Ssssshhh
Très chouette. Excellent exemple d’organisation.
Et un tout petit, petit peu mon genre de situation en ce moment.
Je corrige.
À demain.
Si j’ai survécu.
Evernote contre OneNote : le grand duel
Dans la boîte à outils de l’écrivain, nous avons mentionné Evernote et OneNote séparément, avec leurs forces et leurs faiblesses. Le test d’Evernote le recommandait davantage comme un outil de capture, celui de OneNote comme un outil d’organisation. Maintenant, il peut être inutilement complexe de conserver deux outils différents quand tant de points les rapprochent. Mais sur quoi fonder son choix en fonction de ses besoins ?
Mettons-les donc face à face, comme dans un bon vieux match de Street Fighter, et voyons qui est le plus fort.
Ergonomie
Sur ordinateur, Evernote conserve depuis des années la même interface qui a, il faut le dire, un peu vieilli, quand OneNote se rafraîchit à chaque nouvelle version de Windows, suivant les paradigmes des langages graphiques. L’attrait des formes représente un aspect probablement un peu secondaire, mais Evernote paraît plutôt rigide, surtout avec le format de ses notes qui se rapproche du traitement de texte ou de l’HTML – on a parfois l’impression de manipuler un bloc-notes évolué. En revanche, OneNote offre une toile sans limite où organiser ses idées, et c’est un net avantage quand on réfléchit et qu’on cherche à structurer sa pensée (comme votre futur roman lauréat du Goncourt).
Vainqueur : OneNote, de loin.
Organisation des idées
Evernote et OneNote proposent sur ce plan des paradigmes à la limite du diamétralement opposé : OneNote veut émuler le comportement d’un classeur à anneaux, Evernote est une machine à capturer où l’on peut ensuite effectuer des recherches. Du coup, les forces et les faiblesses sont mutuellement exclusives (c’est pourquoi on peut recommander leur usage conjoint). Là encore, OneNote mise sur la structure et l’émulation d’un paradigme tiré du réel, avec des feuilles que l’on manipule et ordonne. Evernote n’est pas vraiment fait pour organiser, mais pour chercher. Donc, la réponse est un peu contenue dans la question.
Vainqueur : OneNote.
Capture (dont web)
Ces outils visent également, avec la généralisation des terminaux mobiles, à remplacer le petit carnet de notes en veau de Kobe que l’auteur (et toute personne soucieuse de ses idées) transporte en permanence afin de s’assurer qu’aucune idée géniale ne lui échappe. Là, c’est clairement Evernote qui prend l’avantage, en raison de sa conception nettement tournée vers la capture constante et quasi-instantanée. Envoyer une idée, une citation, une vidéo à Evernote se fait en quelques clics sans même nécessiter de réflexion de classement poussée (dès lors qu’on a bien pensé son système). OneNote impose de classer le contenu et n’offre pas de fonctions immédiatement intuitives pour étendre les possibilités de rangement (comme créer un nouveau bloc-notes, quand Evernote crée des tags à la volée). Oui, on peut stocker les notes dans une zone « non classée » mais il faudra y revenir, ce qui est un peu contreproductif.
Pour la capture de sites web, nul ne rivalise avec Evernote, qui sait conserver, de manière éditable, une page web avec sa mise en page. OneNote fera, au mieux, une capture d’écran ou une capture du texte sans la mise en page. À fins d’archivage, c’est vraiment mal fichu.
Vainqueur : Evernote.
Mobilité
Sacré bon dieu, que fume Microsoft avec ses applications mobiles, notamment Android, mais aussi Windows ?
Pourquoi l’appli desktop de OneNote n’autorise-t-elle pas l’emploi de l’appareil photo d’une tablette Surface – imposant pour ce faire de passer par la version ModernUI qui est, comme toutes les applis ModernUI, moche à crever et évidemment limitée en fonctionnalités ? Pourquoi les applis Android ne proposent-elles qu’un support tellement basique du copier-coller qu’on se croirait revenu à Windows 3.1 ? Et je ne parle même pas de sélectionner et déplacer des annotations faites au stylet – c’est un peu la base, mais non, OneNote ne le permet pas, malgré toutes ses gargarisations sur le support de l’écriture manuscrite. Manque flagrant de cohérence et de vision de la part de la compagnie, qui propose bien toutes les fonctionnalités attendues, mais saupoudrées sur plusieurs systèmes, voire plusieurs applis sur le même système.
Avec Evernote, c’est simple : les applications mobiles offrent les mêmes fonctionnalités que les versions de bureau, quel que soit le système (à l’exception de la version ModernUI – mais, franchement, y a-t-il des gens qui emploient ModernUI) ?
Vainqueur : Evernote, de tellement loin que OneNote ne semble pas avoir compris que la course avait commencé.
Synchronisation et cloud
Là aussi, on se demande ce que Microsoft a bu. À l’époque où OneDrive s’appelait SkyDrive, c’était encore pire, mais même à l’heure actuelle, cela reste guère utilisable. Capturer une note est quasiment impossible sans accès Internet mobile – la faute au paradigme d’organisation des notes cité plus haut. Pour placer une note dans un carnet, il faut que ce carnet soit ouvert sur le terminal en question depuis le cloud (ce qui prend des plombes dès qu’il est un peu lourd, sans parler de la mémoire du terminal qui se retrouve occupée) – vous avez trouvé une recette de cuisine mais, par malheur, vous n’avez pas synchronisé votre carnet « recettes » sur votre mobile ? Impossible de l’y mettre.
Evernote, en revanche, agit avec une grâce parfaite même hors-ligne. Il connaît vos carnets et vos tags sans avoir besoin de les ouvrir, il conserve vos nouvelles données gentiment en local et les synchronise en silence dès qu’il en a l’occasion – ce qui devrait être la base de toute application mobile en 2016. Le modèle de OneNote est absolument archaïque et d’une lourdeur horripilante.
Vainqueur : Evernote, qui tire la langue à Microsoft, qui réplique d’un air abruti : « s’est passé quoi, là ? »
En conclusion
Utiliser une appli particulièrement puissante quant à ses fonctionnalités de mise en page et d’organisation mais tellement mal organisée et si peu harmonisée qu’elle n’est quasiment pas utilisable en mobilité et que des fonctionnalités critiques risquent de se révéler manquantes au moment crucial ? => OneNote.
Ou bien une appli pensée dès le début pour la mobilité et aux fonctionnalités identiques sur toutes les plate-formes, mais dont l’usage se révèle peu adapté à l’organisation des idées ? => Evernote.
Personnellement… j’emploie les deux, dans leurs forces respectives. Mais qu’Evernote prenne garde : si Microsoft se met en devoir de corriger les biais absurdes de ses applications, OneNote a le potentiel pour devenir la nouvelle référence…
… mais comme c’est Microsoft, je ne retiendrais pas mon souffle avec trop d’angoisse non plus. D’ici à ce qu’ils réagissent…
GTD : j’ai vu la lumière (six erreurs idiotes à ne pas commettre)
Bon, il a déjà été question plusieurs fois de la méthode Getting Things Done – « S’organiser pour réussir » – en ces lieux de perdition, notamment pour le petit tour d’horizon sur la productivité de l’été 2013 et le court article sur la version 2015 du livre. Comme tous les aficionados des méthodes de productivité sans effort, j’ai tenté plusieurs fois d’installer un système GTD propre, d’observer son fonctionnement, pour tomber du train en marche à l’issue d’une durée plus ou moins variable, mais tenant chaque fois plus longtemps, et apprenant de ces échecs. Avec quantité de casquettes – écriture (plusieurs projets en cours), traduction (plus cours à la fac), conférences et ateliers, musique (ce qui entraîne une certaine maintenance), sans parler des aspects personnels – les chances d’oublier quelque chose augmentent exponentiellement et le besoin de rigueur se fait d’autant plus sentir.
Aujourd’hui, en vérité je te le dis, auguste lectorat, David Allen est descendu de son podcast éthéré pour me parler en vision chamanique, et j’ai vu Sa lumière.
