Lionel Davoust > OmniFocus

Mise à jour majeure du seul autre manuel de productivité nécessaire après GTD

Il y a deux, je n’hésitais carrément pas à me jeter les pieds dans l’eau du bain en qualifiant Creating Flow with OmniFocus, de Kourosh Dini, comme « le seul autre manuel de productivité nécessaire après Getting Things Done« . Cet épais volume de 1000 pages, abondamment fourni en captures d’écran, transformait les conseils parfois peu orientés sur la pratique de l’opus de David Allen en les appliquant à OmniFocus (le Photoshop de la productivité personnelle). Bien plus qu’une prise en main détaillée de l’application, non seulement Creating Flow jetait les bases d’un véritable système opérant de productivité fondé sur OmniFocus, mais Dini, psychiatre, couplait ses propositions à sa connaissance de l’esprit humain pour expliquer en quoi cela fonctionne, les pièges à éviter, et à des techniques pour déjouer l’anxiété et la procrastination liées aux tâches complexes.

Entre temps, OmniFocus a évolué vers une nouvelle version majeure (3), apportant une foule de nouveautés comme des tags multiples remplaçant les contextes (enfin !), des outils de création de perspective incroyablement raffinés, une version pour le web, et j’en passe.

Dini a donc sorti une troisième édition de son manuel, adaptée à OmniFocus 3 et développée sur la base de sa pratique et des commentaires reçus autour des éditions précédentes. Et cette édition 3, fichtre, vaut très, très amplement la dépense.

Il ne s’agit pas d’une simple version étoffée et remise au goût du jour avec les nouveautés d’OmniFocus : c’est carrément une refonte en profondeur, un nouveau livre repensé de bas en haut, conservant les forces de l’édition précédente, c’est-à-dire une prise en main douce de cette application extrêmement complexe à travers des cas précis, mais qui fait apparaître de manière sous-jacente une véritable méthodologie de productivité personnelle allant du plus simple vers le plus détaillé. (Ci-contre, un certain nombre de perspectives en cours de reconstruction dans mon propre système, fondées sur les propositions du livre.)

Je regrettais un peu dans l’édition précédente que certaines techniques, destinées aux vies les plus complexes aux rôles les plus divers (comme l’idée d’un projet de haut niveau, « Land & Sea », servant de plate-forme de lancement vers des espaces de travail dédiés à certaines activités) ne soient pas plus développées (je me sentais un brin concerné). Dini a précisément répondu à ces commentaires en détaillant pas à pas un panorama de techniques entièrement fonctionnelles permettant :

De réduire chaque jour la charge de travail à une liste de taille humaine,
Capable de prendre en compte les projets de toute complexité (allant de « faire une lessive » à « progresser sur mon super roman »),
Sans rien perdre au passage.

Rien qu’en commençant à installer une poignée de ses idées, j’ai eu la sensation de déblayer des mois de vase accumulée dans les canaux de productivité de mon système et à sentir l’énergie couler à nouveau. Ces propositions étaient déjà présentes dans la v2 du livre ; mais ici, Dini y a accordé un soin presque maniaque pour s’assurer que déjà, l’on pouvait prendre et laisser des parties de ses propositions en fonction de la complexité requise, et surtout, que c’était parfaitement clair en pratique, sans oublier d’y apporter les raffinements acquis au fil des ans.

C’est clairement l’énorme bénéfice de cette mise à jour (qui démontre aussi, au passage, pourquoi OmniFocus reste inégalé malgré les sirènes des concurrents qui se prétendent tout aussi puissants – je vous regarde, Things et Todoist). Bien sûr, OmniFocus présente toujours la même exigence : une vie complexe et multiple nécessite une réflexion poussée sur la manière dont on veut la gérer sainement, et l’application ne fait que renvoyer l’utilisateur à ce besoin (au lieu de le leurrer dans un faux sentiment de clarté, comme les concurrents). Creating Flow with OmniFocus établit une passerelle tant dans les usages que dans la réflexion jusqu’à transformer l’application en véritable centre de contrôle personnel adapté à chacun.

J’ai trouvé un usage dorénavant indispensable à ma montre connectée : OmniFocus me tient compagnie tout au long d’une journée de travail, me rappelant gentiment au programme que j’ai décidé. (Si vous vous demandez ce qu’est un McKenzie, c’est un exercice pour le dos.)

On y retrouve évidemment, développés là aussi, les réflexions du psychiatre sur le flow, les causes du stress et de la procrastination, l’intérêt de la régularité et de la routine pour des projets de long terme, et comment GTD et OmniFocus aident à installer davantage de sérénité. En bon psy, Dini ne vous prend pas par la main, mais pointe précisément où sont les questions difficiles à se poser, et vous place devant vos responsabilités en mettant ces outils formidables à votre portée. À vous de voir, ensuite, ce que vous comptez en faire.

