Productivété (9) : une étude de cas

Et voici le dernier épisode de cette série d’été sur organisation et productivité (retrouvez tous les épisodes dans l’ordre ici). Tout cela n’était qu’un tour d’horizon très sommaire ; s’il vous a sensibilisé(e) à cette problématique d’organisation et de lifehacking, il vous revient d’explorer plus avant et de tester les techniques jusqu’à trouver votre propre système.

Après avoir passé en revue outils et logiciels, je propose pour terminer une mise en situation avec une étude de cas : le, heu, mien. Désolé si cette entrée semble un peu égocentrée ; il s’agit seulement de montrer une façon parmi tant d’autres de faire fonctionner tout ça. Évidemment parce que je la connais bien, cela m’a aussi été demandé, mais surtout parce que je sais d’où viennent les procrastinateurs : j’en ai fait partie autrefois, et j’ai dû me tenir la dragée haute dans mes premières années de travailleur indépendant pour arriver à atteindre mes buts, auxquels je tenais fermement, dans un délai raisonnable.

Je raffine constamment ma méthode de travail et d’approche, ce qui la fait changer d’un semestre à l’autre, à mesure que les outils eux aussi se raffinent, que je comprends d’autres choses sur moi-même, que mes besoins évoluent. Par ailleurs, cette entrée n’est pas contractuelle. L’auteur se réserve le droit d’être occasionellement vidé, malade, crevé, déprimé et de dire « aaaah, fuck it » et d’aller boire une bière au bar du coin en attendent qu’une journée pourrie se termine pour redémarrer du bon pied le lendemain (ou surlendemain).

Quelques principes de base

Une date-butoir, c’est sacré. Il y a des gens qui m’attendent, qui comptent sur moi, qui ont des délais de fabrication et des intermédiaires qu’ils font travailler. Je suis en retard, je mets tout le monde dans la panade. Pas cool.

Writing > work. Mon travail consiste à écrire, ou à traduire, ou à anthologiser – en fonction du contrat signé en ce moment. Le reste doit s’accommoder des intervalles libres ménagés autour de ces blocs-là. Ils sont prévus, mais ne sont pas extensibles.

Life > writing. Écrire est ma vie, mais ma vie n’est pas écrire. Si cette vocation réclame un dévouement certain, elle ne doit pas prendre l’habitude d’envahir tous les aspects de mon existence au point de la réduire à une unique et interminable discussion avec Word à longueur d’année. De toute façon, tout art se nourrit de vie. Un créateur qui ne vit pas s’assèche jusqu’à devenir un petit vieux racorni qui n’a plus rien à donner que de l’aigreur, des regrets et des récriminations sur ses à-valoir trop bas. Cela n’exclut pas les coups de feu occasionnels, mais ils ne doivent pas devenir la règle.

Le travail, c’est 8h par jour. Je crois qu’un piège majeur qui guette le travailleur indépendant, qui passe ses journées chez soi consiste à brouiller la différence entre travail et repos. Certes, l’écrivain travaille en un sens en permanence (ses histoires mijotent dans le fond de ses pensées, des scènes se construisent sous ses yeux aux moments les plus incongrus), mais il y a un moment pour bosser et un autre pour débrancher le cerveau, passer du temps avec ses proches, partir dans la nature ou jouer à Dishonored. Si mon activité éconpmique est saine, je ne devrais pas avoir à bosser plus de 40h par semaine en moyenne dans une année. (Je souligne : je ne devrais pas. Les réalités du monde artistique sont très souvent différentes, mais cela n’empêche pas l’objectif à long terme d’être sensé.)

On n’arrive à rien sans se botter les fesses. Corollaire de la règle précédente. Il me semble que brouiller les limites entre travail et repos entraîne un étirement élastique du temps qui nuit à la productivité : d’une part le cerveau ne sait plus s’il doit cravacher ou glander, d’autre part, ainsi qu’on en a parlé avec la méthode Pomodoro, si l’existence devient un long tunnel de boulot flou, toute perspective de repos devient floue aussi et une résistance psychologique à la production s’installe. Me fixer un quota (tenable) de production par jour en sachant quelle est la durée de ce « jour » m’oblige à trouver les moyens d’être productif et intensément actif au lieu de me laisser aller sans me concentrer vraiment. Au final, je fais davantage, et mieux, dans un temps plus court.

Évidemment, viennent se greffer les principes de GTD et de PK, mais qui sont là plus opérationnels que des règles de vie personnelles. Par exemple, je ne travaille que sur une histoire à la fois (nouvelle ou roman). Ça me permet de rester immergé dedans et de le voir avancer.

Ce qu’on n’ose appeler un système

Vu qu’il évolue tous les six mois, je ne prétendrais pas que j’ai un vrai système, mais disons qu’à force de lectures et d’humilité, j’ai fini par faire entrer quelques bases de méthodologie dans mon mode de pensée chaotique. (Attention, je ne blâme en rien la pensée chaotique. Je la considère au contraire comme une richesse : elle permet de réaliser des associations entre éléments qu’on croirait sans rapport, nourrit la mémoire symbolique, attaque un problème simultanément par une quantité d’aspects. Je crois que si je ne pensais pas chaotiquement, je ne pourrais pas écrire, mais si je n’avais que ce mode de fonctionnement, je serais probablement juste cinglé et inapte – et je n’écrirais pas davantage ; le chaos fournit l’énergie vitale, la méthode la façonne et la canalise.)

Mes journées sont divisées simplement. Le matin, pour reprendre les paroles de Fiona McIntosh aux Imaginales (il me semble que c’était elle) je « fais l’écrivain » – je réponds aux mails, je fais coucou sur les réseaux sociaux, je poste un lolcat sur le blog, je corrige des épreuves si elles sont courtes, je passe des coups de fil s’il y a lieu, bref, je m’occupe de toutes les affaires courantes qui gravitent autour du métier mais qui ne sont pas le coeur du métier lui-même, c’est-à-dire écrire. L’après-midi est exclusivement dévouée au gros projet du moment. L’écriture, mais aussi, quand c’est le cas, traduction, anthologies, etc. Je m’organise ainsi parce que d’une part, je suis intensément monotâche, d’autre part, le matin est pour moi un lieu hostile et violent d’où je n’émerge qu’à tâtons et sans trop savoir comment. Discuter donc avec des gens, raconter des bêtises ou des préoccupations ou faire avancer tout un tas de petits trucs nécessaires est donc un excellent moyen de passer une bonne matinée (ce qui, dans ma conception de la langue française, est un parfait oxymore) en n’ayant pas besoin d’avoir la conscience aiguisée comme un Laguiole. L’après-midi, je sais que j’ai déjà fait plein de choses le matin, je suis pleinement réveillé, j’ai donc l’esprit libre pour m’isoler mentalement et faire avancer le gros projet du moment en donnant un gros coup de collier.

Mon système est un hybride entre GTD et PK. Je ne prétendrai pas être impeccablement ordonné, néanmoins je m’efforce d’appliquer les préceptes de GTD : quand quelque chose entre dans mon univers, je détermine ce que c’est – faut-il agir dessus, classer, ou bien incuber pour y revenir plus tard ? (Cette dernière catégorie occupant près de 75% de mon espace sur mon bureau, le sol de mon bureau, le haut des étagères de mon bureau. Je suis un accumulateur compulsif de « hé, ça a l’air vachement intéressant »). Je limite le nombre de projets concomitants : j’ai plein de petits slots pour des choses ponctuelles le matin, mais un seul gros slot pour un gros projet d’après-midi. Un livre, une nouvelle, une relecture à la fois. Le reste est affecté à des catégories « Upcoming » (pour les projets à venir, ou temporairement arrêtés parce qu’il ne me revient pas de les faire avancer) et « Someday / Maybe » (pour ce que j’aimerais bien faire un jour). Et tous les vendredis, ma revue hebdomadaire (qui dure parfois quelques minutes seulement) me permet de recentrer les tâches en cours pour la semaine à venir et voir si je n’ai rien raté.

Les outils

Mobiles

La base : smartphone avec forfait 3G velu et carnet Moleskine. Complétée éventuellement par une liseuse, mais surtout par une tablette également en 3G avec un clavier Bluetooth associé pour lire et travailler dans un train ou une chambre d’hôtel. Et, en cas de long déplacement (pour un volontariat à l’étranger, par exemple), un petit ordinateur portable, bien sûr, mais assez puissant pour répondre à tous les besoins d’un tel déplacement (notamment la photo).

Applications

Je m’organise principalement autour de GQueues. Je peux prendre des notes en vocal à partir du téléphone, et surtout, l’application réalise pour moi un compromis entre PK et GTD. Chaque projet est une « file » et celles-ci sont organisées en fonction de projets inactifs ou non (revenant aux catégories Ready et Doing de PK), mais aussi selon les contextes et outils particuliers recommandés par Allen (Tickler, Waiting for, etc.)

Ma file « Next Actions » va piocher uniquement dans les projets actifs (« En cours ») même si j’en ai peu l’usage étant donné que ma journée est découpée de façon assez claire. Les mots-clés me servent de contextes (ce qui est toujours en cours de construction, mais je n’en ai finalement pas trop l’usage en ce moment). J’ai introduit un mot-clé spécifique, « Starred » qui est un pis-aller : cela désigne les tâches vraiment urgentes, une sorte de drapeau rouge concernant ce qui doit être fait toutes affaires cessantes. Je n’en ai pas l’usage d’habitude (et ne devrais pas) mais, quand tout prend feu d’un coup, « Starred » me permet d’avoir une vue d’ensemble sur ce qui doit être fait là, dans les deux jours à venir, sans quoi le ciel me tombera sur la tête.