J’ai compris1. J’ai installé un vrai système GTD comme il faut et je commence à en ressentir les effets comme jamais auparavant. Et je vais te parler, auguste lectorat, de ce qu’il faut faire, et ne pas faire, pour que ça marche, et enfin éviter de tomber du train. Si tu demandes de quoi je fichtreparle, l’article d’origine sur GTD se trouve ici. (C’est, en gros, la méthode de travail et d’organisation personnelle la plus universelle et la plus efficace, qui génère une sorte de culte outre-Atlantique.)
L’erreur principale, que tout le monde commet, consiste en général à croire que GTD se personnalise tout de suite. Qu’on peut en enlever ou en altérer des morceaux dès le début parce que certains volets semblent contre-intuitifs (« Quoi ? Une weekly review de deux heures ? J’ai autre chose à faire ! »), stressants (« Mon dieu, inventorier tous mes engagements ? ») ou inutiles (« T’es mignon avec la recommandation d’acheter une étiqueteuse, mais un bic et des vieilles étiquettes jaunies feront l’affaire »).
Sauf que non. Tout, dans GTD, est à la fois nécessaire et suffisant. À la relecture du livre pour la troisième ou quatrième fois depuis quinze ans, pour avoir tenté plusieurs fois d’en tirer les bénéfices, je me rends compte combien David Allen a mûri sa réflexion et n’a rien incorporé dans son livre qui soit superflu. GTD fonctionne comme un tout, c’est ce qui le rend difficile à adopter, mais c’est aussi ce qui le rend particulièrement efficace et cohérent une fois le pas franchi. Mais on ne peut se passer de rien. Voici, auguste lectorat, les erreurs que j’ai testées et désapprouvées :
Ne pas se procurer un panier d’entrants (« in-basket« ). Sous prétexte qu’on est « tout numérique », on s’imagine pouvoir se passer de cette directive. Sauf que nul n’est encore tout numérique – on continue à recevoir du courrier papier, des colis, des tickets de carte bleue et des cartes de visite. Parquer ces informations dans un espace physique réservé à cet effet, où l’on sait qu’elles sont destinées à être traitées, procure une sérénité absolue, et c’est pourtant tout bête.
Ne pas inventorier tous les engagements en cours. En général, on l’évite parce que c’est anxiogène ; nous avons tous quantité d’engagements, dont une bonne partie est informe, ou non reconnue, ou non acceptée. Se forcer à les regarder en face, à décider qu’il faut faire quelque chose à leur sujet (ou laisser tomber) met à jour quantité de stress qu’on refuse d’affronter – la poussière sous le tapis est inoffensive, n’est-ce pas ? Faux. Ces engagements informes pèsent sur la psyché et, en plus, on tend à les ignorer dans l’estimation de la charge de travail, ce qui peut générer davantage de stress encore quand des obligations surgissent. Au minimum dans le domaine professionnel et pour toutes les obligations envers autrui, cet inventaire est capital.
Ne pas consacrer deux heures à sa récapitulation hebdomadaire (« weekly review »). On ne le dira jamais assez, la weekly review est un pilier fondamental de GTD, mais en plus, il faut la faire en profondeur. Deux heures paraissent interminables (« Je n’ai pas deux heures à y consacrer : j’y passerai déjà dix minutes et ce sera bien ») et perdues, mais c’est, absolument, tout le contraire. La weekly review m’a littéralement gonflé à chaque fois que j’ai tenté un processus GTD, jusqu’à tenter de le suivre à la lettre, et c’est là que son importance m’est apparue. Aujourd’hui, franchement, deux heures me semblent presque trop courtes pour le faire bien. Ces deux heures sont un investissement – réfléchir à son fonctionnement et à ses priorités pour la semaine à venir autorise à fonctionner en pilote semi-automatique, même quand on a peu d’énergie. On les récupère au double, voire au triple, par la paix mentale qu’elle procure ensuite.
Ne pas être un ayatollah du processus GTD. « Ouais, GTD c’est cool, mais franchement, c’est rigide. » Sauf qu’Allen le répète, quoique un peu trop discrètement : cette rigueur, cette assurance que les détails du quotidien sont gérés de façon systématique libèrent l’esprit pour une pensée de plus haut vol – générer des idées – et c’est absolument critique dans le cas d’un auteur ou d’un créateur de manière générale. Ce qui conduit à l’écueil suivant :
Croire que GTD vise à gagner du temps. Le mot productivité évoque souvent une vision tayloriste du travail, où il s’agit de produire davantage, plus vite. C’est la face émergée de l’iceberg : oui, GTD clarifie le travail et aide à mieux rentabiliser le temps (en fournissant à l’avance une liste de tâches possibles dans certaines circonstances limitées, par exemple), mais ce n’est pas là que réside son intérêt. Dans un de ses podcasts (car je suis converti au point d’écouter les podcasts, oui, j’en suis à ce stade de la religion), Allen explique que GTD ne vise pas à donner du temps en plus mais de l’espace mental. C’est-à-dire débarrasser l’esprit de toutes les tâches de gestion du quotidien et de rappels qu’il fait de toute façon très mal pour lui confier du mieux possible les tâches qu’il fait bien : réfléchir et créer – qu’il s’agisse d’un plan de roman ou d’une proposition industrielle. GTD ne rend pas tellement plus productif parce qu’il rend plus efficace – il rend plus productif parce qu’il libère l’esprit, et donc rend plus efficace.
Un seul amendement possible à mon sens consiste à collecter d’un seul coup tout ce qui traîne dès l’implémentation. Pour beaucoup – dont moi – c’est trop. Ma vie, mon appartement sont littéralement des in-baskets. Dans ce cas, je crois qu’on peut récupérer tout ce qui est en souffrance, mais n’est pas urgent, au fur et à mesure. Par défaut, tout ce qui a été repoussé sine die peut attendre encore. Là où il faut faire attention, c’est bien collecter ce qui est en cours, urgent ou limité dans le temps. Une fois qu’on a appris à gérer cela, on peut se rajouter de la complexité en ajoutant, en plus, les pièces qu’on a laissé traîner depuis parfois des années.
J’en suis là de mon parcours. Mais, depuis que je l’ai vraiment implémenté, et que je continue à raffiner mon implémentation, je commence à sentir cet « espace mental » promis – il y avait longtemps que je n’avais bouillonné d’idées à ce point, honnêtement – et surtout, je mesure combien il est indispensable de systématiser le travail au quotidien, pour cesser de penser à ce que l’on doit faire, pour penser, simplement à ce que l’on fait.
- Jusqu’à ma prochaine chute du train, à vrai dire, mais, pour l’instant, je crois bien que c’est la bonne. ↩
La boîte à outils de l’écrivain : OneNote, l’idéal pour organiser ses idées
EDIT du 27 septembre 2016 : OneNote est retiré de la boîte à outils de l’écrivain en raison d’une politique de vie privée inacceptable de la part de Microsoft. L’outil n’est pas mauvais en soi, mais il ne fait plus partie de la trousse à outils que je recommande sans hésitation.
Après avoir mentionné Evernote, pour la capture des idées, et Scrivener, pour l’organisation du plan d’un récit et son écriture, il est grand temps de parler du potentiel chaînon manquant entre ces deux étapes, Microsoft OneNote.
Qu’est-ce que OneNote ?
OneNote se veut un carnet numérique, facile d’emploi et destiné à servir d’assistant personnel autant que de remplacement du petit bloc qu’on a dans la poche pour noter les idées au vol. Fourni dans la suite Microsoft Office, OneNote est récemment devenu entièrement gratuit et se trouve disponible sur toutes les grandes plate-formes (avec un succès inégal, on y reviendra).
Les forces de OneNote
ON (de son petit nom) propose à l’utilisateur de mélanger sur chacune de ses pages tous les contenus qu’il souhaite avec une aisance proprement inégalée. Images, son, tableaux, texte, entrées au stylet pour peu qu’on dispose du matériel compatible, et ce n’importe où sur la page : il suffit de cliquer. C’est assurément la grande force du logiciel, qui approche de très près l’analogie d’une feuille où l’on griffonne à loisir.