Bref, Creating Flow with OmniFocus maintient sans mal dans mon esprit son titre de meilleur manuel de productivité après GTD, et je remercie encore son auteur de l’avoir écrit : depuis que je l’ai fini, il y a seulement deux semaines, les subtils déblocages causés par sa lecture m’ont rendu déjà plus serein… et surtout plus créatif. Ce qui reste toujours, au bout du compte, ce que je demande à ces techniques : qu’elles gèrent à la place de mon cerveau ce dont il n’a pas besoin de se souvenir, afin de me laisser un maximum de bande passante mentale pour créer des trucs.

Creating Flow with OmniFocus est disponible directement auprès de son auteur ici.

(Full disclosure : Je suis un des affiliés de Dini, et j’en suis fier – c’est après avoir lu la qualité de son travail que je lui en ai fait la demande. De manière générale, si l’envie d’acheter cet outil, ou l’un des autres présentés sur ce site, vous vient, n’oubliez pas de passer par les liens proposés ici – vous contribuez à financer le temps passé à rédiger ces articles gratuitement. Merci !)

LD2019-11-15T00:05:56+01:00mardi 19 novembre 2019|Best Of, Lifehacking|2 Commentaires

Les liens inter-applications (pourquoi j’aime le Mac)

La question revient de loin en loin : « non mais d’accord, tu nous as fait ta grosse crise de conversion pommesque il y a trois ans, et tu en causes encore comme un gros illuminé alors qu’avant t’étais le premier à taper sur la firme à Jobs, sérieusement. Sérieusement. C’est vraiment mieux que ça ? C’est un ordinateur, non ? Pourquoi ? POURQUOI, et où as-tu mis l’argent des microfilms ? »

Un ordinateur, c’est un ordinateur, bon. En principe. On est en 2019, on cause de contrôler des interfaces par la pensée, on n’est plus à l’ère du CONFIG.SYS et de l’écran bleu (parce que Microsoft en changé la couleur). Si je veux faire des trucs, le système, on s’en tape, non ?

NON HÉRÉTIQUE ET JE VAIS TE DIRE POURQUOI

Ahem

Donc

Non, on ne s’en tape pas, du moins, et c’est un important « du moins », si l’on a envie d’optimiser ses flux de travail, de faire chanter sa machine au bout des doigts tel un chef d’orchestre avec un orchestre composé d’une machine toute seule OH ÇA VA BON VOUS AVEZ COMPRIS L’IDÉE.

Le Mac est utile pour deux types de populations, à mon avis : les gens qui n’y connaissent rien, et les gens qui s’y connaissent beaucoup. Et aujourd’hui, je vais vous parler d’un truc absolument magique sous Mac (et qui marche aussi sur iPhone et iPad), souvent mal connu : les liens inter-applications (ou URL schemes).

C’est extrêmement simple, auguste lectorat.

Tu vois comme sur Internet, tu cliques de lien en lien, ce qui t’amène à une page, une image, un film ? Eh bien, imagine le même principe, mais concernant n’importe quelle ressource dans tes applications (pourvu qu’elles implémentent le système, mais c’est très courant sur les plate-formes Apple). D’un clic, tu peux accéder à n’importe quel document, bout de base de données, message, dont tu as besoin pour référence ultérieure.

Par exemple, imagine :

Pour ta demande de subvention d’oisiveté pleinière, tu dois remplir le formulaire bleu et le questionnaire A-38 qu’on t’a envoyé en PDF séparément et que tu as archivé, mettons, dans Evernote. Tu peux simplement récupérer le lien de ces documents pour les placer dans une liste de choses à faire créée dans n’importe quelle autre application, et cliquer dessus ouvrira les fichiers archivés dans Evernote, quand tu seras prêt à t’en occuper.

Ou alors, tous les jours à heure fixe, tu dois effectuer une série d’opérations qui vise à la bonne marche de… heu… tes opérations. Tu as créé un projet récurrent dans OmniFocus parce que tu es une personne de goût, et copié le lien de ce projet dans l’événement de ton calendrier. À l’heure dite, quand l’événement t’est rappelé, il te suffit de cliquer sur le lien pour qu’OmniFocus s’ouvre pour te montrer ton projet avec la liste de tâches à accomplir.

Ou encore, pour la gestion d’un projet, douze collaborateurs te posent chacun une question dans quinze fils de courriers différents. Tu peux collecter le lien de chaque conversation pour répondre à chaque personne dans une seule session sans avoir à fouiller les 13472 mails qui attendent que tu t’en occupes dans ta boîte de réception et, forcément, en oublier un :

Ok, pour être juste, ça, ça demande un peu d’AppleScript, mais c’est vraiment pas compliqué.