Un mot sur « Checklists et process » : une recommandation faite en passant dans GTD, mais au demeurant fort utile. Des situations semblables se reproduisent fréquemment (pour ma part, par exemple, aller en salon littéraire, en volontariat, en mer, etc.). J’ai donc des « checklists » génériques correspondant à ces situations, ce qui m’évite de repenser à chaque fois à tout ce que je dois prévoir et d’en oublier régulièrement la moitié.

Bien sûr, les tâches associées à une date-butoir m’envoient un rappel dans mon courriel, dont l’infrastructure est gérée par GMail, avec un ActiveInbox configuré d’une façon similaire à mon GQueues. (Je ne peux plus imaginer le courriel sans AIB.) Ces deux outils suffisent à conserver la trace « maîtresse » de tous mes projets en cours. Par contre, toutes les réflexions, mises à plat, décisions se font à l’écrit, avec un bon vieux papier et un crayon. Enfin, le stockage des idées ou des documents de référence sur les univers, livres etc. se fait sous OneNote, dont j’ai déjà dit tout le bien que je pense.

Évidemment, encore une fois, tout cela évolue régulièrement. Je suis dans une phase de redécouverte d’Evernote dont la capacité à tout capturer me séduit beaucoup, notamment pour les idées d’écriture. Mon problème consiste à retrouver dedans ce que j’y ai mis, ce qui revient à trouver un mode de classement intelligent, et c’est un chantier à part entière.

C’est la rentrée

Ainsi s’achève cette série estivale d’articles sur les systèmes modernes de productivité personnelle. Peut-être, honnêtement, un sujet un peu trop vaste pour neuf pauvres articles, même longs. Je veux dire, des gens gagnent leur vie en écrivant des livres et en donnant des séminaires sur le sujet : résumer la question en une vingtaine de pages tenait probablement de la gageure. Néanmoins, cette découverte (qui se poursuit toujours) m’a tant apporté au fil des ans au niveau de l’efficacité, de la réalisation et du choix des projets que je tenais à partager ces quelques pistes à ceux et celles que la démarche pourrait intéresser. Les deux regrets que j’entends le plus de la part des jeunes auteurs sont le manque de temps et d’organisation. Ce genre de système et d’inventaire aide à effectuer le tri de ce qui est vraiment important et, à partir de là, donne les armes pour atteindre les buts qu’on se fixe. Il est nécessaire d’avoir l’énergie et la volonté, mais ce sont des denrées précieuses et parfois rares ; du coup, disposer d’une organisation simple et efficace permet justement de les économiser… et de les consacrer à des fins réellement utiles : créer, et agir.

Et toi, auguste lectorat, comment travailles-tu, et avec quoi ?

LD2018-07-17T14:17:56+02:00mercredi 28 août 2013|Technique d'écriture|3 Commentaires

Productivété (8) : Gestionnaires de tâches et outils de productivité, l’inventaire à la Prévert

(Retrouvez tous les articles de l’été sur organisation et productivité ici.)

(Annonce de service : En raison de l’incompétence de Nerim, je vais migrer le serveur sous peu. Évitez de m’envoyer des courriels ce week-end, car leur réception ne sera pas garantie.)

Bien ! Nous sommes bardés de nouveaux principes de productivité, nous avons les outils qui vont bien, il est temps de faire converger tout ça avec les applications qui soutiendront le système, afin de hurler :

Les principes de base

Il y a une foule d »applications de productivité, de prise de notes, de gestion de listes et, si j’en ai testé une bonne quantité, il est impossible de les essayer convenablement toutes. D’autre part, certaines nécessitent d’être écartées de prime abord parce qu’elles ne remplissent pas un certain cahier des charges minimal, que l’on définira comme suit :

Flexibilité (pour s’adapter à divers usages et répondre à des scénarios inhabituels)
Réactivité (on refusera d’attendre une seconde entière que chaque action soit prise en compte)
Compatibilité avec les grands principes de GTD (utilisation de contextes, rassemblement en projets…)
Présence d’une appli mobile digne de ce nom
… qu’on peut utiliser hors connexion

Quand il s’agit d’organiser ses projets, on rencontre principalement deux écoles :

Les tenants des grosses applications à tout faire. En général, ces utilisateurs s’organisent déjà bien naturellement et n’ont pas besoin d’une structure très rigide pour mettre leurs idées en ordre, il leur faut juste un outil polyvalent qui serve de point d’eau.
Les tenants des applications spécialisées. Soit par goût technologique ou parce que, laissés à eux-mêmes, ces utilisateurs détiennent un don entropique qui transforme rapidement toute organisation en bazar aussi créatif que dantesque, il s’agit là d’utiliser des outils conçus spécifiquement pour gérer les choses à faire, les listes de courses, les idées de projets. (Je crains d’appartenir à cette population – surtout pour le don entropique.)

Les outils spécialisés

Il y a autant d’applications étiquetées « GTD » que de grains de sable sur la plage de Solenzara, et la concurrence est donc rude. Finalement, il n’est pas tant question d’avoir une application qui se réclame de GTD qu’un programme qui soit assez puissant et flexible pour pouvoir, moyennant un peu d’organisation, recréer le type d’organisation que son utilisateur souhaite.

Mon palmarès personnel est donc :

3. Nozbe

Nozbe est la rolls du gestionnaire de projet à la GTD : suivant scrupuleusement ses principes, sans les imposer et sachant rester flexible, avec un blog véritablement pédagogique montrant pas à pas comment appliquer la méthode d’Allen à l’application. Nozbe s’interface aussi avec Dropbox et Evernote, permet de sauvegarder des notes, communique avec les grandes applications du marché. En fait, son seul défaut est son prix : le plan gratuit ne permet de suivre que 5 projets, ce qui est largement trop peu, et le premier plan payant est à 10 € par mois, ce qui représente une sacrée somme. Néanmoins, pour les indépendants, la dépense peut se justifier.

2. Remember the Milk

RTM, pour les intimes, est une des meilleures applications visant à garder la trace de listes de choses à faire. Elle n’a pas de lien avec GTD, mais dispose d’options (contextes et mots-clés) qui permettront à l’utilisateur d’émuler le système. Son interface est intuitive est réactive, et cache quantité de fonctionnalités pour les utilisteurs pointus : on appréciera en particulier la recherche dans les tâches à l’aide d’une syntaxe puissante, qui permet de constituer des listes « custom » (Que puis-je faire en moins de 15 minutes à la maison ?) et leur saisie rapide sur smartphone ou le web à l’aide de raccourcis permettant d’affecter à une tâche sa durée, son contexte, etc. en une seule saisie.

1. GQueues

Peu connu du public mais mon préféré, GQueues organise les tâches en « files d’attente » qui mélange le meilleur de GTD et du Kanban. Les files (qui peuvent désigner des projets, par exemple) sont aisément regroupables en groupes, pour désigner les projets actifs ou non, ou bien les tâches « Ready » et « Doing » d’un Kanban. Un système de mots-clés permet d’attribuer des contextes à chaque tâche, et l’application fournit des « files intelligentes » extrayant par exemple la première action de chaque file pour se constituer une liste de prochaines actions. L’application mobile est minimale mais fonctionne sans accroc, et s’interface même avec la reconnaissance vocale de Google.

Les outils génériques

Rien n’empêche de garder la trace de ses travaux avec une version mobile d’un traitement de texte ; là, c’est à chacun de trouver le système et l’outil avec lequel il se sent à l’aise. Toutefois, deux applications bien particulières, dédiées à la prise de notes, s’avèrent particulièrement intéressantes dans ce contexte.

OneNote

Mon chouchou pour écrire, organiser le plan d’un livre et conserver toutes les informations relatives à un univers grâce à son interface claire et son organisation de données qui s’apparente réellement à la construction d’un wiki personnel. Et s’il peut conserver ce genre de données, alors il peut aussi garder la trace d’un système de productivité personnel type GTD. Néanmoins, quelques obstacles rendent pour moi cette solution maladroite : l’application mobile est lente, l’interface lourde (on sent que OneNote a été conçu pour les ordinateurs et non les terminaux mobiles), et il est impossible d’attacher un rappel à une note. Pour mémoire, OneNote est intégré aux suites Microsoft Office depuis la version 2003.

Evernote

Evernote, on l’aime ou on le quitte. Fondé sur le concept très puissant de la prise de notes en toute circonstance, Evernote a pour but de construire une base de données personnelle de toutes les informations de l’existence, en provenance de quelque média que ce soit : une photo d’une carte de visite prise par le smartphone ; un courriel d’importance ; une page web ou une citation sauvée d’un clic de bouton : tout cela se retrouve au chaud dans Evernote, prêt à être ressorti à l’aide d’un module de recherche rapide et puissant. Evernote propose un véritable écosystème d’applications qui en font un des outils les plus puissants et les mieux conçus du marché.

Problème, son modèle d’organisation des données (fondé principalement sur des mots-clés et des recherches, et non en une présentation synthétique) rend l’apprivoisement de la bête difficile pour ceux qui ont tendance à penser encore comme avec du papier (chaque élément dans un dossier). Bien des utilisateurs (dont votre serviteur) avouent ne pas arriver à se faire à ce modèle d’organisation. Pourtant, l’idée est séduisante : tout capturer au vol et tout stocker au même endroit sans y accorder davantage d’attention que la rapide attribution d’un mot-clé. Evernote vaut vraiment le coup d’être essayé sérieusement, et j’y reviens moi-même une fois tous les ans en essayant de comprendre comment en tirer parti.

