Productivété (9) : une étude de cas

bermudatriangleEt voici le dernier épisode de cette série d’été sur organisation et productivité (retrouvez tous les épisodes dans l’ordre ici). Tout cela n’était qu’un tour d’horizon très sommaire ; s’il vous a sensibilisé(e) à cette problématique d’organisation et de lifehacking, il vous revient d’explorer plus avant et de tester les techniques jusqu’à trouver votre propre système. Après avoir passé en revue outils et logiciels, je propose pour terminer une mise en situation avec une étude de cas : le, heu, mien. Désolé si cette entrée semble un peu égocentrée ; il s’agit seulement de montrer une façon parmi tant d’autres de faire fonctionner tout ça. Évidemment parce que je la connais bien, cela m’a aussi été demandé, mais surtout parce que je sais d’où viennent les procrastinateurs : j’en ai fait partie autrefois, et j’ai dû me tenir la dragée haute dans mes premières années de travailleur indépendant pour arriver à atteindre mes buts, auxquels je tenais fermement, dans un délai raisonnable. Je raffine constamment ma méthode de travail et d’approche, ce qui la fait changer d’un semestre à l’autre, à mesure que les outils eux aussi se raffinent, que je comprends d’autres choses sur moi-même, que mes besoins évoluent. Par ailleurs, cette entrée n’est pas contractuelle. L’auteur se réserve le droit d’être occasionellement vidé, malade, crevé, déprimé et de dire « aaaah, fuck it » et d’aller boire une bière au bar du coin en attendent qu’une journée pourrie se termine pour redémarrer du bon pied le lendemain (ou surlendemain).

Quelques principes de base

bird_manager_cracking_whipUne date-butoir, c’est sacré. Il y a des gens qui m’attendent, qui comptent sur moi, qui ont des délais de fabrication et des intermédiaires qu’ils font travailler. Je suis en retard, je mets tout le monde dans la panade. Pas cool. Writing > work. Mon travail consiste à écrire, ou à traduire, ou à anthologiser – en fonction du contrat signé en ce moment. Le reste doit s’accommoder des intervalles libres ménagés autour de ces blocs-là. Ils sont prévus, mais ne sont pas extensibles. Life > writing. Écrire est ma vie, mais ma vie n’est pas écrire. Si cette vocation réclame un dévouement certain, elle ne doit pas prendre l’habitude d’envahir tous les aspects de mon existence au point de la réduire à une unique et interminable discussion avec Word à longueur d’année. De toute façon, tout art se nourrit de vie. Un créateur qui ne vit pas s’assèche jusqu’à devenir un petit vieux racorni qui n’a plus rien à donner que de l’aigreur, des regrets et des récriminations sur ses à-valoir trop bas. Cela n’exclut pas les coups de feu occasionnels, mais ils ne doivent pas devenir la règle. Le travail, c’est 8h par jour. Je crois qu’un piège majeur qui guette le travailleur indépendant, qui passe ses journées chez soi consiste à brouiller la différence entre travail et repos. Certes, l’écrivain travaille en un sens en permanence (ses histoires mijotent dans le fond de ses pensées, des scènes se construisent sous ses yeux aux moments les plus incongrus), mais il y a un moment pour bosser et un autre pour débrancher le cerveau, passer du temps avec ses proches, partir dans la nature ou jouer à Dishonored. Si mon activité éconpmique est saine, je ne devrais pas avoir à bosser plus de 40h par semaine en moyenne dans une année. (Je souligne : je ne devrais pas. Les réalités du monde artistique sont très souvent différentes, mais cela n’empêche pas l’objectif à long terme d’être sensé.) On n’arrive à rien sans se botter les fesses. Corollaire de la règle précédente. Il me semble que brouiller les limites entre travail et repos entraîne un étirement élastique du temps qui nuit à la productivité : d’une part le cerveau ne sait plus s’il doit cravacher ou glander, d’autre part, ainsi qu’on en a parlé avec la méthode Pomodoro, si l’existence devient un long tunnel de boulot flou, toute perspective de repos devient floue aussi et une résistance psychologique à la production s’installe. Me fixer un quota (tenable) de production par jour en sachant quelle est la durée de ce « jour » m’oblige à trouver les moyens d’être productif et intensément actif au lieu de me laisser aller sans me concentrer vraiment. Au final, je fais davantage, et mieux, dans un temps plus court. Évidemment, viennent se greffer les principes de GTD et de PK, mais qui sont là plus opérationnels que des règles de vie personnelles. Par exemple, je ne travaille que sur une histoire à la fois (nouvelle ou roman). Ça me permet de rester immergé dedans et de le voir avancer.