Le plus magique, c’est que cela fonctionne quelle que soit la plate-forme. Tu peux traiter un mail sur ton iPhone, en récupérer le lien que tu mets de côté, et sur ton gros iMac de 27 pouces, le lien sera tout aussi valide. Tu peux collecter des liens de documents dans des applications sur ton Mac et les ouvrir sur ton iPad tout pareil (pourvu que l’application existe dans les trois écosystèmes). Les liens interapplications permettent de collecter, au niveau du système, toutes les ressources d’un projet donné sans se préoccuper outre mesure de leur application ou du type de fichier dont on parle. En gros, tu penses davantage en concepts, en ressources, et non en « ah bordel c’est du .docx et j’ai qu’une vieille version d’OpenOffice je sais pas si ça va passer ».

La méthode GTD exige que l’on sépare clairement les listes d’actions à accomplir du contenu de référence et d’archive, et c’est une manière simple et élégante d’y parvenir : dans une tâche à accomplir, il suffit de coller le lien des ressources nécessaires pour son accomplissement. C’est une manière virtuelle de se préparer un espace de travail ultérieur, immédiatement disponible.

Et tu veux savoir le plus beau, auguste lectorat ? Grâce à ces liens, on peut accomplir des actions. D’un seul clic, créer ou modifier des documents, le tout de manière automatique… mais on entre là sur le territoire du scripting ou de la programmation légère et cela dépasse de très loin le cadre de ce petit article.

LD2019-08-10T22:58:00+02:00mardi 13 août 2019|Best Of, Geekeries|4 Commentaires

Creating Flow with OmniFocus : le seul autre manuel de productivité nécessaire

La productivité, le lifehacking, c’est mon dada, mon plaisir coupable. Je suis toujours convaincu qu’il existe de meilleures manières de travailler, plus efficaces et plus agréables, et que les outils modernes permettent de supprimer au maximum les obstacles à la créativité, en donnant – faute d’interfaces neuronales, peut-être un jour – à l’esprit le moyen le plus direct d’exprimer ce qu’il a en tête. Je pourrais en parler à longueur d’articles ici, mais je sais bien que ça n’intéresse qu’une partie de toi, auguste lectorat, et je ne veux pas me transformer en consultant productivité à 100%. Ce n’est pas plus mal, cela me force à mûrir au maximum les notions et les flux de travail avant d’en parler.

Et donc, aujourd’hui, je veux te parler de l’autre livre qui m’a fait voir la lumière en terme d’organisation et de travail, Creating Flow with OmniFocus. Ne fuis pas, ce n’est pas parce que tu n’utilises pas OmniFocus que tu ne peux rien en retirer – même si, forcément, cela aide pour l’implémentation. Mais je dirai, sans hésiter, que CFwOF est le seul autre livre, à part Getting Things Done (rien que ça) qui a eu un tel impact sur ma façon de m’organiser pour arriver à jongler avec toutes mes casquettes.

CFwOF est rédigé par Kourosh Dini, psychiatre et musicien, qui s’est fait une spécialité d’étudier les mécanismes de la créativité sous l’angle pratique. Très influencé par le zen, il aspire, notamment à travers cet ouvrage, à étudier puis supprimer au maximum les barrières à l’état de flow – cet état de créativité maximal où le temps passe sans qu’on s’en aperçoive, où l’on avance semble-t-il sans effort, où le défi est merveilleusement accordé à la réalisation. Et pour cela, il s’appuie sur OmniFocus, qu’il définit comme le meilleur gestionnaire de productivité personnel – et je suis d’accord.

CFwOF peut se lire comme un manuel pour OmniFocus, un didacticiel qui part des bases les plus élémentaires pour aborder les fonctions les plus pointues qu’offre le logiciel dans ses recoins les plus cachés (subtilités sur les perspectives, automatisation, liens internes, etc.). Rien qu’à travers cela, il serait déjà très intéressant, car OmniFocus offre une quantité ahurissante de subtilités qui en font véritablement le Photoshop de la productivité, mais les cache à l’utilisateur débutant pour ne les révéler que si on les lui demande – un peu à la manière de Scrivener. Mais – et c’est là que le livre a été, pour moi, une révélation – Dini partage ses années d’expérience avec le logiciel et entre dans le plus grand détail dans son flux de travail, proposant des dizaines d’utilisations intelligentes et passionnantes du logiciel, le tout en situation.