Le fourre-tout des softs utiles

Chacun a quantité de petits outils ou d’astuces qu’il a découvert et dont il ne peut plus se passer ; sans rêver faire un tour d’horizon de ces petits hacks, il semble que cet inventaire peut être complété par quelques applications reposant sur de bonnes idées.

Pocket (autrefois Read Me Later)

Marre de ces 150 onglets de navigateur ouverts à la fois ? De tous ces articles qui vous semblent intéressants mais que vous n’avez jamais le temps de lire ? Pocket est la solution, fondée sur une idée aussi simple que puissante. On installe l’application sur le terminal mobile et dans le navigateur. Dès qu’un article semble intéressant dans le navigateur, un clic sur l’extension sauve la page dans une liste de lecture qu’on peut ensuite retrouver sur le terminal mobile, prêt à être lue lors des minutes perdues dans le métro, dans les files d’attente, etc. Particulièrement efficace pour réduire la procrastination, puisqu’on n’a plus de raison de lire tous ces articles intéressants sur l’ordinateur au lieu de bosser.

Sauvegarde automatique des photos

C’est une astuce présente depuis longtemps sur les smartphones mais rarement connue : il est possible de configurer Dropbox, ou Google+, pour sauvegarder automatiquement toutes les photos prises par le téléphone. Envie de conserver une page entière d’un livre vu à la bibliothèque ? Dégainez le téléphone, prenez la page en photo, activez la 3G et la page vous attendra bien au chaud sur votre Dropbox chez vous à votre retour.

Flux RSS

Google Reader est moooort. Google ne croit plus au RSS, ce protocole qui permet de recevoir automatiquement une notification à chaque fois qu’un nouveau contenu est publié sur un site donné, car, selon la firme de Mountain View (comme on dit quand on est journaliste et qu’on ne sait pas comment éviter une répétition), le public reçoit aujourd’hui ses informations principalement par les réseaux sociaux. Et c’est bien dommage, car le RSS est un protocole ouvert ; d’autre part, nous avons très longuement disserté du caractère fragmentaire de cette « information » dans le cas de Facebook. Toutefois, de nombreuses applications de lecture ont pris la suite, trop pour être citées. Je suis pour ma part passé chez Feedly, qui propose un service adéquat et une application mobile convenable.

Les logiciels d’écriture spécialisés

Ce n’est pas dans le coeur du sujet mais puisqu’on parle d’applications, c’est le bon moment pour rappeler ce petit inventaire des logiciels d’écriture réalisé il y a deux ans mais qui reste globalement d’actualité.

En conclusion

Inventaire à la Prévert, nous disions, hein ? Eh bah voilà. C’est toujours la même chose : ces éléments ne sont que de premières pistes, la construction d’un système efficace et taillé à vos besoins doit se faire par l’expérimentation, le test des applications, la réflexion sur votre façon de travailler, ce qui ne peut être qu’intéressant à long terme… tant que cela ne devient pas une forme raffinée de procrastination.

Cet article est probablement le plus incomplet de la série (un vrai tour d’horizon représenterait l’écriture de plusieurs manuels). Aussi, auguste lectorat, c’est le moment de t’aider toi-même : si tu as un programme chouchou à faire découvrir à la communauté, un hack trop puissant dont tu es suprêmement fier, fais-en part pour qu’on en profite tous.

La semaine prochaine concluera cette série d’été par une étude de cas fonctionnelle : nous disséquerons ensemble le système d’un utilisateur lambda… à savoir, ô auguste lectorat, ton humble serviteur.

LD2018-07-17T14:18:21+02:00jeudi 22 août 2013|Technique d'écriture|8 Commentaires

Productivété (7) : les outils de base, vivre dans le nuage

(Retrouvez tous les articles de l’été sur organisation et productivité ici.)

OK, maintenant, on se rapproche de plus en plus de la pratique. Avant d’aborder en détail les outils directement liés à l’organisation et aux systèmes comme GTD, nous allons passer en revue les principes des outils « génériques » qui semblent indispensables afin que la technologie travaille pour soi et non l’inverse.

Des principes de base

Voici ce que la technologie apporte (ou que l’on peut attendre d’elle) :

Qu’elle nous rappelle ce que l’on ne veut pas avoir à se rappeler (rendez-vous…)
Qu’elle note et sauvegarde de façon sûre ce qui nous vient en tête
Qu’elle conserve et fournisse les informations usuelles importantes (contacts)
Qu’elle nous permette de tirer avantage de chaque moment libre (à glander dans une file d’attente) (si on le souhaite)
Qu’elle tienne prêtes les informations concernant les projets en cours et en prenne soin
… sans employer une myriade d’outils.

Cela se fait aujourd’hui avec l’emploi massif du cloud, ou nuage. Pour ceux qui ont passé les trois dernières années dans une cave de Plan-de-Cuques, le cloud est une forme de stockage de données décentralisée : elles deviennent accessibles par le Net, et tout changement apporté à celles-ci se trouve répercuté sur tous les terminaux qui s’en servent. Plus besoin de transporter le rapport Cofredip sur une disquette 5″1/4, la dernière version est accessible de n’importe quel terminal autorisé.

On ne peut toutefois compter sur une connexion permanente au Net ; on considérera qu’une version locale, ou hors-ligne, de toute application sera indispensable avant de considérer sérieusement un service.

Ne faites pas votre mijaurée…

… ouvrez un compte Google.

Oui, Google mange nos enfants et achète le Norfolk pour y cultiver du paprika, mais il y a une raison, c’est qu’ils fournissent les services les plus efficaces et les mieux conçus qui soient dans le cloud. Un compte Google vous offre, à tout le moins :

Un agenda employant les formats standard, synchronisé avec votre smartphone (Android, ça va de soi), qui vous envoie tous les rappels que vous voulez
Un courriel accessible de partout, avec un espace de stockage pharaonique, sans même nécessiter de changer d’adresse
Et aussi :
- Une application de gestion de tâches (Google Tasks) suffisante pour des besoins de base (… mais il y a mieux, on verra ça la semaine prochaine)
- Une application de prises de notes (Google Keep)… rudimentaire (trop)
- Un outil de stockage de fichiers dans le cloud, Drive… auquel on préférera Dropbox !

GMail est en soi une plate-forme si puissante qu’elle nécessite un mot à part entière : il existe des knowledge workers qui font tout, absolument tout, depuis GMail, même gérer leurs tâches. Devenir un pro et maintenir son inbox à zéro nécessiterait un article en soi (… que je n’écrirai pas parce que je peine chroniquement à tenir le rythme de mon courriel et qu’on ne va pas se moquer du monde) mais, s’il existe une seule raison de passer sous GMail, c’est ActiveInbox. Ce plugin freemium incorpore un véritable flux de travail à la GTD dans GMail : chaque courriel est traité selon qu’il nécessite une action, urgente ou pas, qu’il attende une réponse, et il est possible de demander à AIB de ressortir un certain message à une date donnée. Le courriel se transforme en véritable assistant personnel à l’aide de scénarios, très simples à définir, comme : « J’ai demandé une information dans ce message, si je n’ai pas de réponse d’ici dix jours, ressors-le-moi pour que je relance. » Dans l’intervalle, le message disparaît et on peut sereinement l’oublier pour passer à autre chose.

Mon Activeinbox, configuré selon mon goût actuel.

Notons que GMail se synchronise aussi avec les applications de gestion de courrier comme Thunderbird, et propose un mode hors-ligne aux utilisateurs de Chrome.

Il existe bien sûr d’autres solutions que Google, qu’adopteront ceux que la firme rebute (et on peut les comprendre). Cependant, cela nécessite des compétences en informatique largement supérieures à cette solution clé en main, et si nous sommes une auguste communauté, je ne pars pas ici du principe que tout le monde biberonne EMACS depuis la naissance. N’hésitez toutefois pas à partager vos propres solutions en commentaires.

Stockage de fichiers

Le stockage en ligne est la grande mode et la guerre des tarifs fait rage. Toutefois, tous les services ne sont pas égaux. Certains proposent de stocker les fichiers en ligne et d’y accéder d’un navigateur ; cependant, depuis Dropbox, on ne saurait considérer sérieusement ce genre d’offre sans synchronisation automatique et copie locale des données. Voici ce qu’on doit attendre d’un service de stockage dans le cloud :

Rapidité, sécurité des données
Stockage local des fichiers aussi bien que dans le cloud (pour y accéder hors ligne). Dans les faits, cela se traduit par un dossier sur le terminal qui se comporte normalement, mais dont on sait que les données sont en même temps synchronisées partout.
Synchronisation à travers un réseau local (pour restaurer facilement et rapidement une éventuelle copie de sauvegarde)
Conservation de l’historique des versions de fichiers (pour restaurer un effacement accidentiel)

Les ténors du genre aujourd’hui sont

Dropbox (le plus ancien et donc l’entreprise la plus expérimentée)
Google, avec Drive (mais qui ne propose pas de synchro en réseau local)
Amazon, avec Cloud Drive (pas cher, mais dont l’outil de synchro locale est assez jeune)
Microsoft, avec son jeune service Skydrive.