Ce qu’on n’ose appeler un système

Vu qu’il évolue tous les six mois, je ne prétendrais pas que j’ai un vrai système, mais disons qu’à force de lectures et d’humilité, j’ai fini par faire entrer quelques bases de méthodologie dans mon mode de pensée chaotique. (Attention, je ne blâme en rien la pensée chaotique. Je la considère au contraire comme une richesse : elle permet de réaliser des associations entre éléments qu’on croirait sans rapport, nourrit la mémoire symbolique, attaque un problème simultanément par une quantité d’aspects. Je crois que si je ne pensais pas chaotiquement, je ne pourrais pas écrire, mais si je n’avais que ce mode de fonctionnement, je serais probablement juste cinglé et inapte – et je n’écrirais pas davantage ; le chaos fournit l’énergie vitale, la méthode la façonne et la canalise.) lolcat-coffeeMes journées sont divisées simplement. Le matin, pour reprendre les paroles de Fiona McIntosh aux Imaginales (il me semble que c’était elle) je « fais l’écrivain » – je réponds aux mails, je fais coucou sur les réseaux sociaux, je poste un lolcat sur le blog, je corrige des épreuves si elles sont courtes, je passe des coups de fil s’il y a lieu, bref, je m’occupe de toutes les affaires courantes qui gravitent autour du métier mais qui ne sont pas le coeur du métier lui-même, c’est-à-dire écrire. L’après-midi est exclusivement dévouée au gros projet du moment. L’écriture, mais aussi, quand c’est le cas, traduction, anthologies, etc. Je m’organise ainsi parce que d’une part, je suis intensément monotâche, d’autre part, le matin est pour moi un lieu hostile et violent d’où je n’émerge qu’à tâtons et sans trop savoir comment. Discuter donc avec des gens, raconter des bêtises ou des préoccupations ou faire avancer tout un tas de petits trucs nécessaires est donc un excellent moyen de passer une bonne matinée (ce qui, dans ma conception de la langue française, est un parfait oxymore) en n’ayant pas besoin d’avoir la conscience aiguisée comme un Laguiole. L’après-midi, je sais que j’ai déjà fait plein de choses le matin, je suis pleinement réveillé, j’ai donc l’esprit libre pour m’isoler mentalement et faire avancer le gros projet du moment en donnant un gros coup de collier. Mon système est un hybride entre GTD et PK. Je ne prétendrai pas être impeccablement ordonné, néanmoins je m’efforce d’appliquer les préceptes de GTD : quand quelque chose entre dans mon univers, je détermine ce que c’est – faut-il agir dessus, classer, ou bien incuber pour y revenir plus tard ? (Cette dernière catégorie occupant près de 75% de mon espace sur mon bureau, le sol de mon bureau, le haut des étagères de mon bureau. Je suis un accumulateur compulsif de « hé, ça a l’air vachement intéressant »). Je limite le nombre de projets concomitants : j’ai plein de petits slots pour des choses ponctuelles le matin, mais un seul gros slot pour un gros projet d’après-midi. Un livre, une nouvelle, une relecture à la fois. Le reste est affecté à des catégories « Upcoming » (pour les projets à venir, ou temporairement arrêtés parce qu’il ne me revient pas de les faire avancer) et « Someday / Maybe » (pour ce que j’aimerais bien faire un jour). Et tous les vendredis, ma revue hebdomadaire (qui dure parfois quelques minutes seulement) me permet de recentrer les tâches en cours pour la semaine à venir et voir si je n’ai rien raté. Le set-up de base, ne JAMAIS sortir sans.

Les outils

Mobiles

La base : smartphone avec forfait 3G velu et carnet Moleskine. Complétée éventuellement par une liseuse, mais surtout par une tablette également en 3G avec un clavier Bluetooth associé pour lire et travailler dans un train ou une chambre d’hôtel. Et, en cas de long déplacement (pour un volontariat à l’étranger, par exemple), un petit ordinateur portable, bien sûr, mais assez puissant pour répondre à tous les besoins d’un tel déplacement (notamment la photo).

