma vie, mais ma vie n’est pas écrire. Si cette vocation réclame un dévouement certain, elle ne doit pas prendre l’habitude d’envahir tous les aspects de mon existence au point de la réduire à une unique et interminable discussion avec Word à longueur d’année. De toute façon, tout art se nourrit de vie. Un créateur qui ne vit pas s’assèche jusqu’à devenir un petit vieux racorni qui n’a plus rien à donner que de l’aigreur, des regrets et des récriminations sur ses à-valoir trop bas. Cela n’exclut pas les coups de feu occasionnels, mais ils ne doivent pas devenir la règle. Le travail, c’est 8h par jour. Je crois qu’un piège majeur qui guette le travailleur indépendant, qui passe ses journées chez soi consiste à brouiller la différence entre travail et repos. Certes, l’écrivain travaille en un sens en permanence (ses histoires mijotent dans le fond de ses pensées, des scènes se construisent sous ses yeux aux moments les plus incongrus), mais il y a un moment pour bosser et un autre pour débrancher le cerveau, passer du temps avec ses proches, partir dans la nature ou jouer à Dishonored. Si mon activité éconpmique est saine, je ne devrais pas avoir à bosser plus de 40h par semaine en moyenne dans une année. (Je souligne : je ne devrais pas. Les réalités du monde artistique sont très souvent différentes, mais cela n’empêche pas l’objectif à long terme d’être sensé.) On n’arrive à rien sans se botter les fesses. Corollaire de la règle précédente. Il me semble que brouiller les limites entre travail et repos entraîne un étirement élastique du temps qui nuit à la productivité : d’une part le cerveau ne sait plus s’il doit cravacher ou glander, d’autre part, ainsi qu’on en a parlé avec la méthode Pomodoro, si l’existence devient un long tunnel de boulot flou, toute perspective de repos devient floue aussi et une résistance psychologique à la production s’installe. Me fixer un quota (tenable) de production par jour en sachant quelle est la durée de ce « jour » m’oblige à trouver les moyens d’être productif et intensément actif au lieu de me laisser aller sans me concentrer vraiment. Au final, je fais davantage, et mieux, dans un temps plus court. Évidemment, viennent se greffer les principes de GTD et de PK, mais qui sont là plus opérationnels que des règles de vie personnelles. Par exemple, je ne travaille que sur une histoire à la fois (nouvelle ou roman). Ça me permet de rester immergé dedans et de le voir avancer.