Trois images collées à loisir un coup de stylet sur une page OneNote
D’autre part, ON structure ses pages de manière hiérarchique en sections, sous-pages, etc. avec un degré de profondeur bien suffisant pour la plupart des usages, ce qui est l’exact inverse d’Evernote qui ne propose que des mots-clés. OneNote est donc idéal pour conserver une base de connaissances structurée sur un sujet donné (comme un univers fictif) ou pour réfléchir en plusieurs étapes à un problème vaste (comme un roman). Là où Scrivener conserve parfaitement les données relatives à un livre, OneNote organise le savoir à l’échelon supérieur (idées, construction d’univers).
On construit très facilement un plan d’ouvrage avec OneNote
Bien sûr, OneNote se synchronise dans le cloud via un service type Dropbox, ou même via le service de synchronisation de Microsoft, OneDrive (celui-ci étant à préférer dans le cas présent pour ses performances avec les classeurs OneNote).
Une application bien pensée mais avec des limitations agaçantes
Avant que Scrivener ne propose dans un seul environnement atelier d’écriture et consignation des notes, OneNote remplissait plus ou moins le rôle de l’agencement des idées et de la construction, mais la question de son utilité peut se poser aujourd’hui. Le logiciel de Microsoft sera surtout utile bien avant l’écriture, comme dit précédemment, surtout que quantité de limitations aberrantes et de biais de conception agaçants viennent en limiter bêtement l’efficacité et l’empêchent de détrôner Evernote (en amont) et Scrivener (en aval) :
- OneNote ne sait pas capturer le texte d’un site web. Il en fait une copie d’écran sous forme d’image ; on peut y rechercher du texte grâce à la reconnaissance de caractères, mais impossible de faire un copier-coller ultérieur.
- Les applications OneNote Android sont stupidement limitées. Impossible, par exemple, de déplacer des éléments après collage, ou de déplacer du texte manuscrit – un standard, pourtant, à l’heure actuelle.
- OneNote ne sait pas tirer profit de l’appareil photo d’une tablette Windows. Enfin, si, mais uniquement la version Metro ; la version complète desktop, elle, n’offre pas cette fonctionnalité. C’est pourtant fondamental pour capturer un tableau effaçable, une note papier, une carte de visite… Du coup, sur les appareils mobiles Windows (dont les Surface), il faut faire cohabiter deux versions de l’application… Du grand Microsoft.
- La synchronisation cloud est d’une lourdeur invraisemblable. Pour capturer une information dans un carnet de notes cloud, il faut qu’il soit ouvert – ce qui signifie, sur un téléphone ou une tablette, qu’on doit se limiter à des carnets légers ET que la connexion Internet doit être de qualité. C’est antinomique avec la notion de capture en toute situation.
Pour quoi faire, alors ?
Après tout ça, pourquoi parler de OneNote ? Parce que ce qu’il fait, il le fait avec grâce et génie : mélanger texte et entrée manuscrite, réfléchir librement au fil d’une recherche web, structurer des sections d’un glisser-déposer. Pour l’auteur bien armé technologiquement, qui capture ses idées avec Evernote et qui structure ses manuscrits avec Scrivener, OneNote fournit l’étape intermédiaire pour se constituer un wiki hiérarchique qui mêle réflexion au fil de la plume et référence ultérieure. En revanche, sa lourdeur dans la capture des données et la puissance de Scrivener dans la construction d’un manuscrit le rendront globalement inutile pour un roman indépendant. En gros, OneNote servira surtout dans un cas de figure précis : garder la trace des éléments d’un univers fictif dans le cas d’une série ou même d’un univers partagé.
Néanmoins, un comparatif plus précis entre Evernote et OneNote va s’imposer, pour passer en revue les forces et faiblesses de chacun – et proposer un aiguillage plus précis en fonction des besoins.
Comment organiser efficacement ses informations sous Evernote ?
Comme on l’a dit dans l’article introductif sur Evernote, l’application est le carnet de notes numérique ultime, mais il présente une difficulté majeure à la prise en main : pour classer efficacement ses informations personnelles, il implique de définir l’usage qu’on fera du logiciel et son propre travail pour arriver à faire le tri.
En effet, Evernote est conçu de manière à ce qu’on y jette ses pensées et ses informations au vol, et non pour un classement pointu des données. Il est impossible de réordonner les notes au sein d’une section, ni de définir une hiérarchie poussée des carnets de notes. Cette non-hiérarchie agace les nouveaux utilisateurs, mais il faut comprendre qu’EN n’est pas conçu pour ça : ça, c’est le travail de OneNote. Evernote fonctionne comme un wiki, ou comme le web : on n’y ordonne pas les données, on les y range, et on définit des relations entre elles, ou bien l’on exécute une recherche, pour retrouver une information.
Evernote fournit en revanche des tags qui sont, eux, hiérarchiques, et qu’on peut attacher sans limite à chaque note.
Pour retrouver une information, le logiciel incite donc l’utilisateur à utiliser plutôt le moteur de recherche et les tags, à la manière d’une requête croisée multicritères. Ca a l’air technique mais ça ne l’est pas tellement ; cela revient à dire « montre-moi toutes les photos taggées Bob et La Baule prises en avril 2014 ».
En conséquence, classer une information dans Evernote nécessite de réfléchir un peu en amont à l’usage qu’on en fera, et au métier qu’on exerce. Mais comme c’est un peu nébuleux et qu’un dessin vaut mieux que deux longues peaux de l’ours, je te propose, auguste lectorat, une étude de cas : l’humble mien, et ma façon de classer mes infos par rapport au(x) métier(s) que j’exerce (ou auxquels je m’exerce, ça dépend du niveau d’expérience).
Les carnets
Comme dit précédemment, les carnets ne servent pas tellement à grand-chose ; en fait, beaucoup d’utilisateurs n’en utilisent qu’un seul et fonctionnent exclusivement par tags. Je pense quand même qu’on retire des bénéfices à en créer plusieurs, mais ils ont intérêt à concerner des usages différents plutôt que des thèmes ou zones de responsabilité différentes – cela, ce sera le boulot des tags.
J’ai seulement sept ou huit carnets réellement utiles, dont :
- Inbox – Carnet par défaut. Toutes les notes enregistrées pêle-mêle au vol y finissent. Normalement, j’y trie les informations. Normalement.
- Library – La bibliothèque. Un article m’intéresse, une coupure de journal, une info insolite, tout cela termine dans ce carnet, pour éventuelle référence.
- Memory – Des archives, des souvenirs, des choses que j’ai envie de garder par valeur sentimentale mais qui n’ont strictement aucune utilité de référence ultérieure, et qui donc finissent parquées là en prenant la poussière.
- Moleskine – Oui, Moleskine. C’est l’équivalent numérique du petit carnet en peau de requin rare aux feuilles de papyrus que Shakespeare et Homère utilisaient d’après la légende. Ici figurent toutes mes idées, mes notes éparses sur les projets en cours, des brouillons, etc.
- Offline – Ce carnet est spécifiquement synchronisé pour être disponible hors-ligne sur tous mes appareils. Il est donc peu volumineux, et y figurent des informations vitales dont je pourrais avoir besoin d’urgence, mais aussi ma liste de courses, de choses à ne pas oublier lors de mon prochain passage à Plan-de-Cuques, etc.
Les tags
C’est là que cela devient intéressant. Parce qu’au moment où j’écris ces mots, Library et Moleskine contiennent chacun plus de 200 notes, et il devient impossible de tout passer en revue, surtout en quête d’une idée que je pourrais avoir eu il y a six mois.
Mon système de tags personnel est orienté selon deux axes : 1. Mes métiers et 2. Le genre de données que je conserve et que je veux retrouver facilement. Il ne s’agit pas de faire un classement joli, mais un classement opérationnel, qui soit rapide à mettre en place lors de l’enregistrement d’une note, et immédiat à utiliser pour les retrouver.
Du coup, la première question à se poser devient : « Qu’est- ce que j’enregistre dans Evernote ? » Pour ma part, c’est principalement :
- Des notes sur les projets en cours
- Des idées en vrac
- Des articles intéressants
- Des infos pratiques (listes de courses, idées cadeaux etc.)