Applications

gqueues-davoust-listeJe m’organise principalement autour de GQueues. Je peux prendre des notes en vocal à partir du téléphone, et surtout, l’application réalise pour moi un compromis entre PK et GTD. Chaque projet est une « file » et celles-ci sont organisées en fonction de projets inactifs ou non (revenant aux catégories Ready et Doing de PK), mais aussi selon les contextes et outils particuliers recommandés par Allen (Tickler, Waiting for, etc.) Ma file « Next Actions » va piocher uniquement dans les projets actifs (« En cours ») même si j’en ai peu l’usage étant donné que ma journée est découpée de façon assez claire. Les mots-clés me servent de contextes (ce qui est toujours en cours de construction, mais je n’en ai finalement pas trop l’usage en ce moment). J’ai introduit un mot-clé spécifique, « Starred » qui est un pis-aller : cela désigne les tâches vraiment urgentes, une sorte de drapeau rouge concernant ce qui doit être fait toutes affaires cessantes. Je n’en ai pas l’usage d’habitude (et ne devrais pas) mais, quand tout prend feu d’un coup, « Starred » me permet d’avoir une vue d’ensemble sur ce qui doit être fait là, dans les deux jours à venir, sans quoi le ciel me tombera sur la tête. Un mot sur « Checklists et process » : une recommandation faite en passant dans GTD, mais au demeurant fort utile. Des situations semblables se reproduisent fréquemment (pour ma part, par exemple, aller en salon littéraire, en volontariat, en mer, etc.). J’ai donc des « checklists » génériques correspondant à ces situations, ce qui m’évite de repenser à chaque fois à tout ce que je dois prévoir et d’en oublier régulièrement la moitié. Bien sûr, les tâches associées à une date-butoir m’envoient un rappel dans mon courriel, dont l’infrastructure est gérée par GMail, avec un ActiveInbox configuré d’une façon similaire à mon GQueues. (Je ne peux plus imaginer le courriel sans AIB.) Ces deux outils suffisent à conserver la trace « maîtresse » de tous mes projets en cours. Par contre, toutes les réflexions, mises à plat, décisions se font à l’écrit, avec un bon vieux papier et un crayon. Enfin, le stockage des idées ou des documents de référence sur les univers, livres etc. se fait sous OneNote, dont j’ai déjà dit tout le bien que je pense. Évidemment, encore une fois, tout cela évolue régulièrement. Je suis dans une phase de redécouverte d’Evernote dont la capacité à tout capturer me séduit beaucoup, notamment pour les idées d’écriture. Mon problème consiste à retrouver dedans ce que j’y ai mis, ce qui revient à trouver un mode de classement intelligent, et c’est un chantier à part entière.

C’est la rentrée

Ainsi s’achève cette série estivale d’articles sur les systèmes modernes de productivité personnelle. Peut-être, honnêtement, un sujet un peu trop vaste pour neuf pauvres articles, même longs. Je veux dire, des gens gagnent leur vie en écrivant des livres et en donnant des séminaires sur le sujet : résumer la question en une vingtaine de pages tenait probablement de la gageure. Néanmoins, cette découverte (qui se poursuit toujours) m’a tant apporté au fil des ans au niveau de l’efficacité, de la réalisation et du choix des projets que je tenais à partager ces quelques pistes à ceux et celles que la démarche pourrait intéresser. Les deux regrets que j’entends le plus de la part des jeunes auteurs sont le manque de temps et d’organisation. Ce genre de système et d’inventaire aide à effectuer le tri de ce qui est vraiment important et, à partir de là, donne les armes pour atteindre les buts qu’on se fixe. Il est nécessaire d’avoir l’énergie et la volonté, mais ce sont des denrées précieuses et parfois rares ; du coup, disposer d’une organisation simple et efficace permet justement de les économiser… et de les consacrer à des fins réellement utiles : créer, et agir. Et toi, auguste lectorat, comment travailles-tu, et avec quoi ?
2018-07-17T14:17:56+02:00mercredi 28 août 2013|Technique d'écriture|3 Commentaires

Productivété (3) : Zen to Done et Personal Kanban, trier et réduire la charge

(Retrouvez tous les articles de l’été sur organisation et productivité ici.) 
Image trouvée sur le Keep-Calm 'o Matic - comment se fait-il que je découvre seulement ce site maintenant ?