Ce qu’on n’ose appeler un système

Vu qu’il évolue tous les six mois, je ne prétendrais pas que j’ai un vrai système, mais disons qu’à force de lectures et d’humilité, j’ai fini par faire entrer quelques bases de méthodologie dans mon mode de pensée chaotique. (Attention, je ne blâme en rien la pensée chaotique. Je la considère au contraire comme une richesse : elle permet de réaliser des associations entre éléments qu’on croirait sans rapport, nourrit la mémoire symbolique, attaque un problème simultanément par une quantité d’aspects. Je crois que si je ne pensais pas chaotiquement, je ne pourrais pas écrire, mais si je n’avais que ce mode de fonctionnement, je serais probablement juste cinglé et inapte – et je n’écrirais pas davantage ; le chaos fournit l’énergie vitale, la méthode la façonne et la canalise.) lolcat-coffeeMes journées sont divisées simplement. Le matin, pour reprendre les paroles de Fiona McIntosh aux Imaginales (il me semble que c’était elle) je « fais l’écrivain » – je réponds aux mails, je fais coucou sur les réseaux sociaux, je poste un lolcat sur le blog, je corrige des épreuves si elles sont courtes, je passe des coups de fil s’il y a lieu, bref, je m’occupe de toutes les affaires courantes qui gravitent autour du métier mais qui ne sont pas le coeur du métier lui-même, c’est-à-dire écrire. L’après-midi est exclusivement dévouée au gros projet du moment. L’écriture, mais aussi, quand c’est le cas, traduction, anthologies, etc. Je m’organise ainsi parce que d’une part, je suis intensément monotâche, d’autre part, le matin est pour moi un lieu hostile et violent d’où je n’émerge qu’à tâtons et sans trop savoir comment. Discuter donc avec des gens, raconter des bêtises ou des préoccupations ou faire avancer tout un tas de petits trucs nécessaires est donc un excellent moyen de passer une bonne matinée (ce qui, dans ma conception de la langue française, est un parfait oxymore) en n’ayant pas besoin d’avoir la conscience aiguisée comme un Laguiole. L’après-midi, je sais que j’ai déjà fait plein de choses le matin, je suis pleinement réveillé, j’ai donc l’esprit libre pour m’isoler mentalement et faire avancer le gros projet du moment en donnant un gros coup de collier. Mon système est un hybride entre GTD et PK. Je ne prétendrai pas être impeccablement ordonné, néanmoins je m’efforce d’appliquer les préceptes de GTD : quand quelque chose entre dans mon univers, je détermine ce que c’est – faut-il agir dessus, classer, ou bien incuber pour y revenir plus tard ? (Cette dernière catégorie occupant près de 75% de mon espace sur mon bureau, le sol de mon bureau, le haut des étagères de mon bureau. Je suis un accumulateur compulsif de « hé, ça a l’air vachement intéressant »). Je limite le nombre de projets concomitants : j’ai plein de petits slots pour des choses ponctuelles le matin, mais un seul gros slot pour un gros projet d’après-midi. Un livre, une nouvelle, une relecture à la fois. Le reste est affecté à des catégories « Upcoming » (pour les projets à venir, ou temporairement arrêtés parce qu’il ne me revient pas de les faire avancer) et « Someday / Maybe » (pour ce que j’aimerais bien faire un jour). Et tous les vendredis, ma revue hebdomadaire (qui dure parfois quelques minutes seulement) me permet de recentrer les tâches en cours pour la semaine à venir et voir si je n’ai rien raté. Le set-up de base, ne JAMAIS sortir sans.

Les outils

Mobiles

La base : smartphone avec forfait 3G velu et carnet Moleskine. Complétée éventuellement par une liseuse, mais surtout par une tablette également en 3G avec un clavier Bluetooth associé pour lire et travailler dans un train ou une chambre d’hôtel. Et, en cas de long déplacement (pour un volontariat à l’étranger, par exemple), un petit ordinateur portable, bien sûr, mais assez puissant pour répondre à tous les besoins d’un tel déplacement (notamment la photo).

Applications

gqueues-davoust-listeJe m’organise principalement autour de GQueues. Je peux prendre des notes en vocal à partir du téléphone, et surtout, l’application réalise pour moi un compromis entre PK et GTD. Chaque projet est une « file » et celles-ci sont organisées en fonction de projets inactifs ou non (revenant aux catégories Ready et Doing de PK), mais aussi selon les contextes et outils particuliers recommandés par Allen (Tickler, Waiting for, etc.) Ma file « Next Actions » va piocher uniquement dans les projets actifs (« En cours ») même si j’en ai peu l’usage étant donné que ma journée est découpée de façon assez claire. Les mots-clés me servent de contextes (ce qui est toujours en cours de construction, mais je n’en ai finalement pas trop l’usage en ce moment). J’ai introduit un mot-clé spécifique, « Starred » qui est un pis-aller : cela désigne les tâches vraiment urgentes, une sorte de drapeau rouge concernant ce qui doit être fait toutes affaires cessantes. Je n’en ai pas l’usage d’habitude (et ne devrais pas) mais, quand tout prend feu d’un coup, « Starred » me permet d’avoir une vue d’ensemble sur ce qui doit être fait là, dans les deux jours à venir, sans quoi le ciel me tombera sur la tête. Un mot sur « Checklists et process » : une recommandation faite en passant dans GTD, mais au demeurant fort utile. Des situations semblables se reproduisent fréquemment (pour ma part, par exemple, aller en salon littéraire, en volontariat, en mer, etc.). J’ai donc des « checklists » génériques correspondant à ces situations, ce qui m’évite de repenser à chaque fois à tout ce que je dois prévoir et d’en oublier régulièrement la moitié. Bien sûr, les tâches associées à une date-butoir m’envoient un rappel dans mon courriel, dont l’infrastructure est gérée par GMail, avec un ActiveInbox configuré d’une façon similaire à mon GQueues. (Je ne peux plus imaginer le courriel sans AIB.) Ces deux outils suffisent à conserver la trace « maîtresse » de tous mes projets en cours. Par contre, toutes les réflexions, mises à plat, décisions se font à l’écrit, avec un bon vieux papier et un crayon. Enfin, le stockage des idées ou des documents de référence sur les univers, livres etc. se fait sous OneNote, dont j’ai déjà dit tout le bien que je pense. Évidemment, encore une fois, tout cela évolue régulièrement. Je suis dans une phase de redécouverte d’Evernote dont la capacité à tout capturer me séduit beaucoup, notamment pour les idées d’écriture. Mon problème consiste à retrouver dedans ce que j’y ai mis, ce qui revient à trouver un mode de classement intelligent, et c’est un chantier à part entière.