Car, ainsi qu’on l’a vu en parlant d’OmniFocus, savoir utiliser son outil de gestion de projet n’est que la moitié du travail. L’autre moitié consiste à réfléchir à sa façon de travailler, à la cerner, puis à réussir à l’implémenter dans l’outil qu’on s’est choisi. Et c’est là que le livre s’avère une véritable bible pour le fidèle de GTD qui veut se construire un vrai système englobant sa vie entière. Débordant régulièrement sur des notions de psychologie, Dini explique pas à pas ses choix et ses propositions d’usage, jusqu’aux plus avancées, le faisant même fonctionner dans les derniers chapitres en coordination des outils comme TextExpander et Keyboard Maestro. Le livre est très, très abondamment illustré (il dépasse les mille pages) et accompagne l’utilisateur dans la structuration de ses espaces de travail jusqu’à atteindre le moment béni où son système commence à travailler pour lui au lieu de l’inverse.

Je crois avoir relu et fouillé Creating Flow with OmniFocus davantage encore que Getting Things Done, car c’est un livre pratique avant tout. En implémentant certaines de ses suggestions, en utilisant intelligemment les forces d’OmniFocus, j’ai clairement débloqué certaines zones de ma vie qui, avant, me causaient du stress.

Quelques exemples, parce que je sens bien que ça tourne à l’argumentaire commercial :

Terre et Mer. Parmi les usages avancés d’OmniFocus, Dini propose de réaliser un projet intitulé « Land & Sea » qui vise à inventorier, avec davantage de hauteur, tous les projets en cours, et de les placer dans des « canaux de travail » à répartir dans la journée. Ainsi, au lieu de se trouver noyé sous des dizaines, voire des centaines de tâches dépareillées, Terre et Mer permet de rassembler les projets globaux et d’articuler des espaces de travail dédiés, tout en acceptant – et c’est là que c’est beau – qu’il n’est pas nécessaire de tout toucher un jour donné ; il suffit d’y revenir régulièrement. Par exemple, mon Terre et Mer personnel contient seulement deux canaux ; l’un ne contient qu’un seul projet, mes corrections de Le Verrou du Fleuve – car c’est l’urgence du moment, et j’y travaille chaque jour –, l’autre contient en rotation : m’occuper du blog, gérer mes courriels, préparer mes prochaines masterclasses, produire Procrastination, etc. Des choses que je n’ai pas besoin de voir chaque jour, et je tourne au fil de la semaine et du besoin. Pour en savoir davantage sur cette idée, Dini développe sur son blog.

Passe et Classe. Vous voyez ces petites tâches administratives qui vous occupent l’esprit mais qu’il faut bien faire, comme préparer une courte lettre aux impôts, racheter des timbres, envoyer un mail urgent, imprimer un rapport pour un collègue ? Les mettre dans un gestionnaire de tâches aide déjà à se débarrasser la tête, mais ce qui devient agaçant, c’est qu’elles se retrouvent au même niveau que « écrire roman » et « nourrir blog » quand ce sont de petites choses. Or, quand j’ai du temps devant moi, je veux voir mes gros projets, pas « acheter timbres », qui m’accapare et me pollue. Eh bien, pourquoi ne pas basculer toutes ces tâches simples dans un seul contexte – « File & Flow » en anglais – et se noter simplement de le visiter tous les jours, et de voir ce qu’il est possible de faire, par exemple en fin de journée, quand le cerveau commence à couler par les oreilles ? Savoir qu’on verra chaque jour cet ensemble de tâches… et qu’on pourra choisir de l’envoyer balader si on le souhaite procure une grande sérénité.

De riches idées de ce genre, couplées à leur implémentation dans OmniFocus, il y en a donc des dizaines dans Creating Flow with OmniFocus. Ce sont à la fois des astuces futées qui s’ancrent dans la psychologie et des systèmes pour assurer, conformément à la promesse du logiciel, que l’utilisateur ne voie jamais sous les yeux que les tâches qu’il souhaite à un moment donné. Dini aborde toutes les embûches classiques de la vie moderne, notamment la gestion des communications et tout particulièrement des mails… Un sujet qui me tient à cœur car je rame toujours à rester à jour, même si, depuis mon application de GTD et mon passage dans l’écosystème Apple, je n’ai plus, à un moment donné, qu’une dizaine de courriers en souffrance (qui datent parfois, hélas, mais ce n’est rien en comparaison de la centaine que j’avais régulièrement voilà quelques années). L’ouvrage guide cette fameuse réflexion à laquelle OmniFocus présente l’utilisateur sans crier gare, le confrontant à l’angoisse existentielle de se dire : que veux-je faire exactement, et comment ?