Image trouvée sur le Keep-Calm ‘o Matic – comment se fait-il que je découvre seulement ce site maintenant ?

La semaine dernière, nous avons parlé en détail du poids lourd des méthodes de productivité, Getting Things Done (GTD). Bien que GTD ait constitué une véritable révolution dans l’organisation personnelle, le système prête le flanc à certaines critiques, dont : un manque de hauteur de vision (ce à quoi Allen répond presque dans Tout accomplir sans effort) et des difficultés dans le choix des tâches et l’établissement des priorités. Allen stipule que le contexte et la hauteur de vision conférée par l’inventaire total de ce que l’on a à faire suffisent à donner cette clarté de décision. Je ne suis pas d’accord (et je ne suis pas le seul). Pour peu qu’on soit complétiste, obsessionnel-compulsif ou même un procrastinateur qui évite de s’atteler aux tâches vraiment difficiles, on peut parfaitement se noyer devant l’ampleur et la multiplicité des choses à faire (ce que vos commentaires de la semaine dernière confirment). À moins d’une discipline d’airain, GTD ne suffit pas ici. Heureusement, d’autres ont réfléchi à la question, et ont une réponsee à fournir, simple et élégante, qui tourne autour d’une seule idée, à graver en lettres de feu :

Limiter à tout moment le nombre de travaux en cours.

L’idée paraît évidente, et pourtant. Nous avons tous une tendance à nous croire multi-tâches, or, nous savons que c’est une illusion et qu’au contraire, cela réduit notre efficacité en plus de représenter un potentiel mécanisme de fuite. Nous pensons qu’en oeuvrant sur plusieurs fronts à la fois, nous effectuons davantage de choses. Mais c’est archi-faux. Notre énergie est une sorte de débit d’eau continu, et nos projets sont des récipients. Une fois le récipient plein, le projet est terminé. Nous pouvons diviser ce débit en trois ou quatre réservoirs, personnels et/ou professionnels, ou bien en quinze, vingt, trente récipients. Plus nous nous dispersons, plus le débit se réduit, jusqu’au point où le remplissage devient indétectable, ce qui nous démoralise parce que plus rien n’avance. La machine est grippée. Les hyperactifs peut éprouver une forte résistance à l’idée de réduire le nombre de travaux en cours. Quoi ? Faire moins de choses ? Mais non ! La vie est si riche, l’univers si vaste, je dois tout faire en même temps, c’est à moi d’avoir l’énergie d’avancer ! Illusion que tout cela. J’étais (et je reste dans une certaine mesure) ce genre d’hyperactif, mais je peux témoigner qu‘il est plus efficace et encourageant de terminer quelque chose dans un délai raisonnable, en y consacrant son énergie, puis de passer au projet suivant, plutôt que de jongler avec dix torches enflammées à la fois. L’une d’elles vous retombera sur la tête, c’est une certitude. Les deux systèmes cités dans le titre de cet article viennent donc compléter GTD, soit activement, soit s’installer en parallèle : Zen To Done et Personal Kanban.

Zen To Done

poweroflessZTD est l’acronyme employé par Leo Babauta, un fervent tenant du principe que « moins, c’est plus » (less is more). Il recommande de faire l’inventaire de ce que l’on cherche réellement à accomplir, puis de limiter drastiquement le nombre de tâches journalières et hebdomadaires, partant du principe que, de toute façon, vous n’arriverez pas à faire plus, mais que ce que vous vous êtes fixé, vous devez le faire. Comme dit précédemment, cette limite peut sembler drastique de prime abord, mais la pratiquer est profondément instructif. Non, limiter le travail en cours ne conduit pas à faire moins, mais à faire plus sur le long terme. Les récipients des projets se remplissent plus vite, ce qui donne le moral et permet de les considérer terminés dans un délai réaliste, ce qui donne l’occasion d’avancer sur autre chose au lieu d’éprouver ce flou vague et cette culpabilité d’avoir d’innombrables choses à faire qui empoisonnent nos vies. Il résume tous ses principes dans un livre court (comme il se doit), The Power of Less (non traduit, mais d’un anglais facile), qui sera la lecture de choix et la seule à vraiment faire. Pour les irréductibles de GTD, il propose un « patch » plus spécifique dans le livre Zen to Done. Enfin, son blog, Zen Habits, est un énorme succès et propose déjà beaucoup de contenu librement accessible.