C’est la rentrée

Ainsi s’achève cette série estivale d’articles sur les systèmes modernes de productivité personnelle. Peut-être, honnêtement, un sujet un peu trop vaste pour neuf pauvres articles, même longs. Je veux dire, des gens gagnent leur vie en écrivant des livres et en donnant des séminaires sur le sujet : résumer la question en une vingtaine de pages tenait probablement de la gageure. Néanmoins, cette découverte (qui se poursuit toujours) m’a tant apporté au fil des ans au niveau de l’efficacité, de la réalisation et du choix des projets que je tenais à partager ces quelques pistes à ceux et celles que la démarche pourrait intéresser. Les deux regrets que j’entends le plus de la part des jeunes auteurs sont le manque de temps et d’organisation. Ce genre de système et d’inventaire aide à effectuer le tri de ce qui est vraiment important et, à partir de là, donne les armes pour atteindre les buts qu’on se fixe. Il est nécessaire d’avoir l’énergie et la volonté, mais ce sont des denrées précieuses et parfois rares ; du coup, disposer d’une organisation simple et efficace permet justement de les économiser… et de les consacrer à des fins réellement utiles : créer, et agir. Et toi, auguste lectorat, comment travailles-tu, et avec quoi ?
2018-07-17T14:17:56+02:00mercredi 28 août 2013|Technique d'écriture|3 Commentaires

Productivété (8) : Gestionnaires de tâches et outils de productivité, l’inventaire à la Prévert

todopanther(Retrouvez tous les articles de l’été sur organisation et productivité ici.)  (Annonce de service : En raison de l’incompétence de Nerim, je vais migrer le serveur sous peu. Évitez de m’envoyer des courriels ce week-end, car leur réception ne sera pas garantie.) Bien ! Nous sommes bardés de nouveaux principes de productivité, nous avons les outils qui vont bien, il est temps de faire converger tout ça avec les applications qui soutiendront le système, afin de hurler :

Les principes de base

Il y a une foule d »applications de productivité, de prise de notes, de gestion de listes et, si j’en ai testé une bonne quantité, il est impossible de les essayer convenablement toutes. D’autre part, certaines nécessitent d’être écartées de prime abord parce qu’elles ne remplissent pas un certain cahier des charges minimal, que l’on définira comme suit :
  • Flexibilité (pour s’adapter à divers usages et répondre à des scénarios inhabituels)
  • Réactivité (on refusera d’attendre une seconde entière que chaque action soit prise en compte)
  • Compatibilité avec les grands principes de GTD (utilisation de contextes, rassemblement en projets…)
  • Présence d’une appli mobile digne de ce nom
  • … qu’on peut utiliser hors connexion
Quand il s’agit d’organiser ses projets, on rencontre principalement deux écoles :
  • Les tenants des grosses applications à tout faire. En général, ces utilisateurs s’organisent déjà bien naturellement et n’ont pas besoin d’une structure très rigide pour mettre leurs idées en ordre, il leur faut juste un outil polyvalent qui serve de point d’eau.
  • Les tenants des applications spécialisées. Soit par goût technologique ou parce que, laissés à eux-mêmes, ces utilisateurs détiennent un don entropique qui transforme rapidement toute organisation en bazar aussi créatif que dantesque, il s’agit là d’utiliser des outils conçus spécifiquement pour gérer les choses à faire, les listes de courses, les idées de projets. (Je crains d’appartenir à cette population – surtout pour le don entropique.)