J’utilise Dropbox depuis des années avec bonheur et joie. C’est compatible avec pour ainsi dire tout, et l’équipe reste très active sur l’ajout de fonctionnalités. On peut reprocher le prix un peu élevé des formules payantes, mais le service est irréprochable, et il offre l’avantage de ne pas être lié à un autre écosystème numérique que le sien. Pour ouvrir un compte, c’est par là¹. Gràce à cela, vos notes sont disponibles partout, vos textes sont synchronisés et partagés entre terminaux, vous pouvez passer de la tablette à l’ordinateur portable sans manipulation autre qu’attendre quelques minutes la propagation des données.

Bientôt, le boulot

Tout cela constitue l’infrastructure de base pour bâtir ensuite un système d’information qui travaillera pour vous. Ce que nous verrons la semaine prochaine dans un catalogue d’applications qui tiendra probablement de l’inventaire à la Prévert, pour suivre les tâches, gérer la documentation, lire et se concentrer, avant tout, sur le travail.

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LD2018-07-17T14:18:16+02:00lundi 12 août 2013|Technique d'écriture|2 Commentaires

Productivété (6) : Passer à l’action, le matériel

Photo par Pizarros, CC-By-SA

(Retrouvez tous les articles de l’été sur organisation et productivité ici.)

Maintenant que nous avons fait un relatif panorama des méthodes les plus populaires d’organisation et de productivité, il s’agit d’implémenter tout ça. Ce sera l’objectif de ce mois d’août, avec, à nouveau, une emphase sur des principes plutôt que des outils précis, mais, comme il est impossible de tout envisager, j’aurai néanmoins tendance à recommander certaines applications testées et approuvées. Bien sûr, votre kilométrage peut différer.

Nous vivons des temps intéressants (comme on dit en Chine), avec toute une pléthore de smartphones, tablettes, assistants personnels, applications destinées à la productivité. Tellement intéressants que chacun y va de sa contribution, en espérant toucher le pactole en ayant inventé la prochaine application magique qui fera de lui le Google du pétrole.

Du calme.

De quoi avons-nous besoin ?

Avant de partir à la quête de l’Outil Ultime (TM), il convient de définir ce que l’on cherche. Il semble que c’est assez simple, finalement :

Conserver les informations des projets en cours…
… avec une recherche facile
Bosser dessus (produire, et non organiser)
Une forme de calendrier pour se rappeler les impératifs du jour
De quoi noter l’idée du moment

Le dernier point est spécialement important. Les idées viennent aux moments les plus incongrus, et s’il y a bien un conseil d’écriture à donner, c’est d’avoir en permanence sur soi de quoi écrire, et de noter les idées dès qu’elles viennent. Pas demain, pas dans cinq minutes. Tout. De. Suite. L’expérience prouve que vous les oublierez.

L’expérience prouve aussi que si elles semblent idiotes sur le moment, votre futur vous-même saura s’en servir.

La clé du matériel, c’est d’avoir un outil qui vous corresponde, que vous ayez plaisir à utiliser, et qui soit portable. S’il est nécessaire de multiplier les approches en fonction des usages, tentez le coup, mais multiplier les outils, c’est courir le risque de perdre des informations. Prudence et concision.

Low-tech

Les impératifs énoncés plus haut signifient-ils que nous avons forcément besoin de smartphones, de cloud, de connexion à Internet ? Non. On était productif avant la 3G, on peut l’être encore. Un bon vieil agenda et un crayon suffisent amplement.

La tendance est même au low-tech. Le « Hipster PDA » symbolise l’opposition à la fuite en avant du tout-numérique et se compose d’un tas de fiches bristol réunies par une pince à dessin. Pour ma part, malgré l’emploi de smartphones et autres assistants personnels, je tends à recommander fortement l’usage de calepin pour les notes « libres » – cette idée de roman qui vous vient dans le train, ce nom de personnage qui trotte dans la tête, cette blague idiote qui ne fait rire que vous mais ne voulez pas perdre. Je suis un grand fan du petit Moleskine qui se glisse n’importe où (et je suis loin d’être le seul).

Mais pour le reste, la technologie permet de sacrés gains de temps, et j’en recommenderais l’usage (raisonné).

Hi-tech

Bon, vous n’avez pas besoin qu’on vous guide pour employer un papier et un crayon, non ? Alors parlons geekeries.

Les « nouveaux outils » de communication amènent quantité de possibilités d’organisation liées à l’informatique précédemment inenvisageables. Si vous avez une quelconque affinité avec la technologie, si vous avez la sensation que celle-ci doit être à votre service et pas l’inverse, si vous avez envie de vous y plonger pour lui faire cracher tout le temps qu’elle peut vous faire gagner, l’outil qu’il vous faut, de base, est le smartphone. C’est le minimum. Sérieusement. N’imaginez pas avoir un bureau mobile informatique sans.

Le but : il remplace votre agenda et carnet d’adresses. Il synchronise vos données, vous rappelle vos rendez-vous. Il complète aussi le calepin où vous prenez des notes libres (mais, dans ce cas, ne peut en prendre entièrement la place). Il se connectera au cloud qui stockera vos informations et les mettra à jour en permanence, les rendant disponibles sur tous vos terminaux. C’est votre secrétaire automatisé, votre cerveau externe qui prend en charge tout ce dont vous ne voulez pas vous rappeler.

Mon dégoût pour Apple (verrouillage des appareils, politique du store révoltante, prix prohibitifs) est de notoriété publique, et il me semble que la plate-forme Windows Phone est encore trop jeune (pas assez d’applications). Je suis donc un utilisateur d’Android, que je recommande en raison de la variété des appareils, la possibilité de prendre la main sur sa machine moyennant quelques installations, l’expérience de Google en termes de service web¹ et l’envergure de l’offre matérielle. Si vous n’aimez pas les écrans tactiles, il existe des modèles à clavier physique (j’ai longtemps utilisé le HTC Desire Z, ci-contre).

Une connexion Internet musclée (forfait 3G confortable, voire 4G si vous avez les moyens) est indispensable en termes de confort. Si ce n’est pas déjà fait, activez le wi-fi chez vous (avec une sécurité robuste) et configurez le téléphone pour qu’il s’y connecte sans effort. Vous êtes connecté(e) au nuage. (Et à PRISM. Et la NSA. Souriez et dites du bien de Barack Obama.)

Le set-up de base, ne JAMAIS sortir sans.

En complément

Après, si vous êtes technophile et/ou fréquemment en déplacement, il convient d’ajouter à la panoplie (par ordre décroissant d’importance) :

Le miniportable. Netbook ou ultrabook, un petit ordinateur portable, au clavier confortable (pour écrire, c’est le but, pas jouer à Plants Vs. Zombies dans le train). Prévoir une connexion Internet 3G pour les mêmes raisons que ci-dessus. Pour éviter de multiplier les frais, prévoir de partager celle du smartphone (tous les opérateurs ne le permettent pas), peut-être en déplaçant la carte SIM dans une clé USB dédiée à cet effet.

La liseuse. On parle d’écriture, qui dit écriture dit lecture. Vous relire, lire les autres, vous documenter : vous allez (devez) bouffer du texte. Aux fêtes de l’année dernière, on a parlé des tablettes et des liseuses, je n’y reviens pas, à deux détails près :

Toi qui veux écrire, prends une liseuse en tout premier lieu, c’est bien plus confortable qu’une tablette pour la lecture (testé et comparé) ;
Je signalais que mon choix s’était porté sur le Kindle, mais j’en reviens, à la longue, surtout en voyant les facultés des Kobo pour gérer le PDF (le Kindle étant purement inutilisable sur ce point).

La tablette. Qui vient en dernier, et qu’on utilisera comme super-smartphone et en remplacement possible du miniportable. Prévoir du wi-fi pour synchroniser l’engin au moindre point d’eau Internet qu’on trouve, et y ajouter un clavier Bluetooth si l’on compte vraiment s’en servir pour remplacer un ordinateur lors des déplacements.

Après, prévoir de quoi stocker tout ça, et faire un choix en fonction des circonstances. Sinon votre bureau mobile risque vite de ressembler à ça :

Photo Bjarni Juliusson, domaine public

Ce qui n’est plus, ahem, mobile.

Cet article ne fera probablement que récapituler des détails connus de beaucoup. Pourquoi tout ça ? Pour employer, à pr »sent, tout un tas d’applications liées aux principes d’organisation exposés les semaines précédentes, ce que nous allons aborder en août, dans la pratique véritable. Disons qu’il s’agit d’une semi-introduction à la suite des événements.

Auguste lectorat, as-tu des appareils précis à recommander (on ne parle pas encore de logiciels) ? C’est le moment de défendre la machine que tu aimes d’amour et sans laquelle tu n’imagines plus ta vie.

Je sais qu’ils nous espionnent, etc. Si vous ne voulez pas prendre ce risque, utilisez un hipster PDA. ↩

LD2018-07-17T14:18:25+02:00lundi 5 août 2013|Technique d'écriture|10 Commentaires

Productivété (5) : la méthode Pomodoro, vaincre la procrastination sans effort

(Retrouvez tous les articles de l’été sur organisation et productivité ici.)

On continue le tour d’horizon des méthodes et des astuces pour mieux jongler entre les priorités et réaliser ce qui nous tient à coeur par un problème tout simple, résumé ci-dessous :

… vous avez la liste des projets en cours, vous savez quoi faire, et, pour une raison que vous ne parvenez pas à vous expliquer, vous glandez sur Facebook, tondez la pelouse, faites les courses au lieu d’attaquer l’écriture de ce roman… ou votre déclaration d’impôts. La journée file, vous n’avez rien fait, et la culpabilité vous ronge…

Pourquoi ?

