Productivété (7) : les outils de base, vivre dans le nuage

(Retrouvez tous les articles de l’été sur organisation et productivité ici.) 

OK, maintenant, on se rapproche de plus en plus de la pratique. Avant d’aborder en détail les outils directement liés à l’organisation et aux systèmes comme GTD, nous allons passer en revue les principes des outils « génériques » qui semblent indispensables afin que la technologie travaille pour soi et non l’inverse.

Des principes de base

Voici ce que la technologie apporte (ou que l’on peut attendre d’elle) :

• Qu’elle nous rappelle ce que l’on ne veut pas avoir à se rappeler (rendez-vous…)
• Qu’elle note et sauvegarde de façon sûre ce qui nous vient en tête
• Qu’elle conserve et fournisse les informations usuelles importantes (contacts)
• Qu’elle nous permette de tirer avantage de chaque moment libre (à glander dans une file d’attente) (si on le souhaite)
• Qu’elle tienne prêtes les informations concernant les projets en cours et en prenne soin
• … sans employer une myriade d’outils.

Cela se fait aujourd’hui avec l’emploi massif du cloud, ou nuage. Pour ceux qui ont passé les trois dernières années dans une cave de Plan-de-Cuques, le cloud est une forme de stockage de données décentralisée : elles deviennent accessibles par le Net, et tout changement apporté à celles-ci se trouve répercuté sur tous les terminaux qui s’en servent. Plus besoin de transporter le rapport Cofredip sur une disquette 5″1/4, la dernière version est accessible de n’importe quel terminal autorisé.

On ne peut toutefois compter sur une connexion permanente au Net ; on considérera qu’une version locale, ou hors-ligne, de toute application sera indispensable avant de considérer sérieusement un service.

Ne faites pas votre mijaurée…

… ouvrez un compte Google.

Oui, Google mange nos enfants et achète le Norfolk pour y cultiver du paprika, mais il y a une raison, c’est qu’ils fournissent les services les plus efficaces et les mieux conçus qui soient dans le cloud. Un compte Google vous offre, à tout le moins :

• Un agenda employant les formats standard, synchronisé avec votre smartphone (Android, ça va de soi), qui vous envoie tous les rappels que vous voulez
• Un courriel accessible de partout, avec un espace de stockage pharaonique, sans même nécessiter de changer d’adresse
• Et aussi :
  • Une application de gestion de tâches (Google Tasks) suffisante pour des besoins de base (… mais il y a mieux, on verra ça la semaine prochaine)
  • Une application de prises de notes (Google Keep)… rudimentaire (trop)
  • Un outil de stockage de fichiers dans le cloud, Drive… auquel on préférera Dropbox !

GMail est en soi une plate-forme si puissante qu’elle nécessite un mot à part entière : il existe des knowledge workers qui font tout, absolument tout, depuis GMail, même gérer leurs tâches. Devenir un pro et maintenir son inbox à zéro nécessiterait un article en soi (… que je n’écrirai pas parce que je peine chroniquement à tenir le rythme de mon courriel et qu’on ne va pas se moquer du monde) mais, s’il existe une seule raison de passer sous GMail, c’est ActiveInbox. Ce plugin freemium incorpore un véritable flux de travail à la GTD dans GMail : chaque courriel est traité selon qu’il nécessite une action, urgente ou pas, qu’il attende une réponse, et il est possible de demander à AIB de ressortir un certain message à une date donnée. Le courriel se transforme en véritable assistant personnel à l’aide de scénarios, très simples à définir, comme : « J’ai demandé une information dans ce message, si je n’ai pas de réponse d’ici dix jours, ressors-le-moi pour que je relance. » Dans l’intervalle, le message disparaît et on peut sereinement l’oublier pour passer à autre chose.

Mon Activeinbox, configuré selon mon goût actuel.

Notons que GMail se synchronise aussi avec les applications de gestion de courrier comme Thunderbird, et propose un mode hors-ligne aux utilisateurs de Chrome.

Il existe bien sûr d’autres solutions que Google, qu’adopteront ceux que la firme rebute (et on peut les comprendre). Cependant, cela nécessite des compétences en informatique largement supérieures à cette solution clé en main, et si nous sommes une auguste communauté, je ne pars pas ici du principe que tout le monde biberonne EMACS depuis la naissance. N’hésitez toutefois pas à partager vos propres solutions en commentaires.

Stockage de fichiers

Le stockage en ligne est la grande mode et la guerre des tarifs fait rage. Toutefois, tous les services ne sont pas égaux. Certains proposent de stocker les fichiers en ligne et d’y accéder d’un navigateur ; cependant, depuis Dropbox, on ne saurait considérer sérieusement ce genre d’offre sans synchronisation automatique et copie locale des données. Voici ce qu’on doit attendre d’un service de stockage dans le cloud :

• Rapidité, sécurité des données
• Stockage local des fichiers aussi bien que dans le cloud (pour y accéder hors ligne). Dans les faits, cela se traduit par un dossier sur le terminal qui se comporte normalement, mais dont on sait que les données sont en même temps synchronisées partout.
• Synchronisation à travers un réseau local (pour restaurer facilement et rapidement une éventuelle copie de sauvegarde)
• Conservation de l’historique des versions de fichiers (pour restaurer un effacement accidentiel)

Les ténors du genre aujourd’hui sont

• Dropbox (le plus ancien et donc l’entreprise la plus expérimentée)
• Google, avec Drive (mais qui ne propose pas de synchro en réseau local)
• Amazon, avec Cloud Drive (pas cher, mais dont l’outil de synchro locale est assez jeune)
• Microsoft, avec son jeune service Skydrive.

J’utilise Dropbox depuis des années avec bonheur et joie. C’est compatible avec pour ainsi dire tout, et l’équipe reste très active sur l’ajout de fonctionnalités. On peut reprocher le prix un peu élevé des formules payantes, mais le service est irréprochable, et il offre l’avantage de ne pas être lié à un autre écosystème numérique que le sien. Pour ouvrir un compte, c’est par là¹. Gràce à cela, vos notes sont disponibles partout, vos textes sont synchronisés et partagés entre terminaux, vous pouvez passer de la tablette à l’ordinateur portable sans manipulation autre qu’attendre quelques minutes la propagation des données.

Bientôt, le boulot

Tout cela constitue l’infrastructure de base pour bâtir ensuite un système d’information qui travaillera pour vous. Ce que nous verrons la semaine prochaine dans un catalogue d’applications qui tiendra probablement de l’inventaire à la Prévert, pour suivre les tâches, gérer la documentation, lire et se concentrer, avant tout, sur le travail.