Les outils spécialisés

Il y a autant d’applications étiquetées « GTD » que de grains de sable sur la plage de Solenzara, et la concurrence est donc rude. Finalement, il n’est pas tant question d’avoir une application qui se réclame de GTD qu’un programme qui soit assez puissant et flexible pour pouvoir, moyennant un peu d’organisation, recréer le type d’organisation que son utilisateur souhaite. Mon palmarès personnel est donc :

3. Nozbe

Nozbe est la rolls du gestionnaire de projet à la GTD : suivant scrupuleusement ses principes, sans les imposer et sachant rester flexible, avec un blog véritablement pédagogique montrant pas à pas comment appliquer la méthode d’Allen à l’application. Nozbe s’interface aussi avec Dropbox et Evernote, permet de sauvegarder des notes, communique avec les grandes applications du marché. En fait, son seul défaut est son prix : le plan gratuit ne permet de suivre que 5 projets, ce qui est largement trop peu, et le premier plan payant est à 10 € par mois, ce qui représente une sacrée somme. Néanmoins, pour les indépendants, la dépense peut se justifier.

 nozbe

 2. Remember the Milk

RTM, pour les intimes, est une des meilleures applications visant à garder la trace de listes de choses à faire. Elle n’a pas de lien avec GTD, mais dispose d’options (contextes et mots-clés) qui permettront à l’utilisateur d’émuler le système. Son interface est intuitive est réactive, et cache quantité de fonctionnalités pour les utilisteurs pointus : on appréciera en particulier la recherche dans les tâches à l’aide d’une syntaxe puissante, qui permet de constituer des listes « custom » (Que puis-je faire en moins de 15 minutes à la maison ?) et leur saisie rapide sur smartphone ou le web à l’aide de raccourcis permettant d’affecter à une tâche sa durée, son contexte, etc. en une seule saisie.

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1. GQueues

Peu connu du public mais mon préféré, GQueues organise les tâches en « files d’attente » qui mélange le meilleur de GTD et du Kanban. Les files (qui peuvent désigner des projets, par exemple) sont aisément regroupables en groupes, pour désigner les projets actifs ou non, ou bien les tâches « Ready » et « Doing » d’un Kanban. Un système de mots-clés permet d’attribuer des contextes à chaque tâche, et l’application fournit des « files intelligentes » extrayant par exemple la première action de chaque file pour se constituer une liste de prochaines actions. L’application mobile est minimale mais fonctionne sans accroc, et s’interface même avec la reconnaissance vocale de Google.

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Les outils génériques

Rien n’empêche de garder la trace de ses travaux avec une version mobile d’un traitement de texte ; là, c’est à chacun de trouver le système et l’outil avec lequel il se sent à l’aise. Toutefois, deux applications bien particulières, dédiées à la prise de notes, s’avèrent particulièrement intéressantes dans ce contexte.

OneNote

Mon chouchou pour écrire, organiser le plan d’un livre et conserver toutes les informations relatives à un univers grâce à son interface claire et son organisation de données qui s’apparente réellement à la construction d’un wiki personnel. Et s’il peut conserver ce genre de données, alors il peut aussi garder la trace d’un système de productivité personnel type GTD. Néanmoins, quelques obstacles rendent pour moi cette solution maladroite : l’application mobile est lente, l’interface lourde (on sent que OneNote a été conçu pour les ordinateurs et non les terminaux mobiles), et il est impossible d’attacher un rappel à une note. Pour mémoire, OneNote est intégré aux suites Microsoft Office depuis la version 2003. pouvoir_onenote

Evernote

Evernote, on l’aime ou on le quitte. Fondé sur le concept très puissant de la prise de notes en toute circonstance, Evernote a pour but de construire une base de données personnelle de toutes les informations de l’existence, en provenance de quelque média que ce soit : une photo d’une carte de visite prise par le smartphone ; un courriel d’importance ; une page web ou une citation sauvée d’un clic de bouton : tout cela se retrouve au chaud dans Evernote, prêt à être ressorti à l’aide d’un module de recherche rapide et puissant. Evernote propose un véritable écosystème d’applications qui en font un des outils les plus puissants et les mieux conçus du marché. Problème, son modèle d’organisation des données (fondé principalement sur des mots-clés et des recherches, et non en une présentation synthétique) rend l’apprivoisement de la bête difficile pour ceux qui ont tendance à penser encore comme avec du papier (chaque élément dans un dossier). Bien des utilisateurs (dont votre serviteur) avouent ne pas arriver à se faire à ce modèle d’organisation. Pourtant, l’idée est séduisante : tout capturer au vol et tout stocker au même endroit sans y accorder davantage d’attention que la rapide attribution d’un mot-clé. Evernote vaut vraiment le coup d’être essayé sérieusement, et j’y reviens moi-même une fois tous les ans en essayant de comprendre comment en tirer parti.