Il vient : « Qu’est-ce qui est signifiant là-dedans ?«
- De quel projet s’agit-il ?
- A quoi cette idée peut-elle servir ?
- De quoi ce contenu parle-t-il ?
- A quoi cette information pratique me servira-t-elle ?
Cela me définit, en gros, quatre aires importantes :
- Projets
- Idées
- Thèmes
- Type de note
Qui forment des tags de haut niveau. Ensuite, pour des raisons d’ordre et de praticité dans le classement au moment de la saisie d’une note, chaque tag de niveau inférieur est préfixé par une courte abréviation qui rappelle ce dont il s’agit. Par exemple :
- Projets
- Idées
- id morceau
- id roman
- id personnage
- id univers
- Thèmes
- tm biologie
- tm devperso (= développement personnel)
- tm lol (parce que je suis un garçon enjoué)
- Type de note
- checklist
- citation
Maintenant, supposons que je sois dans un train, écrivant un article pour le blog sur Evernote. Je me rends compte qu’il faudrait consacrer un article entier sur le classement des informations dans ce logiciel… Je prends mon smartphone, et j’ouvre une nouvelle note « Faire un article sur les tags sous Evernote » avec un plan basique en trois lignes. Je tagge ça « id article » et « prj blog » et c’est plié, réglé, oublié. C’est le plus important : Evernote se plie merveilleusement bien à l’axiome de la méthode GTD qui dicte de collecter ses idées en sûreté puis de les mettre de côté. La prochaine fois que je chercherai du matériel pour un article ou pour le blog, il me suffira de sortir toutes les notes « id article », par exemple, que j’aurai balancées dans ce panier-là sans y réfléchir. Et évidemment, je peux toujours créer de nouveaux tags à la volée, par exemple « prj bob » pour cette idée d’univers de super-héros où Bob, l’homme-tag obsédé par le classement de données, lutte pour l’application raisonnée de la Classification décimale de Dewey à travers les bibliothèques du monde entier.
C’est bien sûr mon système à l’heure où j’écris et il se raffine constamment, mais il offre l’immense avantage d’être à la fois flexible, évolutif et peu contraignant (comme le dit David Allen dans Getting Things Done, si l’on a besoin de beaucoup temps pour classer quelque chose, on ne le fait jamais) et je m’en sers depuis deux ou trois ans maintenant. N’hésite pas, auguste lectorat, à partager avec la communauté ton propre système en commentaires, histoire qu’on s’inspire tous les uns les autres (et je n’entends pas par là se respirer le parfum, c’est chaleureux par ici mais on n’est quand même intimes à ce point, huhu).
Pour mémoire : pour tester Evernote avec un mois gratuit d’abonnement premium, passez par ce lien.
Scrivener, le studio d’écriture professionnel par excellence
Alors certes, Balzac écrivait à la plume sur du vieux papier à la lueur de la chandelle. Mais, de la même façon que le rythme narratif a un peu évolué depuis, les outils se sont déployés, complexifiés, affinés. A-t-on besoin d’un logiciel dédié pour écrire un bon livre ? Certainement pas, de la même façon qu’un bon dessinateur réalisera des croquis stupéfiants avec un stylo bille et une nappe en papier.
Cependant, donnez-lui une toile ou une tablette graphique, et son art s’exprimera vers de nouveaux sommets – sans parler du gain de temps et du plaisir de création. (Donnez un poisson à un homme, et il mangera une journée ; filez-lui un chalutier, et ça va barder.)
Scrivener est à l’écriture ce que Photoshop est aux arts graphiques, et c’est pourquoi il n’existait pas de meilleure inauguration à la boîte à outils de l’écrivain. Scrivener est un environnement de création professionnel, pensé pour la construction de projets longs, offrant de multiples facilités d’édition et de rédaction pour accélérer et faciliter le travail.
Scrivener ne fera pas de vous Balzac, mais s’il y a un Balzac en vous, il pourrait aider à le révéler.
Un mot d’avertissement : Scrivener est un logiciel complexe, voire aride de prime abord. Comme Photoshop, il ne se prend pas en main en cliquant sur trois boutons pour voir ce que ça fait. Cette présentation – promise depuis longtemps – ne saurait qu’à peine effleurer son fonctionnement ; si vous souhaitez le tester, il est indispensable de commencer par réserver deux heures pour faire le didacticiel fourni afin d’en saisir tout l’intérêt et la puissance (une démo gratuite est téléchargeable directement ici). Sinon, vous passerez à côté, comme moi pendant des années. Cet article est, en quelque sorte, une « introduction à l’introduction » fournie avec le logiciel.
Un peu d’histoire
Scrivener est à l’origine un logiciel Mac uniquement, dont la seule existence a converti bien des romanciers à l’achat d’une de ces machines du diable. Toutefois, il y a quelques années, un projet de portage sous Windows s’est lancé, avec pour but à long terme d’offrir la même expérience que la version Apple. Scriv (de son petit nom) est longtemps resté en beta, puis, pour être honnête, encore un peu fruste en fonctionnalités (ce qui me le faisait déconseiller il y a quatre ans) pendant un moment. Cela fait toutefois un ou deux ans qu’il est mûr pour un usage régulier sur nos propres machines du diable (les autres), avec suffisamment de fonctionnalités importées de la version Mac et de robustesse pour l’utiliser sans crainte et avec plaisir.
Je suis passé pour ma part à 100% sous Scrivener depuis une grosse année. Mon premier gros projet réalisé sous cet environnement a été La Route de la Conquête, et toute la réécriture et correction finale de Port d’Âmes s’est également réalisée grâce à lui. Dans ce dernier cas, le roman était si complexe à retravailler que Scrivener m’a réellement permis de rendre le roman meilleur que je n’aurais pu le faire avec un traitement de texte classique sans y passer un an complet : grâce à ses fonctions de suivi et découpage des scènes, j’ai bénéficié d’une hauteur de vue difficile à obtenir autrement, corrigé une multitude de détails tout en préservant la cohérence d’ensemble, et resserré la tension narrative à mon gré.
OK. Pourquoi vous êtes tous dingues de Scrivener ?
Le classeur, centre de Scrivener
Parce que ce logiciel permet de découper un projet par nature impossible à tenir tout entier dans un seul cerveau (un roman, une trilogie, mais aussi une thèse, un essai) en morceaux à taille humaine, dès la planification, jusqu’à la correction. La beauté et la simplicité de la chose, c’est que la définition de « taille humaine » dépend de l’utilisateur ; et que les morceaux peuvent être aussi détaillés, ou aussi esquissés, qu’on le souhaite. Contrairement à quantité de studios d’écriture qui cherchent à vous enfermer dans un modèle de rédaction, Scrivener n’est, en son coeur, qu’un traitement de texte hiérarchique. Il s’apparente à une tripotée de chemises ou de classeurs où l’utilisateur insère toutes les feuilles qu’il souhaite. Il y a sa recherche, ses notes, ses plans, et puis des bouts de paragraphe, des scènes entières, des chapitres. De là, au final, sortira un livre, une fois les feuilles souhaitées et retenues mises en ordre.
Cela revient à avoir cent fichiers Word qui se promènent, avec l’immense avantage de tout avoir sous les yeux dans l’ordre et de pouvoir les changer de place d’un cliquer-déplacer. Le classeur est ainsi le centre névralgique de Scrivener, ci-contre. Deux grands ensembles sont proposés à l’utilisateur par défaut, « Draft » (manuscrit) et « Research » (référence) – ma version mélange anglais et français par commodité, mais Scrivener est entièrement disponible en français -, le premier visant à accueillir les pages finales, le deuxième à conserver les références de côté. Mais cette organisation est parfaitement flexible et modifiable.
