Productivété (3) : Zen to Done et Personal Kanban, trier et réduire la charge

(Retrouvez tous les articles de l’été sur organisation et productivité ici.) 

Image trouvée sur le Keep-Calm 'o Matic - comment se fait-il que je découvre seulement ce site maintenant ?

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La semaine dernière, nous avons parlé en détail du poids lourd des méthodes de productivité, Getting Things Done (GTD). Bien que GTD ait constitué une véritable révolution dans l’organisation personnelle, le système prête le flanc à certaines critiques, dont : un manque de hauteur de vision (ce à quoi Allen répond presque dans Tout accomplir sans effort) et des difficultés dans le choix des tâches et l’établissement des priorités.

Allen stipule que le contexte et la hauteur de vision conférée par l’inventaire total de ce que l’on a à faire suffisent à donner cette clarté de décision. Je ne suis pas d’accord (et je ne suis pas le seul). Pour peu qu’on soit complétiste, obsessionnel-compulsif ou même un procrastinateur qui évite de s’atteler aux tâches vraiment difficiles, on peut parfaitement se noyer devant l’ampleur et la multiplicité des choses à faire (ce que vos commentaires de la semaine dernière confirment). À moins d’une discipline d’airain, GTD ne suffit pas ici.

Heureusement, d’autres ont réfléchi à la question, et ont une réponsee à fournir, simple et élégante, qui tourne autour d’une seule idée, à graver en lettres de feu :

Limiter à tout moment le nombre de travaux en cours.

L’idée paraît évidente, et pourtant. Nous avons tous une tendance à nous croire multi-tâches, or, nous savons que c’est une illusion et qu’au contraire, cela réduit notre efficacité en plus de représenter un potentiel mécanisme de fuite. Nous pensons qu’en oeuvrant sur plusieurs fronts à la fois, nous effectuons davantage de choses. Mais c’est archi-faux. Notre énergie est une sorte de débit d’eau continu, et nos projets sont des récipients. Une fois le récipient plein, le projet est terminé. Nous pouvons diviser ce débit en trois ou quatre réservoirs, personnels et/ou professionnels, ou bien en quinze, vingt, trente récipients. Plus nous nous dispersons, plus le débit se réduit, jusqu’au point où le remplissage devient indétectable, ce qui nous démoralise parce que plus rien n’avance. La machine est grippée.

Les hyperactifs peut éprouver une forte résistance à l’idée de réduire le nombre de travaux en cours. Quoi ? Faire moins de choses ? Mais non ! La vie est si riche, l’univers si vaste, je dois tout faire en même temps, c’est à moi d’avoir l’énergie d’avancer !

Illusion que tout cela. J’étais (et je reste dans une certaine mesure) ce genre d’hyperactif, mais je peux témoigner qu‘il est plus efficace et encourageant de terminer quelque chose dans un délai raisonnable, en y consacrant son énergie, puis de passer au projet suivant, plutôt que de jongler avec dix torches enflammées à la fois. L’une d’elles vous retombera sur la tête, c’est une certitude.

Les deux systèmes cités dans le titre de cet article viennent donc compléter GTD, soit activement, soit s’installer en parallèle : Zen To Done et Personal Kanban.

Zen To Done

poweroflessZTD est l’acronyme employé par Leo Babauta, un fervent tenant du principe que « moins, c’est plus » (less is more). Il recommande de faire l’inventaire de ce que l’on cherche réellement à accomplir, puis de limiter drastiquement le nombre de tâches journalières et hebdomadaires, partant du principe que, de toute façon, vous n’arriverez pas à faire plus, mais que ce que vous vous êtes fixé, vous devez le faire. Comme dit précédemment, cette limite peut sembler drastique de prime abord, mais la pratiquer est profondément instructif. Non, limiter le travail en cours ne conduit pas à faire moins, mais à faire plus sur le long terme. Les récipients des projets se remplissent plus vite, ce qui donne le moral et permet de les considérer terminés dans un délai réaliste, ce qui donne l’occasion d’avancer sur autre chose au lieu d’éprouver ce flou vague et cette culpabilité d’avoir d’innombrables choses à faire qui empoisonnent nos vies.

Il résume tous ses principes dans un livre court (comme il se doit), The Power of Less (non traduit, mais d’un anglais facile), qui sera la lecture de choix et la seule à vraiment faire. Pour les irréductibles de GTD, il propose un « patch » plus spécifique dans le livre Zen to Done. Enfin, son blog, Zen Habits, est un énorme succès et propose déjà beaucoup de contenu librement accessible.

Personal Kanban

Ma dernière découverte et, à mon sens, le complément idéal d’un GTD patché en ZTD. (Oui, ça devient complexe, mais j’avais précisé en intro que ces systèmes doivent s’apprivoiser, que nul ne détient la vérité ultime, et qu’il faut les adapter à soi.)