À titre d’exemple – et pour bien montrer que j’applique ce que je prêche –, sur la droite se trouvent mes perspectives telles que conçues après ces lectures assidues de CFwOF, et qui m’aident à guider ma vie au quotidien (entre parenthèses, les noms d’origine de l’ouvrage, parfois poétiques, mais que j’ai traduites, parce qu’on ne se refait pas) :

Focus (Dashboard) : le tableau de bord central d’où je lance tout. C’est ma perspective de pilotage (synchronisée avec mon Apple Watch) où figure tout ce que je dois faire un jour donné, ainsi que les échéances proches. Idéalement, je dois pouvoir réduire le nombre de tâches à zéro chaque soir. Pas toujours facile ou faisable, mais j’en approche assez souvent.
Rester à flot (Treading water) : une perspective de sécurité pour m’assurer que je n’ai pas laissé passer des tâches que j’aurais aimé voir mais que j’ai pu louper parce que, pour une raison ou une autre (genre, parce que c’est le week-end !) je n’ai pas assidûment consulté OmniFocus pendant quelque temps.
Vite fait : des tâches à la durée inférieure à 15′, pour ne pas gâcher les petites fenêtres de temps qui apparaissent parfois entre deux portes ou rendez-vous, ou parce que l’on a fini son travail un peu plus tôt et que l’on veut rentabiliser le temps qui reste avant de passer à autre chose.
On retrouve également Terre et Mer (Land & Sea), Passe et Classe (File & Flow), et quelques perspectives personnalisées comme la planification du blog, mon projet personnel de revue hebdomadaire, j’en ai une plus bas pour la production de Procrastination, etc.

CFwOF est un ouvrage assurément spécialisé, qui intéressera avant tout celles et ceux qui ont déjà un bon pied dans la méthode GTD, qui en ont assimilé les principes de base et se heurtent à présent à l’implémentation de leurs envies dans un système intégré. Je n’hésite pas à considérer le livre de Dini comme un « GTD advanced« , qui met l’accent sur la libération de l’esprit pour les tâches créatives – un sujet qui touche forcément, mais qui concerne tous les knowledge workers. Bien sûr, cela aide d’utiliser OmniFocus, mais si vous êtes dans l’écosystème Apple, ce livre peut totalement justifier de basculer vers cet outil, car il vous montrera – comme aucun autre – comment en tirer le maximum, et pourquoi il demeure bel et bien le meilleur.

Et si vous n’êtes pas sous OmniFocus ni Apple… ça vous montrera tout ce que vous pourriez faire du côté en aluminium brossé de la force… et vous donnera envie. (Viendez. On fait tellement plus de trucs.)

L’ouvrage n’est disponible qu’en anglais et est diffusé de manière indépendante par Kourosh Dini à cette adresse (lien affilié, en savoir plus).

De manière générale, si l’envie d’acheter cet outil (ou l’un des autres présentés sur ce site vous vient, n’oubliez pas de passer par les liens proposés ici – vous contribuez à financer le temps passé à rédiger ces articles gratuitement. Merci !

LD2019-11-14T00:24:21+01:00jeudi 28 septembre 2017|Lifehacking|Commentaires fermés

La boîte à outils de l’écrivain : OmniFocus, la meilleure solution de gestion de tâches et projets

Auguste lectorat, j’ai voyagé loin, lu beaucoup, j’ai plongé dans les abysses du désœuvrement et tenté par mille moyens de créer de l’ordre à partir du chaos. Persuadé qu’il existait de meilleures manières de travailler que les miennes, j’ai beaucoup échoué, jusqu’à, la tête baissée en signe de contrition, suivre à la lettre les commandements de David Allen et voir la lumière. J’ai dénudé ma vie même devant les mânes de Google et d’Apple, portant la marque d’un fichage irréversible à la NSA. De retour de ce voyage dans l’au-delà du trouble obsessionnel compulsif, je peux te l’annoncer, auguste lectorat, j’ai cerné l’outil idéal pour la gestion personnelle de la productivité.

Et, comme beaucoup, je vais te répondre : OmniFocus.

Mais pas aveuglément.

Mille outils estampillés « GTD »

Si l’on cherche les outils de « to do list », « productivité », « gestion de projets » ou « GTD » dans n’importe quel magasin logiciel, on tombe sur une véritable galaxie d’outils qui se prétendent tous magiques, qui te promettent de récupérer 4h de travail dans la journée, qui te rendront CEO du monde et te laisseront encore assez de temps pour apprendre trois langues étrangères en une semaine. Et il faut dire la vérité, si l’on se penche sur des outils plutôt matures, la plupart se valent. Ils ont tous le minimum requis : des outils de capture plutôt pas trop mal fichus, une hiérarchie de projets et de tâches, des mots-clés pour différencier les contextes (je te renvoie à nos discussions sur GTD, auguste lectorat, si tu découvres ces notions). Chacun a son propre paradigme un peu différent du voisin, sa propre interface graphique, son adhésion plus ou moins stricte aux saints préceptes de GTD, qui peuvent séduire un utilisateur donné.