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Le fourre-tout des softs utiles

Chacun a quantité de petits outils ou d’astuces qu’il a découvert et dont il ne peut plus se passer ; sans rêver faire un tour d’horizon de ces petits hacks, il semble que cet inventaire peut être complété par quelques applications reposant sur de bonnes idées.

Pocket (autrefois Read Me Later)

Marre de ces 150 onglets de navigateur ouverts à la fois ? De tous ces articles qui vous semblent intéressants mais que vous n’avez jamais le temps de lire ? Pocket est la solution, fondée sur une idée aussi simple que puissante. On installe l’application sur le terminal mobile et dans le navigateur. Dès qu’un article semble intéressant dans le navigateur, un clic sur l’extension sauve la page dans une liste de lecture qu’on peut ensuite retrouver sur le terminal mobile, prêt à être lue lors des minutes perdues dans le métro, dans les files d’attente, etc. Particulièrement efficace pour réduire la procrastination, puisqu’on n’a plus de raison de lire tous ces articles intéressants sur l’ordinateur au lieu de bosser. pocket-app-for-iphone

Sauvegarde automatique des photos

C’est une astuce présente depuis longtemps sur les smartphones mais rarement connue : il est possible de configurer Dropbox, ou Google+, pour sauvegarder automatiquement toutes les photos prises par le téléphone. Envie de conserver une page entière d’un livre vu à la bibliothèque ? Dégainez le téléphone, prenez la page en photo, activez la 3G et la page vous attendra bien au chaud sur votre Dropbox chez vous à votre retour. rss

Flux RSS

Google Reader est moooort. Google ne croit plus au RSS, ce protocole qui permet de recevoir automatiquement une notification à chaque fois qu’un nouveau contenu est publié sur un site donné, car, selon la firme de Mountain View (comme on dit quand on est journaliste et qu’on ne sait pas comment éviter une répétition), le public reçoit aujourd’hui ses informations principalement par les réseaux sociaux. Et c’est bien dommage, car le RSS est un protocole ouvert ; d’autre part, nous avons très longuement disserté du caractère fragmentaire de cette « information » dans le cas de Facebook. Toutefois, de nombreuses applications de lecture ont pris la suite, trop pour être citées. Je suis pour ma part passé chez Feedly, qui propose un service adéquat et une application mobile convenable.

Les logiciels d’écriture spécialisés

Ce n’est pas dans le coeur du sujet mais puisqu’on parle d’applications, c’est le bon moment pour rappeler ce petit inventaire des logiciels d’écriture réalisé il y a deux ans mais qui reste globalement d’actualité.

En conclusion

Inventaire à la Prévert, nous disions, hein ? Eh bah voilà. C’est toujours la même chose : ces éléments ne sont que de premières pistes, la construction d’un système efficace et taillé à vos besoins doit se faire par l’expérimentation, le test des applications, la réflexion sur votre façon de travailler, ce qui ne peut être qu’intéressant à long terme… tant que cela ne devient pas une forme raffinée de procrastination. Cet article est probablement le plus incomplet de la série (un vrai tour d’horizon représenterait l’écriture de plusieurs manuels). Aussi, auguste lectorat, c’est le moment de t’aider toi-même : si tu as un programme chouchou à faire découvrir à la communauté, un hack trop puissant dont tu es suprêmement fier, fais-en part pour qu’on en profite tous.  La semaine prochaine concluera cette série d’été par une étude de cas fonctionnelle : nous disséquerons ensemble le système d’un utilisateur lambda… à savoir, ô auguste lectorat, ton humble serviteur.
2018-07-17T14:18:21+02:00jeudi 22 août 2013|Technique d'écriture|8 Commentaires