On constate que tout est hiérarchique, c’est-à-dire que l’on peut regrouper des documents sous d’autres, à la manière, par exemple, des scènes d’un chapitre. Là aussi, tout est paramétrable, de la mise en page au nombre de niveaux de profondeur. Vous êtes structurel.le et aimez tout planifier ? Scriv vous donne les armes. Vous préférez écrire au fil de la plume ? Fourrez tout dans une poignée de documents que vous découperez ensuite pour le retravail. De tous les logiciels d’écriture, Scriv est le seul qui n’impose pas sa méthode de travail à l’utilisateur mais lui donne des outils, dont il se sert s’il le désire1.
Écrire nécessite souvent la conservation de quantités d’informations insolites, précises, aléatoires, qu’on a tôt fait d’égarer. Le plus agréable est que Scrivener accepte dans ses classeurs tous les types de fichiers que le système peut lire, et en présente une bonne partie nativement. Besoin d’un article scientifique ou d’un livre en PDF ? Envie de conserver cette photo qui inspire ? Un cliquer-glisser dans le classeur et le fichier est conservé avec l’ensemble du projet, sans se soucier de retrouver la source. Scrivener sait même importer des sites web et des fichiers son (pour se faire une liste de lecture personnalisée en accord avec l’atmosphère du livre en question).
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La planification facile
Scrivener serait déjà puissant mais, limité à cela, il n’irait pas vraiment au-delà d’un wiki ou de OneNote. Toutefois, il s’agit d’un studio d’écriture, et il contient des outils spécialement adaptés à la construction d’un ouvrage, de fiction ou non. La construction du plan d’un livre commence toujours par des idées très vagues, des envies qu’il faut cerner, des bribes d’intrigue à développer et à organiser. La méthode « analogique » bien connue est la méthode des Post-its, où l’on note ses scènes sur des bouts de papier et on jongle avec jusqu’à ce que l’ordre sonne juste. Scrivener réplique ce modèle avec la vue « tableau en liège » :
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C’est là que l’on commence à entrevoir la vraie puissance de l’outil. Chaque carte ainsi présentée est aussi un fichier texte, voire un dossier, un chapitre entier. Il s’agit juste d’une vue différente. Parmi les usages possibles, on peut donc : prévoir un chapitre vide à faire avec un simple résumé ; réorganiser les scènes d’un chapitre ; prévoir tout le plan d’un livre sous forme de fichiers vides annotés, puis remplir ensuite au fil de l’écriture, le tout dans la même structure.
Pas fan de la vue Post-its ? Moi non plus. Je suis un homme de tableaux. Scrivener propose une vue différente des mêmes données, avec la même puissance, pour les gens secrètement austères comme moi qui voient en Excel une forme de beauté urbaine masochiste, comme un échangeur routier californien :
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Scrivener sépare ainsi – et c’est une fonctionnalité toute bête mais indispensable à l’usage – le texte des notes associées à ce texte. Le processus de création est fouillis, aléatoire, part dans toutes les directions. On conserve des morceaux de phrases, des tournures précises parce qu’elles évoquent une idée particulière, l’atmosphère d’une scène. Scrivener permet de conserver tous ces échafaudages à l’abri en proposant un synopsis pour chaque document et autant de notes qu’on le souhaite (notamment des détails à ne pas oublier au retravail…), dont des images, ce que l’on peut venir complexifier avec des mots-clés (par exemple, noter le personnage central dont il s’agit dans un roman à points de vue multiples) et un statut (À faire / Premier jet / Corrigé etc.)
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C’est bien beau, mais quand est-ce qu’on écrit ?
Bien sûr, l’édition de texte est au coeur d’un logiciel qui se targue d’être une solution unique pour réaliser de l’écrit. Sur ce point, Scrivener offre toutes les fonctionnalités que l’on peut exiger d’un traitement de texte moderne : formatage, notes, renvois, commentaires, etc. Il n’est quand même pas à la hauteur de Word et ses trilliards d’options absconses mais il fait le boulot ; et certains verront dans son rejet du superflu une simplicité et une légèreté bienvenues.
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C’est ici qu’il faut insister sur un point important de Scrivener : il s’agit d’un logiciel de création, de préparation et de rédaction, mais de finalisation. Il ne sait pas faire de mise en page un tant soit peu complexe (ce n’est pas un logiciel de PAO) et n’ira pas plus loin que l’intégration de quelques images. Ce n’est pas son travail : il consiste à faire sortir ce livre de vos doigts, aussi vite et aussi peu douloureusement que possible. Pour finaliser et corriger avec un éditeur, il faudra quand même passer par un traitement de texte conventionnel type Word. Mais c’est la toute dernière étape, le coup de vernis, quand il n’y a plus que l’orthographe à corriger et les répétitions à traquer (avec une passe d’Antidote, par exemple).
Il ignore aussi la typographie française, mais cela se contourne avec de judicieux remplacements automatiques – j’ai fait le travail et je mettrai très bientôt ma configuration à disposition en téléchargement libre.
Sortir le livre final
Des mois de travail plus tard, ça y est ! Votre Grand OEuvre est écrit, corrigé, finalisé. Il ne reste plus qu’à faire de tout cela un manuscrit en bonne et due forme, pour impression ou envoi…
Pour cela, Scrivener réalise une compilation du manuscrit. Le principe est le suivant : dans les options dédiées, il convient de lui indiquer quels documents sont appelés à faire partie du livre final (en général, tout dans « Draft »), et comment les organiser. Par exemple, si chaque document représente une scène, il faut les séparer par un blanc. Si chaque dossier représente un chapitre, il faut les séparer par un saut de page – et les numéroter automatiquement tant qu’à faire. Scriv assemblera tout cela et vous crachera un livre tout neuf.
Tout cela se retrouve dans les options de compilation de Scrivener :
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En toute honnêteté… C’est la partie qui a le moins bénéficié des efforts d’ergonomie du logiciel. La compilation est très puissante, permet de multiples mises en page, numérotations automatiques, pages de garde, réalise directement des fichiers Word, PDF et même des livrels prêts à la publication, mais s’avère d’une certaine technicité. C’est un moindre mal, car c’est finalement l’ultime étape et celle qui s’emploie le moins souvent : pour un écrivain qui publie un livre par an… Il s’en servira une fois par an. Il faut s’y lancer, établir ses propres préférences, sauvegarder le modèle puis ne plus s’en préoccuper.
Ce n’est que le début
Ce tour d’horizon n’est qu’une présentation générique, à peine un avant-goût de ce qu’offre Scrivener – juste une introduction à ses principes génériques. Réservez-vous deux heures et surtout suivez le didacticiel pas à pas pour découvrir sa puissance et en quoi son usage émousse un certain nombre de difficultés inhérentes à l’écriture de vastes projets. D’ici une ou deux semaines, j’y reviendrai avec des trucs et astuces avancés et des cas d’utilisation spécifiques, pour montrer en quoi Scriv accélère et simplifie le travail.
En attendant, bonne découverte, et si vous avez des questions à l’usage, n’hésitez pas.
De manière générale, si l’envie d’acheter cet outil (ou l’un des autres présentés sur ce site) vous vient, n’oubliez pas de passer par les liens proposés ici – vous contribuez à financer le temps passé à rédiger ces articles gratuitement. Merci !
- Il y avait aussi Writer’s Cafe, mais plus mis à jour depuis bien longtemps, encore trop rigide et quand même boursouflé de modules ludiques inutiles. ↩
Il y a photo
Auguste lectorat, tu as peut-être remarqué qu’il me prend la folie des grandeurs; m’imaginant là-haut, aux côtés de Robert Doisneau et Bob Talbot, l’oeil sur l’horizon (ou dans l’objectif), et cheveux au vent.
Ah non. Ça, c’est plus possible.
Bref, j’apprends toujours tranquillement la photographie, qui a ceci d’agréable qu’elle est probablement l’activité créative la plus directement opposée à l’écriture : quand celle-ci nécessite des semaines, voire des mois pour éclore, de même pour la « consommer », la photographie est globalement instantanée dans sa réalisation comme dans sa consommation (si l’on exclut le post-traitement). Je ne parle pas ici de l’apprentissage, qui reste l’oeuvre d’une vie, quelle que soit l’activité, et je ne prétends pas non plus me poser en professionnel dans le cas des images. Mais comme j’ai la chance d’approcher parfois des paysages ou des animaux rares, j’essaie d’en faire profiter la compagnie, et comme j’aime bien faire les choses bien, autant y mettre de l’énergie et réserver une place convenable à cette activité.