Les causes de la procrastination sont encore sujettes à débat entre les spécialistes. Il est probable que ce comportement ne soit pas la conséquence d’un profil psychologique défini, ni ne s’enracine dans un seul ensemble de causes, quand l’on constate la variété des situations où elle intervient. .

Tout d’abord, certaines pratiques empirent le problème : notre cerveau n’est pas multi-tâches, et met un léger délai à s’accoutumer au travail auquel on l’applique. Par conséquent, en changeant régulièrement de tâche, on paie une « taxe » fixe en terme de concentration, que l’on ne paierait qu’une fois en groupant en une seule plage les travaux connexes. Par exemple, il vaut mieux réserver une heure entière au courriel que six pauses de dix minutes. Nous en avions déjà parlé ici.

La procrastination surgit fréquemment dans le cadre de projets d’envergure, comme écrire un roman, une thèse, monter un événement… qui tiennent pourtant à coeur à ceux qui les montent. On peut raisonnablement isoler deux causes (parmi d’autres) à cela :

1. Un manque de définition de la tâche. « Écrire un roman » n’est pas une action réalisable d’un coup ; cela comporte plusieurs sous-actions, comme « Définir le personnage du héros » et « Faire des recherches sur l’époque concernée ». Dans les mots de David Allen, « nous ne pouvons pas accomplir des projets, seulement des actions » ; réduire la taille d’une entreprise à un (peut-être grand) nombre d’actions unitaires réalisables représente déjà un grand pas.

2. La taille même du projet. Nous l’avons abordé, l’énergie doit se gérer avec intelligence : de la même manière qu’un athlète ménage sa forme physique et l’entretient, un travailleur intellectuel doit prendre garde à sa motivation et son énergie, et la protéger. Une liste de choses à faire, bien définies, mais interminable, peut agir comme repoussoir. « Regardez-moi tout ça ! J’en ai déjà marre avant de commencer. Je n’y arriverai jamais. »

C’est là qu’intervient la méthode Pomodoro, un petit hack tout simple et pourtant d’une redoutable efficacité.

Travaillez, soufflez

Cette méthode vise précisément à répondre au point 2.) du paragraphe précédent. La procrastination prend souvent sa source dans le découragement : je dois faire tout ça ! Une résistance naturelle s’installe alors. Cela conduit à ne pas commencer du tout, à se mettre la tête dans le sable, plutôt que prendre le risque de se lancer et se confronter aux problèmes qui ne manqueront pas de surgir. La procrastination est une position de repos et de sécurité.

Mais le rhum ne se fait pas en un jour, et vos gros projets non plus. Plutôt que de se fatiguer l’esprit d’avance en affrontant un tunnel de travail de 4h qui ne débouchera pas sur l’achèvement du projet, quand le cerveau voudrait juste se reposer, la méthode Pomodoro propose de passer avec soi-même un contrat simple :

Je définis ce que je cherche à accomplir dans la demi-heure qui vient.

Je travaille 25 minutes là-dessus, d’arrache-pied. Pas plus.

Ensuite, je peux me reposer 5 minutes.

Attention, c’est un contrat ferme. Pas de passage sur Facebook, de courriel, de téléphone (sauf si cela concerne le travail à accomplir), de caresse au chat. Il faut tenir 25 minutes.

Mais la contrepartie, c’est que ce n’est que 25 minutes. Et ensuite, le cerveau aura toute latitude pour buller sur Facebook, le courriel, etc. pendant 5 minutes.

Affronter un tunnel de 4 heures sans distraction est rédhibitoire surtout quand on mêle deux boulots, qu’on est fatigué, que les tâches pressantes s’accumulent. Mais 25 minutes ? C’est facile.

Le repos est en ligne de mire (et ne porte aucune culpabilité : ces 5 minutes ont été méritées)
Ce sont 25 minutes efficaces (de concentration réelle et absolue)

Une fois le cycle d’une demi-heure terminé, on recommence, autant de fois qu’on le peut dans la plage horaire disponible. Et si vous êtes lancé(e) et certainement pas prêt à vous arrêter après les 25 minutes ? Continuez ! La méthode Pomodoro est un starter mental, pas une règle rigide.

Le plus agréable est que tout le matériel sur cette technique est disponible gratuitement (en anglais) sur le site http://www.pomodorotechnique.com/. On y trouve davantage de raffinements, mais le coeur est là.

Travaillez sans interruption pendant un temps donné.
Prenez un temps de repos.

Essayez. Vous serez étonné(e) de ce que vous aurez accompli (… alors que vous n’auriez certainement rien fait sinon !).

Et pour l’écriture ?

Le bénéfice de la méthode Pomodoro est double dans le cas de l’écriture :

Se forcer à s’y mettre. C’est fréquemment le plus difficile. En se fixant comme but de travailler 25 minutes au lieu de réaliser 10 pages, on abaisse notablement l’enjeu et donc la résistance. Je connais une romancière de talent, productive, qui m’a confié se fixer un seul objectif quand elle s’installe devant le clavier pour écrire : rédiger 20 lignes. C’est souvent tout ce qu’il lui faut pour aller au-delà et réaliser une bonne session de travail. Mais son contrat est simple, et accessible : 20 lignes.
Se forcer à se concentrer. L’inspiration ne vient pas immédiatement, en général. Il faut réfléchir à ce que l’on veut dire, s’installer dans une scène, pour commencer à la décrire. Mais ce travail peut être long, et peiner à écrire les premières lignes peut être démoralisant. En s’engageant à ne pas lâcher le morceau dès que se présentent des embûches, on augmente les chances de les surmonter au lieu de remettre au lendemain, en espérant que l’inspiration viendra.

On notera toutefois que 25 minutes représentent souvent une durée trop faible pour vraiment bien rentrer dans une scène un processus d’écriture. On pourra avec profit augmenter la durée du pomodoro en une heure, ou 1h30, en fonction des habitudes de travail, et se ménager une pause en conséquence.

LD2014-08-05T15:18:26+02:00lundi 29 juillet 2013|Best Of, Technique d'écriture|24 Commentaires

Productivété (4) : La matrice d’Eisenhower, ou trier ses priorités

(Retrouvez tous les articles de l’été sur organisation et productivité ici.)

Quatrième semaine de cette série d’articles estivaux sur l’organisation du travail et la productivité personnelle. Nous avons parlé de lifehacking, de GTD, puis de Personal Kanban dans l’optique de mieux organiser son travail et ses priorités. J’en profite pour vous remercier de votre suivi de cette série d’articles, et surtout de vos commentaires. Lesquels vont, d’ailleurs, me faire dévier de mon plan d’origine pour pour traiter plus en profondeur les questions qui sont apparues au fil des publications.

Nommément, le choix des priorités, l’organisation en un moment donné des choses à faire, l’inventaire des projets et le tri entre ceux-ci. L’article de la semaine dernière donne des pistes, mais je pense qu’un complément peut servir.

Aussi, sans davantage de tergiversations, vous proposé-je (fond sonore : Ainsi Parlait Zarathoustra) : la matrice d’Eisenhower.

Oui, on parle bien d’Eisenhower, le président. Vaguement moins connue que ses autres petites réalisations, genre ses victoires pendant la Seconde Guerre Mondiale ou son discours de fin de mandat¹, sa matrice organise les tâches et projets selon deux axes : l’urgence et l’importance.

Les projets sont donc, au choix :

Urgents et Importants (je dois rendre ma déclaration d’impôts demain, la Française des Jeux m’appelle pour dire que j’ai gagné au loto, ma maison est en feu)
Urgents et Non Importants (les Témoins de Jéhovah sonnent à ma porte, un collègue me propose un café, je reçois une lettre-chaîne à renvoyer à tous mes contacts dans les dix minutes sous peine d’attraper le tibouti transcendental)
Non Urgents et Importants (mon Grand Roman dont je repousse l’écriture depuis 15 ans, rénover mon appartement, me documenter sur les pistes présentées par Davoust pour parfaite mon système d’organisation)
Non Urgents et Non Importants (glander sur Facebook, vérifier mon mail toutes les deux minutes, me perdre en recherches inutiles pour le livre que je cherche à écrire)

Ce qui se résume ainsi :

CC-By-SA par Infofiltrage

… ce qui constitue un outil à la fois très simple et élégant pour faire l’inventaire des tâches à un moment donné, et décider de ce qui doit être traité aujourd’hui et dans les semaines à venir, selon le principe de limitation des tâches concomitantes introduit par Personal Kanban.

Les tenants de cette matrice mettent en avant que les deux quadrants « Pas Important » doivent être minimisés autant que faire se peut. Notamment les interruptions (Urgent et Non Important) et les distractions (Non Urgent et Non Important). C’est vrai dans la mesure où jouer à Candy Crush Saga ne vous fera pas écrire de pages, mais le livre Personal Kanban avance que ces quadrants ont leur utilité, à ne pas négliger. Repos et distractions permettent à l’esprit de garder de la fraîcheur et du dynamisme et sont donc aussi vitaux à l’existence que la réalisation brute de tâches. Tout est, bien entendu, histoire de dosage.

En août, une fois les méthodes et systèmes passés en revue, nous verrons en détail les multiples outils qui facilitent la vie et font gagner du temps, mais je dois d’ores et déjà faire un aparté. Quasiment aucun outil (à part un bon vieux tableau effaçable ou votre tête) ne propose l’approche selon la matrice de l’oncle Dwight, à part Sandglaz, une application web qui organise d’elle-même les tâches de cette manière, et couple le tout à un calendrier, afin de classer ce qui compte et ce qui est facultatif de semaine en semaine :

Cliquez pour un agrandissement

La méthode est incroyablement simple mais permet, d’un seul coup, d’acquérir une grande clarté d’esprit quand on la couple à un inventaire à la GTD.