Pour ma part, au fil des cinq dernières années, j’ai essayé sérieusement à peu près tous les ténors du genre : Remember The Milk, Todoist, Nirvana, Zendone, 2Do, FacileThings, Things, The Hit List, Doit.im, et j’en oublie. Je me suis éloigné d’OmniFocus pendant un temps, mais j’ai fini par y revenir pour de bon durablement, et par cesser ma quête incessante de l’outil de productivité idéal : c’est lui, et quand il m’y manque quelque chose, c’est probablement moi qui ne me suis pas posé les bonnes questions.

Mais je mets la charrue avant les bœufs.

Pourquoi OmniFocus

Alors, déjà, oui, disons-le tout de suite, OmniFocus n’existe que chez Apple (pour les utilisateurs Android, on lui préférera 2Do, à qui une grande part de cet article peut s’appliquer, mais en « un peu moins bien »). Mais il fait partie de cette vingtaine d’applications qui rend la vie incomparablement différente du côté aluminium brossé de la force à ce qu’on trouve ailleurs.

En surface, OmniFocus est extrêmement simple, presque décevant, même. Une liste de tâches, des projets hiérarchiques, une interface sobre à la limite de l’austère, un contexte par tâche, et un prix qui fait frémir par rapport aux usages habituels en la matière. Plus un achat intégré « pro », assez coûteux aussi, qui débloque un certain nombre de fonctionnalités qui, à l’usage, sont indispensables…

Qu’est-ce qui rend donc OmniFocus différent de la concurrence, alors ?

Le diable est dans les détails. Si le but d’un système de productivité personnel est de fournir à la fois une vision panoramique des tâches et de soutenir le travail sans obstruction, alors OmniFocus est le plus abouti de tous. Le moindre champ, le moindre bouton, tout est conçu pour que l’utilisateur passe, en fait, le moins de temps possible dans l’application pour se concentrer sur ce qu’il fait. OmniFocus est puissamment intégré au système et incroyablement extensible, ce qui signifie que 75% de sa puissance est « cachée » à l’utilisateur lambda qui n’en a pas besoin. Ce n’est pas un hasard si aucune autre application de gestion personnelle n’a généré autant de livres, essais, manuels, séminaires, cours en ligne : OmniFocus est, à bien des titres, le Photoshop de la productivité. Oui, n’importe qui peut tirer de Photoshop un vague dessin mal foutu, mais si c’est pour l’utiliser comme Paint, quel intérêt ?

OmniFocus nécessite un investissement de l’utilisateur, non seulement pour s’en servir à pleine puissance, mais surtout – et c’est la raison pour laquelle, à mon sens, il peut être difficile d’approche – de sa part, pour réfléchir à la manière dont il travaille et ce dont il a besoin. OmniFocus peut devenir à peu près n’importe quoi et s’adapter aux besoins d’un PDG de multinationale comme à ceux d’un créateur indépendant jonglant constamment avec dix projets en parallèle (coucou salut).

Le coup de génie d’OmniFocus est de fournir à l’utilisateur seulement les tâches qu’il a besoin de voir dans un moment ou un contexte donné. À l’aide d’une fonctionnalité « pro » (mais indispensable à mon avis), les Perspectives, OmniFocus propose à l’utilisateur de filtrer ses tâches de manière extrêmement fine selon une dizaine de critères, comme la date limite, le contexte, la date de début d’une tâche, la durée…

… et cache le reste. Ce qui assure que, des 200 tâches en souffrance, on n’en voie que les 5 réalisables dans l’instant donné. (C’est en cela que l’utilisateur doit réfléchir à son mode de travail : il lui faut construire les perspectives correspondant à sa vie et son usage.)

Quelques exemples personnels vécus :

Mon travail s’articule beaucoup autour de longues plages horaires ininterrompues pour l’écriture. Mais je m’arrête toujours 15 à 30 minutes avant de faire une pause déjeuner, de partir en rendez-vous, etc. de manière à m’assurer de bien « sortir » mentalement de l’histoire et, le cas échéant, de me noter de côté d’éventuelles idées pour la suite qui viennent parfois après avoir cessé d’écrire (comme si le cerveau avait du mal à freiner). En attendant, que faire de ces 15 à 30 minutes ? J’ai une perspective me proposant uniquement les tâches de cette durée ou inférieures, ce qui me permet de tirer avantage de cette petite fenêtre de temps au lieu de la gâcher à glander sur Facebook ou de rafraîchir mon courriel. Un colis à envoyer, un formulaire à remplir, tout cela m’attend sagement pour ces petites fenêtres où cela a du sens.
Je suis dans une salle d’attente ou sur un quai attendant un train qui partira sous peu. Chargé de bagages, je n’ai que mon iPhone à portée de main et pas envie de déballer plus gros. Un simple clic sur le contexte « iPhone » ou, à défaut « Internet » d’OmniFocus me donne toutes les tâches disponibles sur mon téléphone et que je peux exécuter facilement (une réponse rapide à un mail, une lecture rapide, la recherche d’une information simple…)