Personal Kanban

Ma dernière découverte et, à mon sens, le complément idéal d’un GTD patché en ZTD. (Oui, ça devient complexe, mais j’avais précisé en intro que ces systèmes doivent s’apprivoiser, que nul ne détient la vérité ultime, et qu’il faut les adapter à soi.) Le kanban personnel vient du monde de l’industrie automobile. Pour ré-impliquer ses ouvriers dans leur travail et améliorer la qualité des produits, un certain Taiichi Ohno, alors cadre chez Toyota, eut l’idée de jouer la complète transparence en exposant à tous l’avancée des travaux dans chaque domaine sur un grand panneau d’affichage (un kanban). Chacun, en voyant à quoi il contribuait, et quels étaient les objectifs de chaque département, s’est senti davantage concerné par sa tâche, et Toyota améliora ses produits, sa réactivité, sa communication au sein de l’entreprise et son atmosphère générale. Le kanban personnel est une adaptation de cette technique à soi. Les deux règles sont :
  1. Visualiser le travail à faire
  2. Limiter les travaux en cours (sounds familiar ?)
En plus, c’est ludique. L’idée de base consiste à prendre un grand tableau effaçable et à coller les tâches à faire sur des post-its. Tracez trois colonnes, « Prêt », « En cours » et « Fini ». Déplacez les post-its d’une colonne à l’autre à mesure que vous avancez. Ça semble basique ? Ça l’est. Mais il y a une astuce : comme chez Babauta, il est interdit d’avoir plus de 3 (ou 4, ou 2) post-its à la fois dans la colonne « En cours ». Les adeptes du PK prônent l’analogie entre énergie et débit avancée ci-dessus. Nos activités ne sont pas un jeu de cubes ou de Tetris où tout doit rentrer au millimètre, c’est un flow, un flux plus ou moins constant, plus ou moins tendu. Notre vie ressemble à une autoroute : en-dessous de 75% de circulation, tout va bien, mais davantage, c’est très rapidement la congestion. Nul ne peut remplir sa vie à 100%. Il nous faut un peu de marge, de mou. Il faut être fluide, et les deux clés sont : visualisation et limiter les tâches en cours. Notons avec beaucoup d’appréciation que le PK est par nature fluide. Contrairement à GTD et même ZTD qui donnent beaucoup de systèmes et de méthodes, PK ne donne que les deux ci-dessus. Le reste est à adapter, personnaliser, en fonction des besoins. Il existe un livre en français sur cette méthode que je n’ai pas lu et ne peux donc commenter (mais je le signale pour les anglophobes). Honnêtement, le livre anglais est plutôt dispensable. PK misant tout sur la fluidité et l’adaptation, on tirera autant de profit en lisant le site web dédié, qui propose même une série d’articles pour concilier GTD et PK

Et pour l’écriture ?

Un peu comme pour GTD, ces principes n’aident pas directement à l’écriture, même s’ils mettent l’accent sur une vérité importante : les projets artistiques sont longs par nature, et pour les conduire à terme, il semble préférable de limiter leur nombre. Les autres peuvent être notés, parqués à part, pour être attaqués dans un second temps. L’effet magique de ZTD / PK se situe dans leur doctrine principale : limiter les tâches simultanées. Plus encore que l’inventaire proposé par GTD, cette restriction du nombre de fers que l’on conserve au feu est un prélude indispensable à libérer énergie et disponibilité pour écrire un roman en ayant une vie à côté. L’écriture est une de cette poignée de priorités que vous décidez de conserver à un moment donné. Le reste ne rentrera pas dans l’inventaire, en tout cas pas avant d’avoir fini ce livre-là. C’est comme ça, c’est un choix qu’il faut consciemment faire. Mais, à terme, vous serez plus efficace au lieu de vous disperser, vous aurez un livre terminé, et vous pourrez attaquer les autres projets qui vous attendent avec la même énergie et la libération d’avoir accompli des choses.
2014-08-05T15:18:27+02:00lundi 15 juillet 2013|Best Of, Technique d'écriture|10 Commentaires