Hélas, Sandglaz reste à mon sens bien trop rudimentaire pour fonctionner comme application centrale d’un système d’organisation. Il manque notamment une vraie application mobile utilisable hors connexion. Personnellement, je préfère un gestionnaire de tâches / projets plus flexible où je peux émuler cette approche comme bon me semble. Néanmoins, bien des utilisateurs sont conquis. À vous d’essayer ici si cela vous chante², le compte basique est, comme toujours pour ce genre de service, gratuit.

Et pour l’écriture ?

Je ne reviens pas pour la quatrième fois sur la valeur qu’une telle hauteur de vision procure quand il s’agit d’organiser une vie bien remplie pour trouver le temps d’écrire.

Dans l’écriture, la matrice s’avère, à mon sens, profondément utile quand il s’agit de préparer une histoire ou de se sortir de l’ornière quand on travaille de façon instinctive. Je citais l’abus de recherches pour écrire des livres, un piège de procrastination très répandu. Quand on bloque dans l’écriture, il me semble qu’une approche féconde consiste à se demander : « pourquoi bloqué-je ? » Y a-t-il un personnage que je ne « sens » pas assez ? Le décor ? L’action ? Une fois des débuts de réponses trouvés à ces questions, la matrice fournit un plan de bataille tangible selon lequel agir, et de différencier le réel travail de recherche des dérivatifs.

Exemple fictif…

… Il ne reste plus qu’à traiter les problèmes un par un, et de continuer à abattre des pages.

« Dans les conseils du gouvernement, nous devons prendre garde à l’acquisition d’une influence illégitime, qu’elle soit recherchée ou non, par le complexe militaro-industriel. Le risque d’un développement désastreux d’un pouvoir usurpé existe et persistera. » Sachant que c’est un général cinq étoiles qui parle. ↩
Lien parrainé. ↩

LD2014-08-05T15:18:27+02:00lundi 22 juillet 2013|Best Of, Technique d'écriture|2 Commentaires

Productivété (3) : Zen to Done et Personal Kanban, trier et réduire la charge

(Retrouvez tous les articles de l’été sur organisation et productivité ici.)

Image trouvée sur le Keep-Calm ‘o Matic – comment se fait-il que je découvre seulement ce site maintenant ?

La semaine dernière, nous avons parlé en détail du poids lourd des méthodes de productivité, Getting Things Done (GTD). Bien que GTD ait constitué une véritable révolution dans l’organisation personnelle, le système prête le flanc à certaines critiques, dont : un manque de hauteur de vision (ce à quoi Allen répond presque dans Tout accomplir sans effort) et des difficultés dans le choix des tâches et l’établissement des priorités.

Allen stipule que le contexte et la hauteur de vision conférée par l’inventaire total de ce que l’on a à faire suffisent à donner cette clarté de décision. Je ne suis pas d’accord (et je ne suis pas le seul). Pour peu qu’on soit complétiste, obsessionnel-compulsif ou même un procrastinateur qui évite de s’atteler aux tâches vraiment difficiles, on peut parfaitement se noyer devant l’ampleur et la multiplicité des choses à faire (ce que vos commentaires de la semaine dernière confirment). À moins d’une discipline d’airain, GTD ne suffit pas ici.

Heureusement, d’autres ont réfléchi à la question, et ont une réponsee à fournir, simple et élégante, qui tourne autour d’une seule idée, à graver en lettres de feu :

Limiter à tout moment le nombre de travaux en cours.

L’idée paraît évidente, et pourtant. Nous avons tous une tendance à nous croire multi-tâches, or, nous savons que c’est une illusion et qu’au contraire, cela réduit notre efficacité en plus de représenter un potentiel mécanisme de fuite. Nous pensons qu’en oeuvrant sur plusieurs fronts à la fois, nous effectuons davantage de choses. Mais c’est archi-faux. Notre énergie est une sorte de débit d’eau continu, et nos projets sont des récipients. Une fois le récipient plein, le projet est terminé. Nous pouvons diviser ce débit en trois ou quatre réservoirs, personnels et/ou professionnels, ou bien en quinze, vingt, trente récipients. Plus nous nous dispersons, plus le débit se réduit, jusqu’au point où le remplissage devient indétectable, ce qui nous démoralise parce que plus rien n’avance. La machine est grippée.

Les hyperactifs peut éprouver une forte résistance à l’idée de réduire le nombre de travaux en cours. Quoi ? Faire moins de choses ? Mais non ! La vie est si riche, l’univers si vaste, je dois tout faire en même temps, c’est à moi d’avoir l’énergie d’avancer !

Illusion que tout cela. J’étais (et je reste dans une certaine mesure) ce genre d’hyperactif, mais je peux témoigner qu‘il est plus efficace et encourageant de terminer quelque chose dans un délai raisonnable, en y consacrant son énergie, puis de passer au projet suivant, plutôt que de jongler avec dix torches enflammées à la fois. L’une d’elles vous retombera sur la tête, c’est une certitude.

Les deux systèmes cités dans le titre de cet article viennent donc compléter GTD, soit activement, soit s’installer en parallèle : Zen To Done et Personal Kanban.

Zen To Done

ZTD est l’acronyme employé par Leo Babauta, un fervent tenant du principe que « moins, c’est plus » (less is more). Il recommande de faire l’inventaire de ce que l’on cherche réellement à accomplir, puis de limiter drastiquement le nombre de tâches journalières et hebdomadaires, partant du principe que, de toute façon, vous n’arriverez pas à faire plus, mais que ce que vous vous êtes fixé, vous devez le faire. Comme dit précédemment, cette limite peut sembler drastique de prime abord, mais la pratiquer est profondément instructif. Non, limiter le travail en cours ne conduit pas à faire moins, mais à faire plus sur le long terme. Les récipients des projets se remplissent plus vite, ce qui donne le moral et permet de les considérer terminés dans un délai réaliste, ce qui donne l’occasion d’avancer sur autre chose au lieu d’éprouver ce flou vague et cette culpabilité d’avoir d’innombrables choses à faire qui empoisonnent nos vies.

Il résume tous ses principes dans un livre court (comme il se doit), The Power of Less (non traduit, mais d’un anglais facile), qui sera la lecture de choix et la seule à vraiment faire. Pour les irréductibles de GTD, il propose un « patch » plus spécifique dans le livre Zen to Done. Enfin, son blog, Zen Habits, est un énorme succès et propose déjà beaucoup de contenu librement accessible.

Personal Kanban

Source

Ma dernière découverte et, à mon sens, le complément idéal d’un GTD patché en ZTD. (Oui, ça devient complexe, mais j’avais précisé en intro que ces systèmes doivent s’apprivoiser, que nul ne détient la vérité ultime, et qu’il faut les adapter à soi.)

Le kanban personnel vient du monde de l’industrie automobile. Pour ré-impliquer ses ouvriers dans leur travail et améliorer la qualité des produits, un certain Taiichi Ohno, alors cadre chez Toyota, eut l’idée de jouer la complète transparence en exposant à tous l’avancée des travaux dans chaque domaine sur un grand panneau d’affichage (un kanban). Chacun, en voyant à quoi il contribuait, et quels étaient les objectifs de chaque département, s’est senti davantage concerné par sa tâche, et Toyota améliora ses produits, sa réactivité, sa communication au sein de l’entreprise et son atmosphère générale.

Le kanban personnel est une adaptation de cette technique à soi. Les deux règles sont :

Visualiser le travail à faire
Limiter les travaux en cours (sounds familiar ?)

En plus, c’est ludique. L’idée de base consiste à prendre un grand tableau effaçable et à coller les tâches à faire sur des post-its. Tracez trois colonnes, « Prêt », « En cours » et « Fini ». Déplacez les post-its d’une colonne à l’autre à mesure que vous avancez. Ça semble basique ? Ça l’est. Mais il y a une astuce : comme chez Babauta, il est interdit d’avoir plus de 3 (ou 4, ou 2) post-its à la fois dans la colonne « En cours ».

Les adeptes du PK prônent l’analogie entre énergie et débit avancée ci-dessus. Nos activités ne sont pas un jeu de cubes ou de Tetris où tout doit rentrer au millimètre, c’est un flow, un flux plus ou moins constant, plus ou moins tendu. Notre vie ressemble à une autoroute : en-dessous de 75% de circulation, tout va bien, mais davantage, c’est très rapidement la congestion. Nul ne peut remplir sa vie à 100%. Il nous faut un peu de marge, de mou. Il faut être fluide, et les deux clés sont : visualisation et limiter les tâches en cours.

Notons avec beaucoup d’appréciation que le PK est par nature fluide. Contrairement à GTD et même ZTD qui donnent beaucoup de systèmes et de méthodes, PK ne donne que les deux ci-dessus. Le reste est à adapter, personnaliser, en fonction des besoins.

Il existe un livre en français sur cette méthode que je n’ai pas lu et ne peux donc commenter (mais je le signale pour les anglophobes). Honnêtement, le livre anglais est plutôt dispensable. PK misant tout sur la fluidité et l’adaptation, on tirera autant de profit en lisant le site web dédié, qui propose même une série d’articles pour concilier GTD et PK.

Et pour l’écriture ?