Les Perspectives sont ce qui rend OmniFocus quasiment impossible à mettre en défaut. Même avec 500 projets, il est toujours possible de les filtrer intelligemment – à condition que l’utilisateur ait fait ce travail de réflexion en amont, bien sûr. Quelle que soit la quantité de choses à faire, le nombre de responsabilités, OmniFocus peut s’adapter finement et facilement, quand les autres applications, quand elles le font, ne sont pas aussi pointues, subtiles, et malléables. J’ai appris en début d’année une leçon ironique en voulant remplacer OmniFocus par 2Do, le croyant plus puissant à tort : je n’avais pas encore passé suffisamment de temps et d’énergie à m’approprier le premier, après un an d’usage pourtant quotidien. Si je crois qu’OmniFocus ne sait pas faire quelque chose, en général, c’est faux – c’est moi qui ne sais pas comment m’en servir.

Ce qui sépare OmniFocus de la concurrence

Donc, certaines de ces fonctionnalités existent dans certaines applications concurrentes, oui. Mais, comme dit précédemment, aucune n’a l’élégance et le degré de finition d’OmniFocus. Pour les utilisateurs à la recherche d’une réelle puissance, l’application offre en plus quantité de fonctionnalités (très) avancées qui la rendent définitivement incomparable avec la concurrence.

Révision. OmniFocus est l’une des seules applications à consacrer un volet entier à la revue hebdomadaire (weekly review) qui forme la clé de voûte de GTD. Chaque projet présente un intervalle de révision paramétrable (de la journée à l’année) et l’utilisateur est fortement invité à les passer en revue à échéance. On peut bien sûr le faire à la main, mais c’est très pratique de pouvoir repousser la revue même d’un projet dont on sait qu’on ne peut agir dessus pendant des mois (est-il bien utile de voir chaque semaine de l’été, de l’automne et de l’hiver le projet repoussé au printemps prochain intitulé « Faire ma déclaration d’impôts » ?)

Liens internes. Tout dans OmniFocus peut être référencé avec un lien : un projet, une perspective. Cela permet de construire des tableaux de bord complexes où des tâches de niveau supérieur peuvent lier à des projets individuels, des perspectives, etc. Par exemple, une perspective « Communications » peut récapituler l’ensemble des mails à rédiger, et une liste de tâches quotidienne peut inclure un lien vers cette perspective sous le titre générique « Écrire mes mails », ce qui allège et simplifie le coup d’œil des tâches de la journée¹.

Intégration. Corollaire, OmniFocus parle à à peu près toutes les applications importantes à travers des liens d’application à application. Pour faire clair, un exemple : je reçois un mail nécessitant une réflexion et une réponse longue. Grâce à Airmail, je lie le message à une nouvelle tâche dans OmniFocus décrivant ce qu’il me faut faire sur ce message. Je peux maintenant archiver le message hors de ma boîte de réception (réduisant le stress de voir à chaque fois la même chose à chaque vérification de mon courrier), sachant que la tâche a été identifiée et que j’y reviendrai quand le moment sera venu : ma tâche OmniFocus contient un lien retour vers le message dont il est question, me permettant de poursuivre la conversation.

Automatisation. C’est la version avancée des deux points qui précèdent : OmniFocus est presque entièrement scriptable, ce qui permet de créer des modèles de projets. Exemple : la production d’un épisode de Procrastination nécessite plus ou moins toujours les mêmes étapes (production sonore, rédaction des notes, soumission à mes camarades pour validation, etc.) D’un clic sur un modèle réalisé dans Editorial sur mon iPad, j’ai un nouveau projet tout neuf contenant les dates-butoir adaptées en fonction de la date de publication de l’épisode en question.

Apple Watch. J’ai une Apple Watch depuis six mois (ça aussi, j’en reparlerai) et l’application OmniFocus pour l’appareil est simplement parfaite, pourvu, là encore, qu’on prenne le temps de réfléchir à ses besoins. C’est, très sérieusement, la meilleure intégration que j’aie vu d’une liste de tâches à ce petit bidule. J’ai mes tâches en permanence accessible à mon poignet, tout particulièrement intéressant quand je suis en vadrouille, sans avoir envie de sortir mon iPhone.