Le kanban personnel vient du monde de l’industrie automobile. Pour ré-impliquer ses ouvriers dans leur travail et améliorer la qualité des produits, un certain Taiichi Ohno, alors cadre chez Toyota, eut l’idée de jouer la complète transparence en exposant à tous l’avancée des travaux dans chaque domaine sur un grand panneau d’affichage (un kanban). Chacun, en voyant à quoi il contribuait, et quels étaient les objectifs de chaque département, s’est senti davantage concerné par sa tâche, et Toyota améliora ses produits, sa réactivité, sa communication au sein de l’entreprise et son atmosphère générale.

Le kanban personnel est une adaptation de cette technique à soi. Les deux règles sont :

  1. Visualiser le travail à faire
  2. Limiter les travaux en cours (sounds familiar ?)

En plus, c’est ludique. L’idée de base consiste à prendre un grand tableau effaçable et à coller les tâches à faire sur des post-its. Tracez trois colonnes, « Prêt », « En cours » et « Fini ». Déplacez les post-its d’une colonne à l’autre à mesure que vous avancez. Ça semble basique ? Ça l’est. Mais il y a une astuce : comme chez Babauta, il est interdit d’avoir plus de 3 (ou 4, ou 2) post-its à la fois dans la colonne « En cours ».

Les adeptes du PK prônent l’analogie entre énergie et débit avancée ci-dessus. Nos activités ne sont pas un jeu de cubes ou de Tetris où tout doit rentrer au millimètre, c’est un flow, un flux plus ou moins constant, plus ou moins tendu. Notre vie ressemble à une autoroute : en-dessous de 75% de circulation, tout va bien, mais davantage, c’est très rapidement la congestion. Nul ne peut remplir sa vie à 100%. Il nous faut un peu de marge, de mou. Il faut être fluide, et les deux clés sont : visualisation et limiter les tâches en cours.

Notons avec beaucoup d’appréciation que le PK est par nature fluide. Contrairement à GTD et même ZTD qui donnent beaucoup de systèmes et de méthodes, PK ne donne que les deux ci-dessus. Le reste est à adapter, personnaliser, en fonction des besoins.

Il existe un livre en français sur cette méthode que je n’ai pas lu et ne peux donc commenter (mais je le signale pour les anglophobes). Honnêtement, le livre anglais est plutôt dispensable. PK misant tout sur la fluidité et l’adaptation, on tirera autant de profit en lisant le site web dédié, qui propose même une série d’articles pour concilier GTD et PK

Et pour l’écriture ?

Un peu comme pour GTD, ces principes n’aident pas directement à l’écriture, même s’ils mettent l’accent sur une vérité importante : les projets artistiques sont longs par nature, et pour les conduire à terme, il semble préférable de limiter leur nombre. Les autres peuvent être notés, parqués à part, pour être attaqués dans un second temps.

L’effet magique de ZTD / PK se situe dans leur doctrine principale : limiter les tâches simultanées. Plus encore que l’inventaire proposé par GTD, cette restriction du nombre de fers que l’on conserve au feu est un prélude indispensable à libérer énergie et disponibilité pour écrire un roman en ayant une vie à côté. L’écriture est une de cette poignée de priorités que vous décidez de conserver à un moment donné. Le reste ne rentrera pas dans l’inventaire, en tout cas pas avant d’avoir fini ce livre-là. C’est comme ça, c’est un choix qu’il faut consciemment faire. Mais, à terme, vous serez plus efficace au lieu de vous disperser, vous aurez un livre terminé, et vous pourrez attaquer les autres projets qui vous attendent avec la même énergie et la libération d’avoir accompli des choses.

2014-08-05T15:18:27+02:00lundi 15 juillet 2013|Best Of, Technique d'écriture|10 Commentaires

Productivété (2) : Getting Things Done, le bestseller

Getting_Things_Done(Retrouvez tous les articles de l’été sur organisation et productivité ici.) 

Maintenant que les bases sont posées, passons à une revue des systèmes majeurs destinés à, prétendent-ils, nous rendre la vie plus facile, plus productive, avec moins d’efforts.

Le best-seller dans le domaine, rédigé par David Allen, lequel a accédé au statut de quasi-gourou parmi les managers et coaches modernes, est sans l’ombre d’un doute Getting Things Done (traduit en français sous le titre S’organiser pour réussir). GTD, en raccourci, est devenu un véritable phénomène qui a généré des milliers de sites, puis de logiciels se réclamant de la méthode.

Comment ça marche ?