Donc, instant logistique :
- Toutes les photos sont à présent rassemblées dans une catégorie du blog (j’y crois pas comment j’ai été créatif sur le nom). Catégories qui auraient besoin d’un bon lifting, d’ailleurs, mais ce sera pour une autre fois.
- Le tout étant rassemblé sur Flickr, avec une nouvelle image par semaine.
- Je tente aussi – parce que c’est à présent possible – le profil personnel sur le site du National Geographic. Je vous ai dit que j’avais la folie des grandeurs. En première approche, je trouve la communauté très sympa, et beaucoup plus active que les autres réseaux photographiques. À voir si la sensation se confirme. Si vous y êtes également, n’hésitez pas à faire signe !
Productivété (9) : une étude de cas
Et voici le dernier épisode de cette série d’été sur organisation et productivité (retrouvez tous les épisodes dans l’ordre ici). Tout cela n’était qu’un tour d’horizon très sommaire ; s’il vous a sensibilisé(e) à cette problématique d’organisation et de lifehacking, il vous revient d’explorer plus avant et de tester les techniques jusqu’à trouver votre propre système.
Après avoir passé en revue outils et logiciels, je propose pour terminer une mise en situation avec une étude de cas : le, heu, mien. Désolé si cette entrée semble un peu égocentrée ; il s’agit seulement de montrer une façon parmi tant d’autres de faire fonctionner tout ça. Évidemment parce que je la connais bien, cela m’a aussi été demandé, mais surtout parce que je sais d’où viennent les procrastinateurs : j’en ai fait partie autrefois, et j’ai dû me tenir la dragée haute dans mes premières années de travailleur indépendant pour arriver à atteindre mes buts, auxquels je tenais fermement, dans un délai raisonnable.
Je raffine constamment ma méthode de travail et d’approche, ce qui la fait changer d’un semestre à l’autre, à mesure que les outils eux aussi se raffinent, que je comprends d’autres choses sur moi-même, que mes besoins évoluent. Par ailleurs, cette entrée n’est pas contractuelle. L’auteur se réserve le droit d’être occasionellement vidé, malade, crevé, déprimé et de dire « aaaah, fuck it » et d’aller boire une bière au bar du coin en attendent qu’une journée pourrie se termine pour redémarrer du bon pied le lendemain (ou surlendemain).
Quelques principes de base
Une date-butoir, c’est sacré. Il y a des gens qui m’attendent, qui comptent sur moi, qui ont des délais de fabrication et des intermédiaires qu’ils font travailler. Je suis en retard, je mets tout le monde dans la panade. Pas cool.
Writing > work. Mon travail consiste à écrire, ou à traduire, ou à anthologiser – en fonction du contrat signé en ce moment. Le reste doit s’accommoder des intervalles libres ménagés autour de ces blocs-là. Ils sont prévus, mais ne sont pas extensibles.
Life > writing. Écrire est ma vie, mais ma vie n’est pas écrire. Si cette vocation réclame un dévouement certain, elle ne doit pas prendre l’habitude d’envahir tous les aspects de mon existence au point de la réduire à une unique et interminable discussion avec Word à longueur d’année. De toute façon, tout art se nourrit de vie. Un créateur qui ne vit pas s’assèche jusqu’à devenir un petit vieux racorni qui n’a plus rien à donner que de l’aigreur, des regrets et des récriminations sur ses à-valoir trop bas. Cela n’exclut pas les coups de feu occasionnels, mais ils ne doivent pas devenir la règle.
Le travail, c’est 8h par jour. Je crois qu’un piège majeur qui guette le travailleur indépendant, qui passe ses journées chez soi consiste à brouiller la différence entre travail et repos. Certes, l’écrivain travaille en un sens en permanence (ses histoires mijotent dans le fond de ses pensées, des scènes se construisent sous ses yeux aux moments les plus incongrus), mais il y a un moment pour bosser et un autre pour débrancher le cerveau, passer du temps avec ses proches, partir dans la nature ou jouer à Dishonored. Si mon activité éconpmique est saine, je ne devrais pas avoir à bosser plus de 40h par semaine en moyenne dans une année. (Je souligne : je ne devrais pas. Les réalités du monde artistique sont très souvent différentes, mais cela n’empêche pas l’objectif à long terme d’être sensé.)
On n’arrive à rien sans se botter les fesses. Corollaire de la règle précédente. Il me semble que brouiller les limites entre travail et repos entraîne un étirement élastique du temps qui nuit à la productivité : d’une part le cerveau ne sait plus s’il doit cravacher ou glander, d’autre part, ainsi qu’on en a parlé avec la méthode Pomodoro, si l’existence devient un long tunnel de boulot flou, toute perspective de repos devient floue aussi et une résistance psychologique à la production s’installe. Me fixer un quota (tenable) de production par jour en sachant quelle est la durée de ce « jour » m’oblige à trouver les moyens d’être productif et intensément actif au lieu de me laisser aller sans me concentrer vraiment. Au final, je fais davantage, et mieux, dans un temps plus court.
Évidemment, viennent se greffer les principes de GTD et de PK, mais qui sont là plus opérationnels que des règles de vie personnelles. Par exemple, je ne travaille que sur une histoire à la fois (nouvelle ou roman). Ça me permet de rester immergé dedans et de le voir avancer.
Ce qu’on n’ose appeler un système
Vu qu’il évolue tous les six mois, je ne prétendrais pas que j’ai un vrai système, mais disons qu’à force de lectures et d’humilité, j’ai fini par faire entrer quelques bases de méthodologie dans mon mode de pensée chaotique. (Attention, je ne blâme en rien la pensée chaotique. Je la considère au contraire comme une richesse : elle permet de réaliser des associations entre éléments qu’on croirait sans rapport, nourrit la mémoire symbolique, attaque un problème simultanément par une quantité d’aspects. Je crois que si je ne pensais pas chaotiquement, je ne pourrais pas écrire, mais si je n’avais que ce mode de fonctionnement, je serais probablement juste cinglé et inapte – et je n’écrirais pas davantage ; le chaos fournit l’énergie vitale, la méthode la façonne et la canalise.)
Mes journées sont divisées simplement. Le matin, pour reprendre les paroles de Fiona McIntosh aux Imaginales (il me semble que c’était elle) je « fais l’écrivain » – je réponds aux mails, je fais coucou sur les réseaux sociaux, je poste un lolcat sur le blog, je corrige des épreuves si elles sont courtes, je passe des coups de fil s’il y a lieu, bref, je m’occupe de toutes les affaires courantes qui gravitent autour du métier mais qui ne sont pas le coeur du métier lui-même, c’est-à-dire écrire. L’après-midi est exclusivement dévouée au gros projet du moment. L’écriture, mais aussi, quand c’est le cas, traduction, anthologies, etc. Je m’organise ainsi parce que d’une part, je suis intensément monotâche, d’autre part, le matin est pour moi un lieu hostile et violent d’où je n’émerge qu’à tâtons et sans trop savoir comment. Discuter donc avec des gens, raconter des bêtises ou des préoccupations ou faire avancer tout un tas de petits trucs nécessaires est donc un excellent moyen de passer une bonne matinée (ce qui, dans ma conception de la langue française, est un parfait oxymore) en n’ayant pas besoin d’avoir la conscience aiguisée comme un Laguiole. L’après-midi, je sais que j’ai déjà fait plein de choses le matin, je suis pleinement réveillé, j’ai donc l’esprit libre pour m’isoler mentalement et faire avancer le gros projet du moment en donnant un gros coup de collier.