Un peu comme pour GTD, ces principes n’aident pas directement à l’écriture, même s’ils mettent l’accent sur une vérité importante : les projets artistiques sont longs par nature, et pour les conduire à terme, il semble préférable de limiter leur nombre. Les autres peuvent être notés, parqués à part, pour être attaqués dans un second temps.

L’effet magique de ZTD / PK se situe dans leur doctrine principale : limiter les tâches simultanées. Plus encore que l’inventaire proposé par GTD, cette restriction du nombre de fers que l’on conserve au feu est un prélude indispensable à libérer énergie et disponibilité pour écrire un roman en ayant une vie à côté. L’écriture est une de cette poignée de priorités que vous décidez de conserver à un moment donné. Le reste ne rentrera pas dans l’inventaire, en tout cas pas avant d’avoir fini ce livre-là. C’est comme ça, c’est un choix qu’il faut consciemment faire. Mais, à terme, vous serez plus efficace au lieu de vous disperser, vous aurez un livre terminé, et vous pourrez attaquer les autres projets qui vous attendent avec la même énergie et la libération d’avoir accompli des choses.

LD2014-08-05T15:18:27+02:00lundi 15 juillet 2013|Best Of, Technique d'écriture|10 Commentaires

Productivété (2) : Getting Things Done, le bestseller

(Retrouvez tous les articles de l’été sur organisation et productivité ici.)

Maintenant que les bases sont posées, passons à une revue des systèmes majeurs destinés à, prétendent-ils, nous rendre la vie plus facile, plus productive, avec moins d’efforts.

Le best-seller dans le domaine, rédigé par David Allen, lequel a accédé au statut de quasi-gourou parmi les managers et coaches modernes, est sans l’ombre d’un doute Getting Things Done (traduit en français sous le titre S’organiser pour réussir). GTD, en raccourci, est devenu un véritable phénomène qui a généré des milliers de sites, puis de logiciels se réclamant de la méthode.

Comment ça marche ?

GTD se caractérise par l’application d’une méthodologie systématique à toute situation professionnelle (et même personnelle), dès qu’il s’agit d’avancer sur une réalisation (de rendre le rapport de la Cogip à concevoir un nouveau jardin). De l’aveu de bien des gens, la principale difficulté rencontrée à notre époque consiste en une masse écrasante d’informations, de sollicitations, d’interruptions, qui brouillent à l’extrême notre clarté de vision et nous « alourdissent », nous rendent apathiques et incapables de décider sur nos priorités, et donc d’agir.

GTD a été conçu spécifiquement pour répondre à cette contrainte et à faciliter au maximum l’action, sans stress, et l’efficacité dans l’action. La méthode s’efforce de faire appel aux comportements humains courants, réduisant au maximum les efforts d’apprentissage et de discipline, et présente une conscience très aiguë de la tendance naturelle de l’humain à remettre les difficultés à plus tard.

La méthode s’articule autour d’un flux de travail immuable en toutes situations :

Collecter les entrées – c’est-à-dire recueillir, dans un nombre minimal de « paniers », les informations entrant dans nos vies : les idées qui nous viennent en tête, le courrier, les coups de fil, les messages, les courriels, etc. Le but est double : ne rien perdre, et éviter au maximum de stocker les informations dans sa propre mémoire – laquelle est globalement inefficace pour ce faire. Notre tête est faite pour inventer et créer, pas pour nous rappeler de payer nos factures et d’acheter du pain alors que nous sommes au milieu d’une réunion ou en vacances à Plan-de-Cuques. Vider sa tête dans un système externe et fiable est essentiel pour voir et penser clairement.

Traiter ces entrées. Attention, il ne s’agit pas de « faire » ce qu’elles représentent, au contraire. Il s’agit de se demander, simplement : « qu’est-ce que c’est que ce truc ? » Est-ce que c’est une information sur laquelle j’ai besoin d’agir (payer une facture) ? Est-ce que ça sera rapide (auquel cas, m’en débarrasser directement), ou long (auquel cas, consigner un rappel dans un système fiable auquel je reviendrai pour l’effectuer) ? Quelle est l’action immédiate qui permettra de faire avancer le schmilblick ? Mais cela peut être aussi un élément de référence (auquel cas, si je n’en ai pas besoin dans l’immédiat, il me faut un endroit pour le stocker) ou encore, si je n’ai pas envie de décider maintenant (parce qu’il me manque des infos ou que je ne veux pas y penser pour le moment), GTD prévoit aussi une catégorie « remis à plus tard » – tant qu’il ne s’agit pas de procrastination, bien entendu. Décider sur l’instant ce dont relève tout élément entrant dans nos vies est une des habitudes les plus capitales que GTD peut apporter, surtout à nous, bordéliques qui avons constamment des piles informes de papiers de nos bureaux « dont il faudra faire quelque chose à un moment ».

Organiser. Une fois que j’ai traité toutes mes entrées, comment les organisé-je pour les rendre claires et lisibles ? Quelles sont mes priorités du moment ? Quels outils vais-je utiliser ?

Passer en revue. Si des entrées se sont accumulées sans avoir été traitées, mettre en ordre. Et surtout, surtout, passer en revue, au moins une fois par semaine, la situation courante pour garder le système à jour et décider des priorités pour la semaine à venir.

Faire. Ben oui, c’est bien joli tout ça, mais on construit tout ce bousin pour agir, alors, à un moment, il faut faire les trucs, pour de bon.

Le diagramme de GTD, devenu célèbre, se résume simplement ci-dessous :

Par Psychoslave, CC-By-SA

À cette dimension « horizontale » (de l’arrivée d’une entrée à la réalisation des projets), s’ajoute une dimension « verticale », ou horizons d’action (horizons of focus, j’ignore la traduction officielle) qui vise à organiser nos buts et priorités dans la vie, de la gestion quotidienne à nos objectifs et valeurs dans la vie. Des passages en revue, plus ou moins fréquents en fonction de la hauteur de vue, s’ajoutent au système de base, et permettent de garder le cap sur nos désirs.

Est-ce que ça marche ?

Franchement, oui. La réputation de GTD n’est en rien usurpée. Rien que la lecture de Getting Things Done agit comme une bouffée d’air frais mentale : Allen a parfaitement cerné les tendances à la procrastination et à la désorganisation de tout être humain normalement constitué et lui donne des réflexes simples pour remettre un peu d’ordre là-dedans, et surtout – c’est probablement le point capital – se sentir bien. Il donne une foule de petits conseils qui semblent idiots ou simplistes, mais que personne n’applique pourtant, alors que, bon dieu, ils tombent sous le sens. Surtout, il laisse la place à la personnalisation des principes par chacun, et au choix des outils. Au coeur, GTD est un processus et pas une méthodologie, ce qui le rend facile à intégrer, et applicable à toute situation dès que l’on veut réaliser quelque chose, que ce soit un site web ou une fête de mariage.

Toutefois, GTD n’est pas aussi facile à adopter, en tout cas dans les premiers temps, qu’Allen le prétend. Le système est en soi intuitif, mais il repose sur un certain nombre de principes qu’il faut absolument respecter (Allen lui-même insiste dessus) sous peine de voir tout l’édifice s’écrouler misérablement. Bien des personnes disent avoir voulu adopter GTD et échoué. J’en fais partie ; j’ai fait deux tentatives ratées, mais parce que je me croyais plus malin et mieux organisé que la méthode et que je pouvais me dispenser de certains de ses principes. J’ai réussi quand j’ai décidé de balancer mes idées préconçues par la fenêtre et de suivre scrupuleusement les recommandations avant de les remettre en cause. Et là, ça a marché tout seul.

J’insiste en particulier sur la revue hebdomadaire du système, le temps de recentrage où l’on recolle les morceaux de la semaine et se prépare à la suivante. Sans elle, GTD ne fonctionne pas, point. J’ai essayé, et me suis planté dans le décor comme une otarie bourrée à la bière. Il faut passer en revue le système chaque semaine – même dix minutes seulement s’il y a panique en la demeure – pour s’assurer qu’on n’oublie rien, et surtout que les rouages ne s’encrassent pas pour devenir une nouvelle masse inerte qu’on n’ose ouvrir, par peur que toutes les tâches non effectuées, qu’on a bennées là comme la poussière sous le tapis, viennent nous sauter à la figure.

J’ajouterai que GTD nécessite, à mon sens, certaines adaptations et personnalisations pour fonctionner vraiment. Tout d’abord, sans les outils correspondants, le système est difficile à appliquer, et Allen ne donne – volontairement – aucun conseil, laissant chacun décider de son implémentation. Par chance, nous vivons une ère de smartphones et de 3G, ce qui représente un excellent complément (nous parlerons des outils dans un article ultérieur).

GTD recommande de traiter les entrées dès que possible et de faire immédiatement toute action nécessitant moins de deux minutes, mais je modérerai cette position. Les interruptions sont juste trop nombreuses, dans notre quotidien, pour rendre cette règle viable ; on se retrouve à ne gérer que des interruptions. GTD préconise également de réaliser l’inventaire de tous les projets en cours, mais aussi de ceux qu’on voudrait faire ; or, cela supprime, à mon sens, toute notion de priorités et présente le danger d’un autre type de noyade, plus pernicieuse. Pour ces raisons, je trouve que GTD fonctionne bien si on le couple à une méthode qui permet de réduire le nombre de travaux simultanés en cours (work in progress) tels que Zen To Done ou Personal Kanban, ce que nous verrons la semaine prochaine.

