Productivété (4) : La matrice d’Eisenhower, ou trier ses priorités

(Retrouvez tous les articles de l’été sur organisation et productivité ici.) 

Quatrième semaine de cette série d’articles estivaux sur l’organisation du travail et la productivité personnelle. Nous avons parlé de lifehacking, de GTD, puis de Personal Kanban dans l’optique de mieux organiser son travail et ses priorités. J’en profite pour vous remercier de votre suivi de cette série d’articles, et surtout de vos commentaires. Lesquels vont, d’ailleurs, me faire dévier de mon plan d’origine pour pour traiter plus en profondeur les questions qui sont apparues au fil des publications.

Nommément, le choix des priorités, l’organisation en un moment donné des choses à faire, l’inventaire des projets et le tri entre ceux-ci. L’article de la semaine dernière donne des pistes, mais je pense qu’un complément peut servir.

Aussi, sans davantage de tergiversations, vous proposé-je (fond sonore : Ainsi Parlait Zarathoustra) : la matrice d’Eisenhower.

Oui, on parle bien d’Eisenhower, le président. Vaguement moins connue que ses autres petites réalisations, genre ses victoires pendant la Seconde Guerre Mondiale ou son discours de fin de mandat¹, sa matrice organise les tâches et projets selon deux axes : l’urgence et l’importance.

Les projets sont donc, au choix :

• Urgents et Importants (je dois rendre ma déclaration d’impôts demain, la Française des Jeux m’appelle pour dire que j’ai gagné au loto, ma maison est en feu)
• Urgents et Non Importants (les Témoins de Jéhovah sonnent à ma porte, un collègue me propose un café, je reçois une lettre-chaîne à renvoyer à tous mes contacts dans les dix minutes sous peine d’attraper le tibouti transcendental)
• Non Urgents et Importants (mon Grand Roman dont je repousse l’écriture depuis 15 ans, rénover mon appartement, me documenter sur les pistes présentées par Davoust pour parfaite mon système d’organisation)
• Non Urgents et Non Importants (glander sur Facebook, vérifier mon mail toutes les deux minutes, me perdre en recherches inutiles pour le livre que je cherche à écrire)

Ce qui se résume ainsi :

CC-By-SA par Infofiltrage

… ce qui constitue un outil à la fois très simple et élégant pour faire l’inventaire des tâches à un moment donné, et décider de ce qui doit être traité aujourd’hui et dans les semaines à venir, selon le principe de limitation des tâches concomitantes introduit par Personal Kanban.

Les tenants de cette matrice mettent en avant que les deux quadrants « Pas Important » doivent être minimisés autant que faire se peut. Notamment les interruptions (Urgent et Non Important) et les distractions (Non Urgent et Non Important). C’est vrai dans la mesure où jouer à Candy Crush Saga ne vous fera pas écrire de pages, mais le livre Personal Kanban avance que ces quadrants ont leur utilité, à ne pas négliger. Repos et distractions permettent à l’esprit de garder de la fraîcheur et du dynamisme et sont donc aussi vitaux à l’existence que la réalisation brute de tâches. Tout est, bien entendu, histoire de dosage.

En août, une fois les méthodes et systèmes passés en revue, nous verrons en détail les multiples outils qui facilitent la vie et font gagner du temps, mais je dois d’ores et déjà faire un aparté. Quasiment aucun outil (à part un bon vieux tableau effaçable ou votre tête) ne propose l’approche selon la matrice de l’oncle Dwight, à part Sandglaz, une application web qui organise d’elle-même les tâches de cette manière, et couple le tout à un calendrier, afin de classer ce qui compte et ce qui est facultatif de semaine en semaine :

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La méthode est incroyablement simple mais permet, d’un seul coup, d’acquérir une grande clarté d’esprit quand on la couple à un inventaire à la GTD.

Hélas, Sandglaz reste à mon sens bien trop rudimentaire pour fonctionner comme application centrale d’un système d’organisation. Il manque notamment une vraie application mobile utilisable hors connexion. Personnellement, je préfère un gestionnaire de tâches / projets plus flexible où je peux émuler cette approche comme bon me semble. Néanmoins, bien des utilisateurs sont conquis. À vous d’essayer ici si cela vous chante², le compte basique est, comme toujours pour ce genre de service, gratuit.

Et pour l’écriture ?

Je ne reviens pas pour la quatrième fois sur la valeur qu’une telle hauteur de vision procure quand il s’agit d’organiser une vie bien remplie pour trouver le temps d’écrire.

Dans l’écriture, la matrice s’avère, à mon sens, profondément utile quand il s’agit de préparer une histoire ou de se sortir de l’ornière quand on travaille de façon instinctive. Je citais l’abus de recherches pour écrire des livres, un piège de procrastination très répandu. Quand on bloque dans l’écriture, il me semble qu’une approche féconde consiste à se demander : « pourquoi bloqué-je ? » Y a-t-il un personnage que je ne « sens » pas assez ? Le décor ? L’action ? Une fois des débuts de réponses trouvés à ces questions, la matrice fournit un plan de bataille tangible selon lequel agir, et de différencier le réel travail de recherche des dérivatifs.

Exemple fictif…

… Il ne reste plus qu’à traiter les problèmes un par un, et de continuer à abattre des pages.