GTD se caractérise par l’application d’une méthodologie systématique à toute situation professionnelle (et même personnelle), dès qu’il s’agit d’avancer sur une réalisation (de rendre le rapport de la Cogip à concevoir un nouveau jardin). De l’aveu de bien des gens, la principale difficulté rencontrée à notre époque consiste en une masse écrasante d’informations, de sollicitations, d’interruptions, qui brouillent à l’extrême notre clarté de vision et nous « alourdissent », nous rendent apathiques et incapables de décider sur nos priorités, et donc d’agir.

GTD a été conçu spécifiquement pour répondre à cette contrainte et à faciliter au maximum l’action, sans stress, et l’efficacité dans l’action. La méthode s’efforce de faire appel aux comportements humains courants, réduisant au maximum les efforts d’apprentissage et de discipline, et présente une conscience très aiguë de la tendance naturelle de l’humain à remettre les difficultés à plus tard.

La méthode s’articule autour d’un flux de travail immuable en toutes situations :

Collecter les entrées – c’est-à-dire recueillir, dans un nombre minimal de « paniers », les informations entrant dans nos vies : les idées qui nous viennent en tête, le courrier, les coups de fil, les messages, les courriels, etc. Le but est double : ne rien perdre, et éviter au maximum de stocker les informations dans sa propre mémoire – laquelle est globalement inefficace pour ce faire. Notre tête est faite pour inventer et créer, pas pour nous rappeler de payer nos factures et d’acheter du pain alors que nous sommes au milieu d’une réunion ou en vacances à Plan-de-Cuques. Vider sa tête dans un système externe et fiable est essentiel pour voir et penser clairement.

Traiter ces entrées. Attention, il ne s’agit pas de « faire » ce qu’elles représentent, au contraire. Il s’agit de se demander, simplement : « qu’est-ce que c’est que ce truc ? » Est-ce que c’est une information sur laquelle j’ai besoin d’agir (payer une facture) ? Est-ce que ça sera rapide (auquel cas, m’en débarrasser directement), ou long (auquel cas, consigner un rappel dans un système fiable auquel je reviendrai pour l’effectuer) ? Quelle est l’action immédiate qui permettra de faire avancer le schmilblick ? Mais cela peut être aussi un élément de référence (auquel cas, si je n’en ai pas besoin dans l’immédiat, il me faut un endroit pour le stocker) ou encore, si je n’ai pas envie de décider maintenant (parce qu’il me manque des infos ou que je ne veux pas y penser pour le moment), GTD prévoit aussi une catégorie « remis à plus tard » – tant qu’il ne s’agit pas de procrastination, bien entendu. Décider sur l’instant ce dont relève tout élément entrant dans nos vies est une des habitudes les plus capitales que GTD peut apporter, surtout à nous, bordéliques qui avons constamment des piles informes de papiers de nos bureaux « dont il faudra faire quelque chose à un moment ».

Organiser. Une fois que j’ai traité toutes mes entrées, comment les organisé-je pour les rendre claires et lisibles ? Quelles sont mes priorités du moment ? Quels outils vais-je utiliser ?

Passer en revue. Si des entrées se sont accumulées sans avoir été traitées, mettre en ordre. Et surtout, surtout, passer en revue, au moins une fois par semaine, la situation courante pour garder le système à jour et décider des priorités pour la semaine à venir.

Faire. Ben oui, c’est bien joli tout ça, mais on construit tout ce bousin pour agir, alors, à un moment, il faut faire les trucs, pour de bon.

Le diagramme de GTD, devenu célèbre, se résume simplement ci-dessous :

Par Psychoslave, CC-By-SA

Par Psychoslave, CC-By-SA

À cette dimension « horizontale » (de l’arrivée d’une entrée à la réalisation des projets), s’ajoute une dimension « verticale », ou horizons d’action (horizons of focus, j’ignore la traduction officielle) qui vise à organiser nos buts et priorités dans la vie, de la gestion quotidienne à nos objectifs et valeurs dans la vie. Des passages en revue, plus ou moins fréquents en fonction de la hauteur de vue, s’ajoutent au système de base, et permettent de garder le cap sur nos désirs.

Est-ce que ça marche ?

david-allen-gtd-making-it-all-workFranchement, oui. La réputation de GTD n’est en rien usurpée. Rien que la lecture de Getting Things Done agit comme une bouffée d’air frais mentale : Allen a parfaitement cerné les tendances à la procrastination et à la désorganisation de tout être humain normalement constitué et lui donne des réflexes simples pour remettre un peu d’ordre là-dedans, et surtout – c’est probablement le point capital – se sentir bien. Il donne une foule de petits conseils qui semblent idiots ou simplistes, mais que personne n’applique pourtant, alors que, bon dieu, ils tombent sous le sens. Surtout, il laisse la place à la personnalisation des principes par chacun, et au choix des outils. Au coeur, GTD est un processus et pas une méthodologie, ce qui le rend facile à intégrer, et applicable à toute situation dès que l’on veut réaliser quelque chose, que ce soit un site web ou une fête de mariage.