Mon système est un hybride entre GTD et PK. Je ne prétendrai pas être impeccablement ordonné, néanmoins je m’efforce d’appliquer les préceptes de GTD : quand quelque chose entre dans mon univers, je détermine ce que c’est – faut-il agir dessus, classer, ou bien incuber pour y revenir plus tard ? (Cette dernière catégorie occupant près de 75% de mon espace sur mon bureau, le sol de mon bureau, le haut des étagères de mon bureau. Je suis un accumulateur compulsif de « hé, ça a l’air vachement intéressant »). Je limite le nombre de projets concomitants : j’ai plein de petits slots pour des choses ponctuelles le matin, mais un seul gros slot pour un gros projet d’après-midi. Un livre, une nouvelle, une relecture à la fois. Le reste est affecté à des catégories « Upcoming » (pour les projets à venir, ou temporairement arrêtés parce qu’il ne me revient pas de les faire avancer) et « Someday / Maybe » (pour ce que j’aimerais bien faire un jour). Et tous les vendredis, ma revue hebdomadaire (qui dure parfois quelques minutes seulement) me permet de recentrer les tâches en cours pour la semaine à venir et voir si je n’ai rien raté.
Les outils
Mobiles
La base : smartphone avec forfait 3G velu et carnet Moleskine. Complétée éventuellement par une liseuse, mais surtout par une tablette également en 3G avec un clavier Bluetooth associé pour lire et travailler dans un train ou une chambre d’hôtel. Et, en cas de long déplacement (pour un volontariat à l’étranger, par exemple), un petit ordinateur portable, bien sûr, mais assez puissant pour répondre à tous les besoins d’un tel déplacement (notamment la photo).
Applications
Je m’organise principalement autour de GQueues. Je peux prendre des notes en vocal à partir du téléphone, et surtout, l’application réalise pour moi un compromis entre PK et GTD. Chaque projet est une « file » et celles-ci sont organisées en fonction de projets inactifs ou non (revenant aux catégories Ready et Doing de PK), mais aussi selon les contextes et outils particuliers recommandés par Allen (Tickler, Waiting for, etc.)
Ma file « Next Actions » va piocher uniquement dans les projets actifs (« En cours ») même si j’en ai peu l’usage étant donné que ma journée est découpée de façon assez claire. Les mots-clés me servent de contextes (ce qui est toujours en cours de construction, mais je n’en ai finalement pas trop l’usage en ce moment). J’ai introduit un mot-clé spécifique, « Starred » qui est un pis-aller : cela désigne les tâches vraiment urgentes, une sorte de drapeau rouge concernant ce qui doit être fait toutes affaires cessantes. Je n’en ai pas l’usage d’habitude (et ne devrais pas) mais, quand tout prend feu d’un coup, « Starred » me permet d’avoir une vue d’ensemble sur ce qui doit être fait là, dans les deux jours à venir, sans quoi le ciel me tombera sur la tête.
Un mot sur « Checklists et process » : une recommandation faite en passant dans GTD, mais au demeurant fort utile. Des situations semblables se reproduisent fréquemment (pour ma part, par exemple, aller en salon littéraire, en volontariat, en mer, etc.). J’ai donc des « checklists » génériques correspondant à ces situations, ce qui m’évite de repenser à chaque fois à tout ce que je dois prévoir et d’en oublier régulièrement la moitié.
Bien sûr, les tâches associées à une date-butoir m’envoient un rappel dans mon courriel, dont l’infrastructure est gérée par GMail, avec un ActiveInbox configuré d’une façon similaire à mon GQueues. (Je ne peux plus imaginer le courriel sans AIB.) Ces deux outils suffisent à conserver la trace « maîtresse » de tous mes projets en cours. Par contre, toutes les réflexions, mises à plat, décisions se font à l’écrit, avec un bon vieux papier et un crayon. Enfin, le stockage des idées ou des documents de référence sur les univers, livres etc. se fait sous OneNote, dont j’ai déjà dit tout le bien que je pense.
Évidemment, encore une fois, tout cela évolue régulièrement. Je suis dans une phase de redécouverte d’Evernote dont la capacité à tout capturer me séduit beaucoup, notamment pour les idées d’écriture. Mon problème consiste à retrouver dedans ce que j’y ai mis, ce qui revient à trouver un mode de classement intelligent, et c’est un chantier à part entière.
C’est la rentrée
Ainsi s’achève cette série estivale d’articles sur les systèmes modernes de productivité personnelle. Peut-être, honnêtement, un sujet un peu trop vaste pour neuf pauvres articles, même longs. Je veux dire, des gens gagnent leur vie en écrivant des livres et en donnant des séminaires sur le sujet : résumer la question en une vingtaine de pages tenait probablement de la gageure. Néanmoins, cette découverte (qui se poursuit toujours) m’a tant apporté au fil des ans au niveau de l’efficacité, de la réalisation et du choix des projets que je tenais à partager ces quelques pistes à ceux et celles que la démarche pourrait intéresser. Les deux regrets que j’entends le plus de la part des jeunes auteurs sont le manque de temps et d’organisation. Ce genre de système et d’inventaire aide à effectuer le tri de ce qui est vraiment important et, à partir de là, donne les armes pour atteindre les buts qu’on se fixe. Il est nécessaire d’avoir l’énergie et la volonté, mais ce sont des denrées précieuses et parfois rares ; du coup, disposer d’une organisation simple et efficace permet justement de les économiser… et de les consacrer à des fins réellement utiles : créer, et agir.
Et toi, auguste lectorat, comment travailles-tu, et avec quoi ?
Productivété (8) : Gestionnaires de tâches et outils de productivité, l’inventaire à la Prévert
(Retrouvez tous les articles de l’été sur organisation et productivité ici.)
(Annonce de service : En raison de l’incompétence de Nerim, je vais migrer le serveur sous peu. Évitez de m’envoyer des courriels ce week-end, car leur réception ne sera pas garantie.)
Bien ! Nous sommes bardés de nouveaux principes de productivité, nous avons les outils qui vont bien, il est temps de faire converger tout ça avec les applications qui soutiendront le système, afin de hurler :
Les principes de base
Il y a une foule d »applications de productivité, de prise de notes, de gestion de listes et, si j’en ai testé une bonne quantité, il est impossible de les essayer convenablement toutes. D’autre part, certaines nécessitent d’être écartées de prime abord parce qu’elles ne remplissent pas un certain cahier des charges minimal, que l’on définira comme suit :
- Flexibilité (pour s’adapter à divers usages et répondre à des scénarios inhabituels)
- Réactivité (on refusera d’attendre une seconde entière que chaque action soit prise en compte)
- Compatibilité avec les grands principes de GTD (utilisation de contextes, rassemblement en projets…)
- Présence d’une appli mobile digne de ce nom
- … qu’on peut utiliser hors connexion
Quand il s’agit d’organiser ses projets, on rencontre principalement deux écoles :
- Les tenants des grosses applications à tout faire. En général, ces utilisateurs s’organisent déjà bien naturellement et n’ont pas besoin d’une structure très rigide pour mettre leurs idées en ordre, il leur faut juste un outil polyvalent qui serve de point d’eau.
- Les tenants des applications spécialisées. Soit par goût technologique ou parce que, laissés à eux-mêmes, ces utilisateurs détiennent un don entropique qui transforme rapidement toute organisation en bazar aussi créatif que dantesque, il s’agit là d’utiliser des outils conçus spécifiquement pour gérer les choses à faire, les listes de courses, les idées de projets. (Je crains d’appartenir à cette population – surtout pour le don entropique.)
Les outils spécialisés
Il y a autant d’applications étiquetées « GTD » que de grains de sable sur la plage de Solenzara, et la concurrence est donc rude. Finalement, il n’est pas tant question d’avoir une application qui se réclame de GTD qu’un programme qui soit assez puissant et flexible pour pouvoir, moyennant un peu d’organisation, recréer le type d’organisation que son utilisateur souhaite.
Mon palmarès personnel est donc :
3. Nozbe
Nozbe est la rolls du gestionnaire de projet à la GTD : suivant scrupuleusement ses principes, sans les imposer et sachant rester flexible, avec un blog véritablement pédagogique montrant pas à pas comment appliquer la méthode d’Allen à l’application. Nozbe s’interface aussi avec Dropbox et Evernote, permet de sauvegarder des notes, communique avec les grandes applications du marché. En fait, son seul défaut est son prix : le plan gratuit ne permet de suivre que 5 projets, ce qui est largement trop peu, et le premier plan payant est à 10 € par mois, ce qui représente une sacrée somme. Néanmoins, pour les indépendants, la dépense peut se justifier.
