Productivété (8) : Gestionnaires de tâches et outils de productivité, l’inventaire à la Prévert

(Retrouvez tous les articles de l’été sur organisation et productivité ici.) 

(Annonce de service : En raison de l’incompétence de Nerim, je vais migrer le serveur sous peu. Évitez de m’envoyer des courriels ce week-end, car leur réception ne sera pas garantie.)

Bien ! Nous sommes bardés de nouveaux principes de productivité, nous avons les outils qui vont bien, il est temps de faire converger tout ça avec les applications qui soutiendront le système, afin de hurler :

Les principes de base

Il y a une foule d »applications de productivité, de prise de notes, de gestion de listes et, si j’en ai testé une bonne quantité, il est impossible de les essayer convenablement toutes. D’autre part, certaines nécessitent d’être écartées de prime abord parce qu’elles ne remplissent pas un certain cahier des charges minimal, que l’on définira comme suit :

• Flexibilité (pour s’adapter à divers usages et répondre à des scénarios inhabituels)
• Réactivité (on refusera d’attendre une seconde entière que chaque action soit prise en compte)
• Compatibilité avec les grands principes de GTD (utilisation de contextes, rassemblement en projets…)
• Présence d’une appli mobile digne de ce nom
• … qu’on peut utiliser hors connexion

Quand il s’agit d’organiser ses projets, on rencontre principalement deux écoles :

• Les tenants des grosses applications à tout faire. En général, ces utilisateurs s’organisent déjà bien naturellement et n’ont pas besoin d’une structure très rigide pour mettre leurs idées en ordre, il leur faut juste un outil polyvalent qui serve de point d’eau.
• Les tenants des applications spécialisées. Soit par goût technologique ou parce que, laissés à eux-mêmes, ces utilisateurs détiennent un don entropique qui transforme rapidement toute organisation en bazar aussi créatif que dantesque, il s’agit là d’utiliser des outils conçus spécifiquement pour gérer les choses à faire, les listes de courses, les idées de projets. (Je crains d’appartenir à cette population – surtout pour le don entropique.)

Les outils spécialisés

Il y a autant d’applications étiquetées « GTD » que de grains de sable sur la plage de Solenzara, et la concurrence est donc rude. Finalement, il n’est pas tant question d’avoir une application qui se réclame de GTD qu’un programme qui soit assez puissant et flexible pour pouvoir, moyennant un peu d’organisation, recréer le type d’organisation que son utilisateur souhaite.

Mon palmarès personnel est donc :

3. Nozbe

Nozbe est la rolls du gestionnaire de projet à la GTD : suivant scrupuleusement ses principes, sans les imposer et sachant rester flexible, avec un blog véritablement pédagogique montrant pas à pas comment appliquer la méthode d’Allen à l’application. Nozbe s’interface aussi avec Dropbox et Evernote, permet de sauvegarder des notes, communique avec les grandes applications du marché. En fait, son seul défaut est son prix : le plan gratuit ne permet de suivre que 5 projets, ce qui est largement trop peu, et le premier plan payant est à 10 € par mois, ce qui représente une sacrée somme. Néanmoins, pour les indépendants, la dépense peut se justifier.

 

 2. Remember the Milk

RTM, pour les intimes, est une des meilleures applications visant à garder la trace de listes de choses à faire. Elle n’a pas de lien avec GTD, mais dispose d’options (contextes et mots-clés) qui permettront à l’utilisateur d’émuler le système. Son interface est intuitive est réactive, et cache quantité de fonctionnalités pour les utilisteurs pointus : on appréciera en particulier la recherche dans les tâches à l’aide d’une syntaxe puissante, qui permet de constituer des listes « custom » (Que puis-je faire en moins de 15 minutes à la maison ?) et leur saisie rapide sur smartphone ou le web à l’aide de raccourcis permettant d’affecter à une tâche sa durée, son contexte, etc. en une seule saisie.

 

1. GQueues

Peu connu du public mais mon préféré, GQueues organise les tâches en « files d’attente » qui mélange le meilleur de GTD et du Kanban. Les files (qui peuvent désigner des projets, par exemple) sont aisément regroupables en groupes, pour désigner les projets actifs ou non, ou bien les tâches « Ready » et « Doing » d’un Kanban. Un système de mots-clés permet d’attribuer des contextes à chaque tâche, et l’application fournit des « files intelligentes » extrayant par exemple la première action de chaque file pour se constituer une liste de prochaines actions. L’application mobile est minimale mais fonctionne sans accroc, et s’interface même avec la reconnaissance vocale de Google.

Les outils génériques

Rien n’empêche de garder la trace de ses travaux avec une version mobile d’un traitement de texte ; là, c’est à chacun de trouver le système et l’outil avec lequel il se sent à l’aise. Toutefois, deux applications bien particulières, dédiées à la prise de notes, s’avèrent particulièrement intéressantes dans ce contexte.