Toutefois, GTD n’est pas aussi facile à adopter, en tout cas dans les premiers temps, qu’Allen le prétend. Le système est en soi intuitif, mais il repose sur un certain nombre de principes qu’il faut absolument respecter (Allen lui-même insiste dessus) sous peine de voir tout l’édifice s’écrouler misérablement. Bien des personnes disent avoir voulu adopter GTD et échoué. J’en fais partie ; j’ai fait deux tentatives ratées, mais parce que je me croyais plus malin et mieux organisé que la méthode et que je pouvais me dispenser de certains de ses principes. J’ai réussi quand j’ai décidé de balancer mes idées préconçues par la fenêtre et de suivre scrupuleusement les recommandations avant de les remettre en cause. Et là, ça a marché tout seul.

J’insiste en particulier sur la revue hebdomadaire du système, le temps de recentrage où l’on recolle les morceaux de la semaine et se prépare à la suivante. Sans elle, GTD ne fonctionne pas, point. J’ai essayé, et me suis planté dans le décor comme une otarie bourrée à la bière. Il faut passer en revue le système chaque semaine – même dix minutes seulement s’il y a panique en la demeure – pour s’assurer qu’on n’oublie rien, et surtout que les rouages ne s’encrassent pas pour devenir une nouvelle masse inerte qu’on n’ose ouvrir, par peur que toutes les tâches non effectuées, qu’on a bennées là comme la poussière sous le tapis, viennent nous sauter à la figure.

J’ajouterai que GTD nécessite, à mon sens, certaines adaptations et personnalisations pour fonctionner vraiment. Tout d’abord, sans les outils correspondants, le système est difficile à appliquer, et Allen ne donne – volontairement – aucun conseil, laissant chacun décider de son implémentation. Par chance, nous vivons une ère de smartphones et de 3G, ce qui représente un excellent complément (nous parlerons des outils dans un article ultérieur).

GTD recommande de traiter les entrées dès que possible et de faire immédiatement toute action nécessitant moins de deux minutes, mais je modérerai cette position. Les interruptions sont juste trop nombreuses, dans notre quotidien, pour rendre cette règle viable ; on se retrouve à ne gérer que des interruptions. GTD préconise également de réaliser l’inventaire de tous les projets en cours, mais aussi de ceux qu’on voudrait faire ; or, cela supprime, à mon sens, toute notion de priorités et présente le danger d’un autre type de noyade, plus pernicieuse. Pour ces raisons, je trouve que GTD fonctionne bien si on le couple à une méthode qui permet de réduire le nombre de travaux simultanés en cours (work in progress) tels que Zen To Done ou Personal Kanban, ce que nous verrons la semaine prochaine.

Allen a publié trois livres :

Disons-le tout de suite, Ready for Anything est largement dispensable, c’est une collection de trucs et astuces que remplaceront avantageusement des recherches sur le Net et même un abonnement à la lettre d’informations de David Allen. Getting Things Done est évidemment le must pour s’atteler à la méthode : le livre résume le système et ses principes, et permet d’adopter le système sans mal.

Toutefois, conscient des critiques énoncées ci-dessus (qui sont fréquentes chez les utilisateurs de GTD), Allen a ajouté la dimension verticale et les horizons d’action pour mieux établir les priorités et faire l’inventaire de ce que l’on désire réaliser, ce qu’il expose dans Making it all Work. Bien qu’une lecture utile et agréable, ce livre n’est toutefois pas à la hauteur du premier et il fournit davantage un intéressant complément qu’une véritable révolution. À lire si l’on se révèle conquis par GTD et pour aller plus loin si l’ajout d’un Personal Kanban (dont nous parlerons lundi prochain) ne convainc pas.

Et pour l’écriture ?

Honnêtement, GTD ne donne pas de vraies révélations pour construire des bouquins. Par contre, le système produit, par ricochet, une des situations les plus précieuses pour écrire : la clarté de vision. En armant son utilisateur pour choisir ses priorités, trier rapidement et efficacement les affaires courantes, GTD libère l’esprit de tout ce qui l’alourdit et fournit les conditions pour tirer avantage du moindre intervalle de temps. D’autre part, les réflexes que cultive GTD donnent une attitude proactive. Cela réduit, à mon sens, le temps passé à réfléchir inefficacement, à pédaler en vain sans savoir où avancer sur un projet de roman, pour poser des questions utiles : pourquoi suis-je coincé ? De quoi ai-je besoin pour avancer ? Qu’est-ce qui me déplaît dans la situation actuelle ? Comment agir pour résoudre ce blocage ?

2014-08-05T15:18:27+02:00lundi 8 juillet 2013|Best Of, Technique d'écriture|15 Commentaires