2. Remember the Milk
RTM, pour les intimes, est une des meilleures applications visant à garder la trace de listes de choses à faire. Elle n’a pas de lien avec GTD, mais dispose d’options (contextes et mots-clés) qui permettront à l’utilisateur d’émuler le système. Son interface est intuitive est réactive, et cache quantité de fonctionnalités pour les utilisteurs pointus : on appréciera en particulier la recherche dans les tâches à l’aide d’une syntaxe puissante, qui permet de constituer des listes « custom » (Que puis-je faire en moins de 15 minutes à la maison ?) et leur saisie rapide sur smartphone ou le web à l’aide de raccourcis permettant d’affecter à une tâche sa durée, son contexte, etc. en une seule saisie.
1. GQueues
Peu connu du public mais mon préféré, GQueues organise les tâches en « files d’attente » qui mélange le meilleur de GTD et du Kanban. Les files (qui peuvent désigner des projets, par exemple) sont aisément regroupables en groupes, pour désigner les projets actifs ou non, ou bien les tâches « Ready » et « Doing » d’un Kanban. Un système de mots-clés permet d’attribuer des contextes à chaque tâche, et l’application fournit des « files intelligentes » extrayant par exemple la première action de chaque file pour se constituer une liste de prochaines actions. L’application mobile est minimale mais fonctionne sans accroc, et s’interface même avec la reconnaissance vocale de Google.
Les outils génériques
Rien n’empêche de garder la trace de ses travaux avec une version mobile d’un traitement de texte ; là, c’est à chacun de trouver le système et l’outil avec lequel il se sent à l’aise. Toutefois, deux applications bien particulières, dédiées à la prise de notes, s’avèrent particulièrement intéressantes dans ce contexte.
OneNote
Mon chouchou pour écrire, organiser le plan d’un livre et conserver toutes les informations relatives à un univers grâce à son interface claire et son organisation de données qui s’apparente réellement à la construction d’un wiki personnel. Et s’il peut conserver ce genre de données, alors il peut aussi garder la trace d’un système de productivité personnel type GTD. Néanmoins, quelques obstacles rendent pour moi cette solution maladroite : l’application mobile est lente, l’interface lourde (on sent que OneNote a été conçu pour les ordinateurs et non les terminaux mobiles), et il est impossible d’attacher un rappel à une note. Pour mémoire, OneNote est intégré aux suites Microsoft Office depuis la version 2003.
Evernote
Evernote, on l’aime ou on le quitte. Fondé sur le concept très puissant de la prise de notes en toute circonstance, Evernote a pour but de construire une base de données personnelle de toutes les informations de l’existence, en provenance de quelque média que ce soit : une photo d’une carte de visite prise par le smartphone ; un courriel d’importance ; une page web ou une citation sauvée d’un clic de bouton : tout cela se retrouve au chaud dans Evernote, prêt à être ressorti à l’aide d’un module de recherche rapide et puissant. Evernote propose un véritable écosystème d’applications qui en font un des outils les plus puissants et les mieux conçus du marché.
Problème, son modèle d’organisation des données (fondé principalement sur des mots-clés et des recherches, et non en une présentation synthétique) rend l’apprivoisement de la bête difficile pour ceux qui ont tendance à penser encore comme avec du papier (chaque élément dans un dossier). Bien des utilisateurs (dont votre serviteur) avouent ne pas arriver à se faire à ce modèle d’organisation. Pourtant, l’idée est séduisante : tout capturer au vol et tout stocker au même endroit sans y accorder davantage d’attention que la rapide attribution d’un mot-clé. Evernote vaut vraiment le coup d’être essayé sérieusement, et j’y reviens moi-même une fois tous les ans en essayant de comprendre comment en tirer parti.
Le fourre-tout des softs utiles
Chacun a quantité de petits outils ou d’astuces qu’il a découvert et dont il ne peut plus se passer ; sans rêver faire un tour d’horizon de ces petits hacks, il semble que cet inventaire peut être complété par quelques applications reposant sur de bonnes idées.
Pocket (autrefois Read Me Later)
Marre de ces 150 onglets de navigateur ouverts à la fois ? De tous ces articles qui vous semblent intéressants mais que vous n’avez jamais le temps de lire ? Pocket est la solution, fondée sur une idée aussi simple que puissante. On installe l’application sur le terminal mobile et dans le navigateur. Dès qu’un article semble intéressant dans le navigateur, un clic sur l’extension sauve la page dans une liste de lecture qu’on peut ensuite retrouver sur le terminal mobile, prêt à être lue lors des minutes perdues dans le métro, dans les files d’attente, etc. Particulièrement efficace pour réduire la procrastination, puisqu’on n’a plus de raison de lire tous ces articles intéressants sur l’ordinateur au lieu de bosser.
Sauvegarde automatique des photos
C’est une astuce présente depuis longtemps sur les smartphones mais rarement connue : il est possible de configurer Dropbox, ou Google+, pour sauvegarder automatiquement toutes les photos prises par le téléphone. Envie de conserver une page entière d’un livre vu à la bibliothèque ? Dégainez le téléphone, prenez la page en photo, activez la 3G et la page vous attendra bien au chaud sur votre Dropbox chez vous à votre retour.
Flux RSS
Google Reader est moooort. Google ne croit plus au RSS, ce protocole qui permet de recevoir automatiquement une notification à chaque fois qu’un nouveau contenu est publié sur un site donné, car, selon la firme de Mountain View (comme on dit quand on est journaliste et qu’on ne sait pas comment éviter une répétition), le public reçoit aujourd’hui ses informations principalement par les réseaux sociaux. Et c’est bien dommage, car le RSS est un protocole ouvert ; d’autre part, nous avons très longuement disserté du caractère fragmentaire de cette « information » dans le cas de Facebook. Toutefois, de nombreuses applications de lecture ont pris la suite, trop pour être citées. Je suis pour ma part passé chez Feedly, qui propose un service adéquat et une application mobile convenable.
Les logiciels d’écriture spécialisés
Ce n’est pas dans le coeur du sujet mais puisqu’on parle d’applications, c’est le bon moment pour rappeler ce petit inventaire des logiciels d’écriture réalisé il y a deux ans mais qui reste globalement d’actualité.
En conclusion
Inventaire à la Prévert, nous disions, hein ? Eh bah voilà. C’est toujours la même chose : ces éléments ne sont que de premières pistes, la construction d’un système efficace et taillé à vos besoins doit se faire par l’expérimentation, le test des applications, la réflexion sur votre façon de travailler, ce qui ne peut être qu’intéressant à long terme… tant que cela ne devient pas une forme raffinée de procrastination.
Cet article est probablement le plus incomplet de la série (un vrai tour d’horizon représenterait l’écriture de plusieurs manuels). Aussi, auguste lectorat, c’est le moment de t’aider toi-même : si tu as un programme chouchou à faire découvrir à la communauté, un hack trop puissant dont tu es suprêmement fier, fais-en part pour qu’on en profite tous.
La semaine prochaine concluera cette série d’été par une étude de cas fonctionnelle : nous disséquerons ensemble le système d’un utilisateur lambda… à savoir, ô auguste lectorat, ton humble serviteur.
Dix jours
Un petit billet rapide pour rappeler que le vote pour le prix Rosny Aîné se clôt dans dix jours ; pensez à mettre en avant vos oeuvres préférées de l’année passée ! C’est ici.
D’autre part, je pense altérer légèrement dans les jours à venir le rythme de publication du blog, privilégiant la fin de journée au matin. N’ayez donc crainte si vous ne recevez pas votre bêtise avant midi… Mais je vais essayer de changer l’organisation de ma journée, suivant moi-même le (bon) conseil que je donne partout en atelier mais auquel je ne suis jamais fichu d’obéir : commencer la journée par écrire.