Allen a publié trois livres :

Disons-le tout de suite, Ready for Anything est largement dispensable, c’est une collection de trucs et astuces que remplaceront avantageusement des recherches sur le Net et même un abonnement à la lettre d’informations de David Allen. Getting Things Done est évidemment le must pour s’atteler à la méthode : le livre résume le système et ses principes, et permet d’adopter le système sans mal.

Toutefois, conscient des critiques énoncées ci-dessus (qui sont fréquentes chez les utilisateurs de GTD), Allen a ajouté la dimension verticale et les horizons d’action pour mieux établir les priorités et faire l’inventaire de ce que l’on désire réaliser, ce qu’il expose dans Making it all Work. Bien qu’une lecture utile et agréable, ce livre n’est toutefois pas à la hauteur du premier et il fournit davantage un intéressant complément qu’une véritable révolution. À lire si l’on se révèle conquis par GTD et pour aller plus loin si l’ajout d’un Personal Kanban (dont nous parlerons lundi prochain) ne convainc pas.

Et pour l’écriture ?

Honnêtement, GTD ne donne pas de vraies révélations pour construire des bouquins. Par contre, le système produit, par ricochet, une des situations les plus précieuses pour écrire : la clarté de vision. En armant son utilisateur pour choisir ses priorités, trier rapidement et efficacement les affaires courantes, GTD libère l’esprit de tout ce qui l’alourdit et fournit les conditions pour tirer avantage du moindre intervalle de temps. D’autre part, les réflexes que cultive GTD donnent une attitude proactive. Cela réduit, à mon sens, le temps passé à réfléchir inefficacement, à pédaler en vain sans savoir où avancer sur un projet de roman, pour poser des questions utiles : pourquoi suis-je coincé ? De quoi ai-je besoin pour avancer ? Qu’est-ce qui me déplaît dans la situation actuelle ? Comment agir pour résoudre ce blocage ?

LD2014-08-05T15:18:27+02:00lundi 8 juillet 2013|Best Of, Technique d'écriture|15 Commentaires

Productivété (1) : l’enjeu de l’organisation en solitaire

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Nous sommes le premier juillet ! L’été est là (en principe), de longues vacances se profilent (peut-être), le rythme ralentit (normalement), c’est pour beaucoup le temps de faire le point en prévision de l’année à venir.

En 2012, la série hebdomadaire des déclencheurs a rencontré un certain succès, ce qui me pousse à proposer une nouvelle série d’articles pour l’été, profitant du temps dont beaucoup disposent pour faire le point sur l’écriture et encourager à s’y exercer.

Un des articles les plus populaires de ce blog est celui-ci, pourtant constitué de pensées éparses jetées à chaud sur le sujet de la procrastination, même encore aujourd’hui, trois ans plus tard. Ce qui montre combien l’organisation du travail, la multiplicité des interruptions dans une vie professionnelle (et personnelle) présentent de défis et de difficultés quand on cherche, simplement, à conduire un projet à son terme – plus encore quand on écrit, une tâche par définition solitaire et, au début d’une carrière tout du moins, sans autre motivateur que l’envie (pas de date de remise, pas d’argent à la clé)…

Qui n’a jamais rendu un travail scolaire au dernier moment ? Qui ne s’est pas senti submergé par une multitude de tâches réclamant toutes autant notre attention, dépassé par les sollicitations provenant du téléphone portable, du courriel, des réseaux sociaux, des mémos laissés sur le bureau ? Bien de jeunes auteurs se lamentent de vouloir écrire « sans avoir le temps ». Si l’on peut arguer que le temps se crée, qu’il faut de la volonté pour se réserver des fenêtres de travail, il faut reconnaître que le rythme effréné de notre époque et notre état de connexion semi-permanent brouille les frontières entre les différents compartiments de notre vie et rend difficile l’état de concentration sur la durée nécessaire à l’accomplissement de toute tâche un tant soit peu complexe, comme la rédaction d’un roman.

C’est là qu’intervient le life hacking. Selon les mots de Wikipédia :

Le life hacking renvoie à toute astuce, raccourci, compétence ou méthode nouvelle visant à augmenter la productivité et l’efficacité, dans tous les domaines de l’existence ; en d »autres termes, tout ce qui règle un problème du quotidien d’une manière rusée et peu évidente de prime abord peut être qualifié de life hack.

(De life, vie, et hack, bien sûr.)

Bien des pionniers, coaches personnels, essayistes ont pris à bras-le-corps les défis présentés par la nécessité de produire du travail, dans le contexte actuel d’outils et de communication et, avec l’appui de la science et de la psychologie, se sont efforcés de proposer des réponses et des méthodes, chacune avec leur philosophie. Nous ne parlons pas ici d’approches très basiques du genre « établir une liste de chose à faire » mais bien de systèmes, parfois globaux, visant à mêler efficacité et facilitié, pour accomplir les buts que l’on souhaite.

Dans le domaine de l’écriture, où la résistance à l’action est particulièrement présente (qu’est-ce qui vous motive à rester écrire le soir quand vos amis vous invitent pour une soirée, quand Facebook vous tend les bras, quand la télé est à deux mètres, quand il fait beau dehors ?), ces approches me semblent particulièrement utiles, mais elles ont été évidemment conçues dans une optique plus large, et pourront convenir à tous ceux qui en ont assez de ne pas accomplir ce qu’ils veulent – que ce soit boucler le rapport Cogedip ou tondre la pelouse – ou de ramer parmi leur priorités, ce qui les conduit au surmenage, à l’inefficacité et donc à la déprime.

J’étais il y a quelques années dans cet état, et c’est ce qui m’a poussé à chercher une meilleure manière de vivre, en appliquant une forme de méthode rationnelle à ce que j’identifiais comme problématique dans mon existence : un manque de direction, un flou dans les priorités, et une insatisfaction générale. En donnant un cadre plus clair à mon quotidien, j’ai finalement acquis davantage de liberté. Cela m’a permis, entre autres, de publier trois livres en seulement deux ans tout en co-dirigeant deux anthologies, en assurant leur promotion, en partant en volontariat écologique, le tout en entretenant ce blog (de façon quotidienne depuis presque un an). Cela ne signifie pas que je ne suis jamais en retard sur la correspondance, ou même, parfois, sur le rendu d’un travail, que je n’ai jamais de périodes effrénées à 15h par jour ; mais je sais à présent que si c’est le cas, ce n’est pas par manque de vision, mais à cause de circonstances extérieures (ou parce que j’ai trop à faire en même temps, ce qui doit pousser à réfléchir sur la pertinence d’accepter tant de projets).

Voilà donc le thème de cette série d’articles de « productiv-été » : être efficace tout en se détendant, et en contrôlant mieux ses priorités et ses buts. Bien sûr, je parlerai de leur application dans le cadre de l’écriture, mais on dépassera largement ce cadre, et j’espère que même les non-écrivants en tireront profit ; aucun de ces systèmes ne fonctionne en vase clos ; les adopter dans un domaine, c’est vite les étendre à toute l’existence – et tant mieux.

Vaste progamme, n’est-ce pas ? Mais faisable.

Faisable à condition de conserver plusieurs considérations en tête.

Rien n’est magique dans le life hacking – même si on vous le promet et si, honnêtement, ça paraît effectivement tout résoudre dans un premier temps (c’est trompeur). Entamer cette démarche, adopter un système, nécessite une réelle volonté de s’y conformer, d’y réfléchir activement, et surtout d’adapter les méthodes employées à son fonctionnement propre. Comme dans l’écriture : il faut s’approprier le discours des autres par rapport à son propre fonctionnement.
Je ne suis pas un coach personnel. J’entends par là que je ne suis pas un expert ultime en life hacking, en productivité, en management personnel. Je suis juste un individu profondément intéressé par le principe (faire plus en se fatiguant moins, qui ne serait pas séduit ?), j’ai pas mal lu sur la question, j’ai construit (et suis encore en train de construire) un système qui commence à tenir la route. Je vous propose de partager cette expérience, toujours dans l’idée que j’écris sur ce blog ce que j’aimerais trouver si je l’ignorais ; mais je n’ai pas la science infuse. Vous fonctionnerez peut-être (probablement) différemment. N’hésitez pas à partager votre expérience en commentaires.

Voilà pour l’entrée en matière. Nous commencerons dans les premières semaines à passer en revue les systèmes les plus connus (pour ceux qui connaissent, GTD, PK, etc.), ce qui, à mon sens, les rend pertinents ou non, comment ils s’appliquent à l’écriture, et nous verrons, aussi, comment les implémenter sur le terrain à l’aide des outils modernes.

Intéressé, auguste lectorat ?

LD2014-08-05T15:18:27+02:00lundi 1 juillet 2013|Best Of, Technique d'écriture|6 Commentaires

Quelques principes de base

Ce qu’on n’ose appeler un système

Les outils

Mobiles

Applications

C’est la rentrée

Les principes de base

Les outils spécialisés

3. Nozbe

2. Remember the Milk

1. GQueues

Les outils génériques

OneNote

Evernote

Le fourre-tout des softs utiles

Pocket (autrefois Read Me Later)

Sauvegarde automatique des photos

Flux RSS

Les logiciels d’écriture spécialisés

En conclusion

Des principes de base

Ne faites pas votre mijaurée…

Stockage de fichiers

Bientôt, le boulot

De quoi avons-nous besoin ?

Low-tech

Hi-tech

En complément

Pourquoi ?

Travaillez, soufflez

Et pour l’écriture ?

Et pour l’écriture ?

Zen To Done

Personal Kanban

Et pour l’écriture ?

Comment ça marche ?

Est-ce que ça marche ?

Et pour l’écriture ?

Restons en contact !