OneNote

Mon chouchou pour écrire, organiser le plan d’un livre et conserver toutes les informations relatives à un univers grâce à son interface claire et son organisation de données qui s’apparente réellement à la construction d’un wiki personnel. Et s’il peut conserver ce genre de données, alors il peut aussi garder la trace d’un système de productivité personnel type GTD. Néanmoins, quelques obstacles rendent pour moi cette solution maladroite : l’application mobile est lente, l’interface lourde (on sent que OneNote a été conçu pour les ordinateurs et non les terminaux mobiles), et il est impossible d’attacher un rappel à une note. Pour mémoire, OneNote est intégré aux suites Microsoft Office depuis la version 2003.

Evernote

Evernote, on l’aime ou on le quitte. Fondé sur le concept très puissant de la prise de notes en toute circonstance, Evernote a pour but de construire une base de données personnelle de toutes les informations de l’existence, en provenance de quelque média que ce soit : une photo d’une carte de visite prise par le smartphone ; un courriel d’importance ; une page web ou une citation sauvée d’un clic de bouton : tout cela se retrouve au chaud dans Evernote, prêt à être ressorti à l’aide d’un module de recherche rapide et puissant. Evernote propose un véritable écosystème d’applications qui en font un des outils les plus puissants et les mieux conçus du marché.

Problème, son modèle d’organisation des données (fondé principalement sur des mots-clés et des recherches, et non en une présentation synthétique) rend l’apprivoisement de la bête difficile pour ceux qui ont tendance à penser encore comme avec du papier (chaque élément dans un dossier). Bien des utilisateurs (dont votre serviteur) avouent ne pas arriver à se faire à ce modèle d’organisation. Pourtant, l’idée est séduisante : tout capturer au vol et tout stocker au même endroit sans y accorder davantage d’attention que la rapide attribution d’un mot-clé. Evernote vaut vraiment le coup d’être essayé sérieusement, et j’y reviens moi-même une fois tous les ans en essayant de comprendre comment en tirer parti.

Le fourre-tout des softs utiles

Chacun a quantité de petits outils ou d’astuces qu’il a découvert et dont il ne peut plus se passer ; sans rêver faire un tour d’horizon de ces petits hacks, il semble que cet inventaire peut être complété par quelques applications reposant sur de bonnes idées.

Pocket (autrefois Read Me Later)

Marre de ces 150 onglets de navigateur ouverts à la fois ? De tous ces articles qui vous semblent intéressants mais que vous n’avez jamais le temps de lire ? Pocket est la solution, fondée sur une idée aussi simple que puissante. On installe l’application sur le terminal mobile et dans le navigateur. Dès qu’un article semble intéressant dans le navigateur, un clic sur l’extension sauve la page dans une liste de lecture qu’on peut ensuite retrouver sur le terminal mobile, prêt à être lue lors des minutes perdues dans le métro, dans les files d’attente, etc. Particulièrement efficace pour réduire la procrastination, puisqu’on n’a plus de raison de lire tous ces articles intéressants sur l’ordinateur au lieu de bosser.

Sauvegarde automatique des photos

C’est une astuce présente depuis longtemps sur les smartphones mais rarement connue : il est possible de configurer Dropbox, ou Google+, pour sauvegarder automatiquement toutes les photos prises par le téléphone. Envie de conserver une page entière d’un livre vu à la bibliothèque ? Dégainez le téléphone, prenez la page en photo, activez la 3G et la page vous attendra bien au chaud sur votre Dropbox chez vous à votre retour.

Flux RSS

Google Reader est moooort. Google ne croit plus au RSS, ce protocole qui permet de recevoir automatiquement une notification à chaque fois qu’un nouveau contenu est publié sur un site donné, car, selon la firme de Mountain View (comme on dit quand on est journaliste et qu’on ne sait pas comment éviter une répétition), le public reçoit aujourd’hui ses informations principalement par les réseaux sociaux. Et c’est bien dommage, car le RSS est un protocole ouvert ; d’autre part, nous avons très longuement disserté du caractère fragmentaire de cette « information » dans le cas de Facebook. Toutefois, de nombreuses applications de lecture ont pris la suite, trop pour être citées. Je suis pour ma part passé chez Feedly, qui propose un service adéquat et une application mobile convenable.

Les logiciels d’écriture spécialisés

Ce n’est pas dans le coeur du sujet mais puisqu’on parle d’applications, c’est le bon moment pour rappeler ce petit inventaire des logiciels d’écriture réalisé il y a deux ans mais qui reste globalement d’actualité.

En conclusion

Inventaire à la Prévert, nous disions, hein ? Eh bah voilà. C’est toujours la même chose : ces éléments ne sont que de premières pistes, la construction d’un système efficace et taillé à vos besoins doit se faire par l’expérimentation, le test des applications, la réflexion sur votre façon de travailler, ce qui ne peut être qu’intéressant à long terme… tant que cela ne devient pas une forme raffinée de procrastination.

Cet article est probablement le plus incomplet de la série (un vrai tour d’horizon représenterait l’écriture de plusieurs manuels). Aussi, auguste lectorat, c’est le moment de t’aider toi-même : si tu as un programme chouchou à faire découvrir à la communauté, un hack trop puissant dont tu es suprêmement fier, fais-en part pour qu’on en profite tous. 

La semaine prochaine concluera cette série d’été par une étude de cas fonctionnelle : nous disséquerons ensemble le système d’un utilisateur lambda… à savoir, ô auguste lectorat, ton humble serviteur.