Omniprésence. OmniFocus utilise une solution de synchronisation maison, gratuite, qui est incroyablement rapide et fiable – même avec mes 200 projets, je n’attends jamais plus de quelques secondes la mise à jour de ma base sur un appareil que je n’ai pas utilisé depuis longtemps. L’application est disponible sur Mac, iPhone, iPad et Watch, avec, notamment, une quasi-parité de fonctionnalités entre Mac et iOS (et les développeurs ont promis d’accentuer encore la similitude en 2017), ce qu’il faut signaler.

OmniFocus a toutefois trois défauts (à vous de voir si c’est important)

Maintenant, l’honnêteté me dicte de te prévenir, auguste lectorat, utilisateur putatif, que l’application a trois réels défauts dont il faut tenir compte (mais l’un d’eux promet de disparaître en 2017).

Le premier, et pas des moindres, a déjà été évoqué : OmniFocus, c’est Photoshop. Au-delà de la marche d’apprentissage et de l’austérité de l’application, elle place très clairement l’utilisateur dans une situation potentiellement anxiogène qui est de devoir affronter non seulement l’intégralité de ses engagements, mais de réfléchir à la manière dont il travaille réellement et même à la façon dont il vit. Ce qui pousse à un certain nombre de questions pas toujours confortables (mais salutaires, je pense) sur l’existence – c’est un des effets promis par David Allen dans GTD, d’ailleurs. Gérer une vie relativement simple avec OmniFocus est extrêmement facile ; gérer une vie compliquée n’est pas beaucoup plus dur – ce qui le sera, ce sera d’affronter la réalité de cette vie et ce qu’elle implique quand l’outil, neutre, aura fourni à l’utilisateur une vision panoramique de sa propre folie…

Pas de collaboration. OmniFocus ne propose rien pour ça, point. C’est un outil personnel. Pour de la gestion d’équipe, il faut aller voir ailleurs des outils comme Asana.

Contextes uniques (mais ça va changer). Une tâche ne peut avoir qu’un seul contexte, ce qui devient un peu agaçant dans notre époque où les outils de travail sont quasiment omniprésents. Les utilisateurs réclament depuis des années un système de mots-clés plutôt que de contextes uniques (ce dernier parti-pris adhérant au canon de GTD), et les développeurs ont promis que cela venait enfin cette année.

OmniFocus est bon pour la santé

Ouais, bon, j’abuse un peu. Mais pas tant que ça. Comme dit plus haut, OmniFocus est une malédiction et une bénédiction à la fois : il donne à l’utilisateur, vraiment, toutes les armes pour gérer ce à quoi il tient au quotidien comme à long terme. Ce qui peut le plonger, pas si étrangement que ça, dans des abîmes de perplexité, d’introspection, de questionnements sur ses envies, ses désirs, à un point qui peut friser le métaphysique. Mais après tout, ne vaut-il pas mieux se poser toutes ces questions plus tôt que plus tard ? GTD a fait clairement évoluer ma vie de manière très intéressante, m’a rendu moins stressé, plus productif et plus réfléchi ; OmniFocus s’est révélé le compagnon idéal. C’est un peu le Scrivener de la productivité (et si tu suis cet endroit depuis un moment, auguste lectorat, tu sais combien c’est pour moi un compliment). Il fait assurément partie des composants qui me tiendront fermement ancré dans l’écosystème Apple et sans qui je ne m’imagine plus travailler.

Pour l’approcher correctement et accompagner ce questionnement, bien des auteurs ont écrit bien des livres, mais je ne recommanderai qu’un (dont je reparlerai), Kourosh Dini avec Creating Flow with OmniFocus, qui joue à la fois le rôle de didacticiel, référence et réflexion sur le travail et la création autour d’OmniFocus.

Dans l’intervalle, pour acquérir OmniFocus, rendez-vous ici pour la version iOS, et là pour la version Mac. De manière générale, si l’envie d’acheter cet outil (ou l’un des autres présentés sur ce site) vous vient, n’oubliez pas de passer par les liens proposés ici – vous contribuez à financer le temps passé à rédiger ces articles gratuitement. Merci !

(Et si vous avez des questions, n’hésitez pas, comme d’habitude, les commentaires sont ouverts pendant quinze jours.)

Un certain nombre d’idées présentées dans cet article sont inspirées ou prises dans l’excellent ouvrage de Kourosh Dini, Creating Flow with OmniFocus (lien affilié), dont je parle en détail ici. ↩

LD2019-06-04T20:32:14+02:00mardi 30 mai 2017|Best Of, Technique d'écriture|Commentaires fermés